2　管理責任者は、中野区選挙管理委員会事務局処務規程(昭和56年中野区選挙管理委員会告示第6号)第3条第1項に規定する局長の職にある者をもって充てる。

3　管理責任者は、事務局の所属職員に保有個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該保有個人情報の安全管理が図られるよう、当該所属職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2　管理責任者は、前項第2号の規定により指定した職員に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等取扱業務を行う区域の明確化その他の特定個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

3　管理責任者は、第1項第3号の規定により定めた特定個人情報等の安全管理に係る取扱手順について、随時又は定期に点検を行い、その見直しその他必要な措置を講じなければならない。

2　委員会は、個人番号又は特定個人情報を廃棄し、又は消去したときは、その記録を保存するものとする。

3　委員会は、個人番号又は特定個人情報の廃棄又は消去に係る業務の全部又は一部を委託して当該個人番号又は特定個人情報を廃棄し、又は消去したときは、当該業務を委託した者から第1項に規定する方法により個人番号又は特定個人情報の廃棄又は消去が行われたことを証する書類を徴し、これを保存するものとする。

2　委員会は、保有個人情報に係る事務の処理を委託するときは、当該委託を受けた者における電子計算組織による事務の処理に係る安全対策その他の保有個人情報の管理体制等について確認するものとする。

2　委員会は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定により、保有個人情報を提供する場合又は提供した場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供を受ける者又は受けた者に対し、その提供前に又は提供後随時に、資料の提出及び説明を求め、又は実地に調査を行うことにより、個人情報の保護措置の状況を確認するものとする。

3　委員会は、前項の規定により行った個人情報の保護措置の状況の確認の結果を記録するとともに、保有個人情報の提供を受ける者又は受けた者に対し、個人情報の保護措置の状況について改善を求める等必要な措置を講ずるものとする。

4　委員会は、利用目的のため又は法第69条第1項に規定する法令に基づく場合として利用目的以外の目的のために、保有個人情報を提供する場合又は提供した場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供を受ける者又は受けた者に対し、前3項に規定する措置を講ずるものとする。

2　条例個人情報ファイル簿は、委員会が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

3　委員会は、条例個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該条例個人情報ファイル簿を修正しなければならない。

4　委員会は、条例個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。

5　委員会は、条例第3条第3項の規定により公表をしない場合を除き、条例個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これをその事務所に備えて置き、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

6　条例第3条第1項の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。

2　個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルが法第74条第2項第9号に該当するに至った場合における当該個人情報ファイルについての記載は、令第21条第4項の規定にかかわらず、条例個人情報ファイル簿として掲載した個人情報ファイルについての記載とみなす。

3　条例個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルが法第75条第1項の規定により個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならない個人情報ファイルに該当するに至った場合における当該個人情報ファイルについての記載は、令第21条第1項の規定にかかわらず、個人情報ファイル簿として掲載した個人情報ファイルについての記載とみなす。

2　令第22条第3項に規定する委任状の様式は、保有個人情報開示請求に係る委任状(第2号様式)とする。

2　法第82条第2項の規定による通知は、保有個人情報不開示決定通知書(第4号様式)により行うものとする。

3　条例第5条第2項の規定による通知は、保有個人情報開示決定等期限延長通知書(第5号様式)により行うものとする。

4　条例第6条の規定による通知は、保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書(第6号様式)により行うものとする。

2　法第86条第2項の規定による通知は、意見照会書(第9号様式)により行うものとする。

3　法第86条第1項及び第2項の規定による意見書の提出は、開示決定等に関する意見書(第10号様式)により行うものとする。

4　法第86条第3項の規定による通知は、開示決定に係る通知書(第11号様式)により行うものとする。

2　前項第2号の規定にかかわらず、当該電磁的記録について、現に有する機器により、ディスプレイに出力したものの視聴又はフロッピーディスク若しくは光ディスクに複写したものの交付が可能であるときは、当該電磁的記録について視聴又は複写したものの交付の方法により開示を行うことができる。

2　前項に規定する費用の免除を受けようとする者は、保有個人情報の開示における写しの作成費用等免除申請書(第13号様式)により委員会に申請しなければならない。

3　前項の申請書には、第1項各号に該当することを証する書面を添付しなければならない。

2　令第29条の規定により準用される令第22条第3項に規定する委任状の様式は、保有個人情報訂正請求に係る委任状(第15号様式)によるものとする。

2　法第93条第2項(条例第9条第2項の規定により訂正請求を拒否するとき及び訂正請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)の規定による通知は、保有個人情報不訂正決定通知書(第17号様式)により行うものとする。

3　条例第11条第2項の規定による通知は、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(第18号様式)により行うものとする。

4　条例第12条の規定による通知は、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(第19号様式)により行うものとする。

2　条例第9条第2項の規定により適用する法第86条第2項の規定による通知は、意見照会書(第22号様式)により行うものとする。

3　条例第9条第2項の規定により適用する、法第86条第1項及び第2項の規定による意見書の提出は、訂正決定等に関する意見書(第23号様式)により行うものとする。

4　条例第9条第2項の規定により適用する法第86条第3項の規定による通知は、訂正決定に係る通知書(第24号様式)により行うものとする。

2　令第29条の規定により準用される令第22条第3項に規定する委任状の様式は、保有個人情報利用停止請求に係る委任状(第27号様式)によるものとする。

2　法第101条第2項の規定(条例第13条第2項の規定により利用停止請求を拒否するとき及び利用停止請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)による通知は、保有個人情報利用不停止決定通知書(第29号様式)により行うものとする。

3　条例第15条第2項の規定による通知は、保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(第30号様式)により行うものとする。

4　条例第16条の規定による通知は、保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書(第31号様式)により行うものとする。

2　条例第13条第2項の規定により適用する法第86条第2項の規定による通知は、意見照会書(第33号様式)により行うものとする。

3　条例第13条第2項の規定により適用する、法第86条第1項及び第2項の規定による意見書の提出は、利用停止決定等に関する意見書(第34号様式)により行うものとする。

4　条例第13条第2項の規定により適用する法第86条第3項の規定による通知は、利用停止決定に係る通知書(第35号様式)により行うものとする。

2　条例附則第5条第8項の規定によりなお従前の例によることとされた同項に規定する手続については、なお従前の例による。

3　第11条第1項、第18条第1項及び第23条第1項の規定にかかわらず、前条の規定による廃止前の中野区個人情報の保護に関する条例施行規程(以下「旧規程」という。)第1号様式の2による用紙でこの規程の施行の際現に存するものは法第77条第1項に規定する開示請求書として、旧規程第1号様式の3による用紙でこの規程の施行の際現に存するものは法第91条第1項に規定する訂正請求書及び法第99条第1項に規定する利用停止請求書として、この規程の施行後においても、所要の修正を加え、なお使用することができるものとする。この場合において、旧規程第1号様式の2中「自己情報」とあるのは「保有個人情報」と、「中野区個人情報の保護に関する条例第22条」とあるのは「個人情報の保護に関する法律第77条第1項」と読み替え、同様式(注)1の規定は適用しないものとし、旧規程第1号様式の3中「自己情報」とあるのは「保有個人情報」と、「等訂正・削除・中止」とあるのは「訂正・利用停止」と、「□　訂正」とあるのは「□　訂正(追加を含む。)」と、「□　削除」とあるのは「□　削除(訂正請求の場合)又は消去(利用停止請求の場合)」と、「目的外利用」とあるのは「利用」と、「の中止」とあるのは「の停止」と、「外部提供」とあるのは「提供」と、「特定個人情報」とあるのは「請求情報が特定個人情報の場合」と、「中野区個人情報の保護に関する条例第28条」とあるのは、訂正請求にあっては「個人情報の保護に関する法律第91条第1項」と、利用停止請求にあっては「個人情報の保護に関する法律第99条第1項」と読み替え、同様式(注)1の規定は適用しないものとする。

4　前3項に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な経過措置は、委員会が別に定める。