中野区文書等保存年限設定基準
2011年2月14日
要綱第13号
注 2019年3月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この基準は、中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号。以下「規程」という。)第36条の規定に基づき、文書等保存年限設定基準を定めるものとする。
(用語)
第2条 この基準で使用する用語の意義は、規程で使用する用語の例による。
(文書等の保存年限の基本原則)
第3条 文書等の保存年限は、その利用度、重要性、資料価値等を考慮しつつ、必要最小限のものとなるよう定めるものとする。
(文書等の保存年限の基準)
第4条 文書等の保存年限を定めるに当たっては、次に掲げる基準によるものとする。
(1) 目標(目標と成果による区政運営管理規程(平成16年中野区訓令第5号)第2条第1号に規定する目標をいう。)、行政評価(同条第3号に規定する行政評価をいう。)並びに施策及び事務事業の方針に関する文書等は常用文書(規程第33条第2項に規定する常用文書をいう。以下同じ。)とし、その保存年限は、常用終了後にその重要度に応じて定めるものとする。
(2) 事業の実施に関する文書等は、特別の理由のない限り、必要最小限の保存年限を定めるものとする。
(3) 契約を伴う事案に係る文書等の保存年限は、3年以上とし、その契約の内容に応じて定めるものとする。
(4) 個人情報が含まれている文書等は、個人情報の適正かつ安全な管理を図る観点から、必要最小限の保存年限を定めるものとする。
(5) 土地、建物等に係る権利を証する文書等は、その権利が存続している期間の終了後、その重要度に応じて保存年限を定めるものとする。
(6) 複数の部に関わる事案について、これを所管し、取りまとめを行う部署と各課とが同じ内容の文書等を重複して保存している場合は、各課の保存年限を、当該取りまとめを行う部署より短く定めるものとする。
(1) 法令並びに条例、規則及び要綱(以下この号において「法令等」という。)において保存期間が定められている文書等 当該法令等において定められた保存期間
(2) 時効の期間が経過するまでの間証拠として保存する必要がある文書等 当該時効の期間
(3) 契約に係る文書等で契約不適合責任又は瑕疵担保責任(以下「契約不適合責任等」という。)の存続している文書等 当該契約不適合責任等の存続している期間
(2019要綱33・2020要綱106・2021要綱81・一部改正)
(共通文書の保存年限の基準)
第5条 各課に共通して存在する文書等の保存年限は、共通文書等ファイル基準表(別表第1)のとおりとする。
(2019要綱33・一部改正)
(一般文書等の保存年限の基準等)
第6条 共通文書等ファイル基準表に定めるもの以外の文書等の保存年限の設定の基準は、一般文書等保存年限設定基準(別表第2)のとおりとする。
2 共通文書等ファイル基準表に定めるもの以外の文書等のファイル基準表の作成は、別に定める「フォルダ名称の付け方」に基づき行うものとする。
(1) 長期保存 長
(2) 60年保存 60
(3) 30年保存 30
(4) 20年保存 20
(5) 15年保存 15
(6) 10年保存 10
(7) 7年保存 7
(8) 5年保存 5
(9) 3年保存 3
(10) 1年保管 1
(11) 保管を必要としない文書等 0
(12) 常用(長期保存) 常(長)
(13) 常用(60年保存) 常(60)
(14) 常用(30年保存) 常(30)
(15) 常用(20年保存) 常(20)
(16) 常用(15年保存) 常(15)
(17) 常用(10年保存) 常(10)
(18) 常用(7年保存) 常(7)
(19) 常用(5年保存) 常(5)
(20) 常用(3年保存) 常(3)
(21) 常用(1年保管) 常(1)
(22) 常用(保管を必要としない文書等) 常(0)
(2022要綱62・2023要綱117・一部改正)
(補則)
第8条 この基準に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、2011年4月1日から施行する。
附則(2013年2月1日要綱第9号)
この要綱は、2013年4月1日から施行する。
附則(2013年11月27日要綱第133号)
この要綱は、2013年12月1日から施行する。
附則(2014年1月27日要綱第3号)
この要綱は、2014年4月1日から施行する。
附則(2015年1月16日要綱第1号)
この要綱は、2015年4月1日から施行する。
附則(2016年2月12日要綱第9号)
この要綱は、2016年4月1日から施行する。
附則(2018年2月8日要綱第7号)
この要綱は、2018年4月1日から施行する。
附則(2019年3月28日要綱第33号)
この要綱は、2019年4月1日から施行する。
附則(2020年4月1日要綱第106号)
この要綱は、2020年4月1日から施行する。
附則(2021年3月19日要綱第81号)
この要綱は、2021年4月1日から施行する。ただし、第4条第2項第3号の改正規定及び別表第2の改正規定(第2の項5(1)中「瑕疵担保責任」を「契約不適合責任等」に改める部分に限る。)は、同年3月19日から施行する。
附則(2022年3月24日要綱第62号)
この要綱は、2022年4月1日から施行する。
附則(2023年3月30日要綱第117号)
(施行期日)
1 この要綱は、2023年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の第7条、別表第1及び別表第2の規定は、2023年4月1日以後に発生した中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号)第1条の2第1号に掲げる文書等について適用し、同日前に発生した同号に掲げる文書等については、なお従前の例による。
附則(2024年3月28日要綱第89号)
この要綱は、2024年4月1日から施行する。
別表第1 共通文書等ファイル基準表
(2019要綱33・2020要綱106・2021要綱81・2022要綱62・2023要綱117・2024要綱89・一部改正)
大分類 | フォルダ | 補足説明 | 保存年限 | ||||
文書区分 | |||||||
中分類 | |||||||
小分類 | |||||||
細分類 | |||||||
○○課 | |||||||
00 共通 | |||||||
01 共通 | |||||||
01 経営企画 | |||||||
01 基本構想・基本計画 | 政策企画会議関係文書 | 事案等 | 3 | ||||
庁議関係文書 | 報告事項、調整案件等 | 3 | |||||
基本構想、基本計画等 | 各課の作成案等 | 5 | |||||
02 経営戦略・行政評価 | 経営戦略、行政評価関係文書 | 常(5) | |||||
03 部の経営企画 | 部の事業概要・企画書の策定等 | 常(長) | |||||
部の経営企画及び部内各課の調整 | 常(長) | ||||||
04 課の経営企画 | 課の事業概要・企画書等の策定等 | 常(長) | |||||
施策・事務事業等の基本方針関係文書 | 常(5) | ||||||
施設の設置方針関係文書 | 常(長) | ||||||
05 組織・人事・研修 | 担当課長、担当係長の設置・廃止 | 組織に関する基本方針、部及び課の設置・廃止・名称変更等は、一般文書ファイル基準表により主管課保存 | 5 | ||||
その他組織関係文書 | 3 | ||||||
定数関係文書 | 所属職員の増員依頼等 | 3 | |||||
事務分担表 | 3 | ||||||
部内異動関係文書 | 部長級、課長級の異動及び部間異動は、一般文書ファイル基準表により主管課で保存 | 10 | |||||
再任用職員関係文書 | 5 | ||||||
会計年度任用職員関係文書 | 設置・廃止等 | 5 | |||||
特別職非常勤職員関係文書 | 設置・廃止等 | 5 | |||||
36協定関係文書 | 5 | ||||||
職員の表彰(永年勤続を除く。) | 国・地方公共団体が行う表彰の被表彰者の推薦 | 5 | |||||
研修生の推薦・決定通知書、研修報告書 | 人材育成に関する基本方針及び年間実施計画は、一般文書ファイル基準表により主管課で保存 | 1 | |||||
職場研修実施計画 | 5 | ||||||
職場研修会関係文書 | 3 | ||||||
実習生受入れ関係文書 | 3 | ||||||
06 予算の編成 | 部別当初予算編成関係文書 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 5 | ||||
部別補正予算編成関係文書 | 5 | ||||||
予算明細書(予算見積書) | 常(1) | ||||||
その他予算関係文書 | 1 | ||||||
07 予算の執行管理 | 執行計画の策定及び変更 | ・予算の配当、予備費の充用の承認等は、一般文書ファイル基準表に基づき主管部で保存 ・財務会計システムにおける電磁的記録を含む | 3 | ||||
予算の流用 | 3 | ||||||
予備費の充用申請 | 3 | ||||||
歳入科目の新設の申請 | 3 | ||||||
予算の繰越調書(継続費、繰越明許費、事故繰越) | 常(3) | ||||||
超過負担調べ | 1 | ||||||
調定、過誤納、歳入還付、不納欠損等 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。民法上の債権を除く。 | 5 | |||||
納入済通知書 | 民法上の債権を除く。 | 5 | |||||
収納金日報 | 1 | ||||||
その他歳入管理関係文書 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 5 | |||||
支出負担行為 | 財務会計システム上、特別に保存年限を設ける必要のないもの | 3 | |||||
支出負担行為(5年保存) | 財務会計システム上、国等の監査の対象となるもの | 5 | |||||
支出負担行為(長期) | ・財務会計システム上、不動産の賃借等の理由により長期の保存が必要なもの ・常用終了日は、契約満了日 | 常(3) | |||||
支出命令、支出額の戻入等 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 10 | |||||
送金支払、簡易払送金 | 5 | ||||||
支払金口座振替依頼書(継続用) | 常(1) | ||||||
現金出納票 | 3 | ||||||
収支予定表 | 1 | ||||||
遅延一覧表 | 1 | ||||||
領収書(出納員・源泉所得税徴収義務者所得税払込用) | 5 | ||||||
交際費領収書・戻入分 | 5 | ||||||
審査担当者報告書 | 1 | ||||||
08 決算 | 部別決算関係文書 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 5 | ||||
その他決算関係文書 | 1 | ||||||
決算見込関係文書 | 1 | ||||||
主要施策の成果 | 1 | ||||||
02 庶務 | |||||||
01 議会 | 常任委員会提出資料 | 5 | |||||
特別委員会提出資料 | 5 | ||||||
議会の請求等により提出した資料 | 5 | ||||||
議案等の提出依頼 | 1 | ||||||
議決すべき事件の専決処分 | 長 | ||||||
議会の議決を要する負担付寄付 | 長 | ||||||
請願・陳情処理結果の報告案 | 3 | ||||||
その他議会関係文書 | 5 | ||||||
02 監査 | 監査関係文書 | 3 | |||||
03 広聴広報 | 区民の声ほか意見・要望・提案・苦情に対する回答 | 常(1) | |||||
要望等の記録 | 1 | ||||||
要望・不当要求等報告書 | 5 | ||||||
区民対話集会関係文書 | 3 | ||||||
区報・ホームページ・その他広報原稿関係文書 | 1 | ||||||
04 情報公開・個人情報保護 | 個人情報ファイル簿等 | 常(1) | |||||
保有個人情報開示等請求書 | 3 | ||||||
区政情報公開請求書 | 3 | ||||||
情報公開事務処理状況表 | 3 | ||||||
05 防災、リスク管理・危機管理 | 防災関係文書 | 常(1) | |||||
リスク管理・危機管理関係文書 | 常(1) | ||||||
リスク管理・危機管理情報連絡票 | 1 | ||||||
会計関係事故報告書 | 5 | ||||||
物品事故報告書 | 3 | ||||||
その他事故・事件報告書 | 公印事故届等 | 5 | |||||
内部統制関係文書 | 5 | ||||||
06 各種システム | 住民情報系システム関係文書 | 常(3) | |||||
システム設計書 | 常(3) | ||||||
その他個別システム関係文書 | 常(3) | ||||||
07 財産管理 | 公有財産台帳(土地・建物含む。) | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 常(5) | ||||
公有財産現在高計算書、使用許可・貸付状況調書 | 1 | ||||||
公有財産増減異動報告書 | 1 | ||||||
公有財産引継書 | 常(5) | ||||||
行政財産の目的外使用許可(規則、要綱等に定める具体的な基準による場合) | 申請書類等を含む。 | 常(1) | |||||
行政財産の目的外使用許可(特別に認める場合) | 申請書類等を含む。 | 常(3) | |||||
固定資産台帳関係文書 | 60 | ||||||
有価証券等台帳 | 常(5) | ||||||
その他庁有車関係文書 | 1 | ||||||
自己検査関係文書 | 1 | ||||||
供用備品照合確認報告関係文書 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 3 | |||||
金券取扱関係文書 | 1 | ||||||
物品管理者・出納員・金券取扱者指定届書、代理者等指定届書 | 財務会計システムにおける電磁的記録を含む。 | 1 | |||||
所属換あっせん関係文書 | 1 | ||||||
消耗品受払簿 | 3 | ||||||
08 給与・服務 | 時間外勤務・特殊勤務命令 | 庶務事務システムにおける電磁的記録及び一部の申請書・届出書等 | 5 | ||||
旅行命令・旅費請求 | 5 | ||||||
休暇申請・休暇承認 | 5 | ||||||
週休日の振替命令 | 5 | ||||||
時限前出張命令 | 5 | ||||||
出張報告書等(復命書を含む。) | 5 | ||||||
出勤簿 | 5 | ||||||
法定調書(源泉徴収票及び支払調書等) | 7 | ||||||
個人番号収集関係文書(個人番号関係事務用) | 常(7) | ||||||
兼業・兼職許可申請 | 5 | ||||||
公務災害認定申請 | 常(1) | ||||||
その他服務関係文書(被服貸与等) | 3 | ||||||
09 文書管理・争訟 | ファイル基準表関係文書 | 3 | |||||
専用帳票設定申請書 | 3 | ||||||
文書番号付置協議書 | 3 | ||||||
引継・保存・廃棄関係文書 | 3 | ||||||
公印関係の申請・届出書・定期報告書 | 3 | ||||||
公印管理簿 | 常(1) | ||||||
公印使用簿、事前押印・印影印刷文書受払簿、事前押印・印影印刷文書使用簿 | 3 | ||||||
郵券受払簿 | 3 | ||||||
事故発生報告書 | 10 | ||||||
事故解決報告書 | 10 | ||||||
争訟関係文書(供託、弁明書、和解、調停及び仲裁の諾否) | 10 | ||||||
その他文書管理・争訟関係文書 | 3 | ||||||
10 その他 | 環境マネジメントシステム関係文書 | 監査・認証取得等に係る文書は一般文書ファイル基準表による | 3 | ||||
情報セキュリティ関係文書(ISMS) | 3 | ||||||
事務改善関係文書 | 3 | ||||||
共催、後援、協賛等名義使用承認関係文書 | 3 | ||||||
物品等(特別整理備品(芸術的作品を除く。))の寄付受領関係文書 | 常(3) | ||||||
物品等(芸術的作品)の寄付受領関係文書 | 常(長) | ||||||
物品等(その他)の寄付受領関係文書 | 3 | ||||||
行政手続法審査基準及び標準処理期間一覧 | 常(1) | ||||||
集会室等使用承認 | 1 | ||||||
国・都からの通知 | 一般文書ファイル基準表の各事業に該当しないもの | 常(1) | |||||
関係団体からの通知 | 常(1) | ||||||
国・都からの調査・依頼・照会及び回答 | 3 | ||||||
23区からの調査・依頼・照会及び回答 | 3 | ||||||
その他行政機関からの調査・依頼・照会及び回答 | 3 | ||||||
民間からの調査・依頼・照会及び回答 | 3 | ||||||
庁内における調査・依頼・照会及び回答 | 1 | ||||||
庁内における事務連絡等関係文書 | 1 | ||||||
行政連絡会議(特別区・ブロック課長会等) | 一般文書ファイル基準表の各事業に該当しないもの | 1 | |||||
備考
1 この表に掲げていない項目については、一般文書として設定すること。
別表第2 一般文書等保存年限設定基準
(2019要綱33・全改、2020要綱106・2021要綱81・2022要綱62・2023要綱117・2024要綱89・一部改正)
区分 | 文書内容 | 保存年限 | 主管 | 補足説明 | ||
第1 区政一般 | ||||||
1 区議会等 | ||||||
(1) 議会の招集 | 3 | 総務課 | ||||
(2) 議案、報告案件等の提出 | 10 | 総務課 | ||||
(3) 議案、報告案件等の提出依頼 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(4) 議案、報告案件等の議会への送付 | 1 | 総務課 | ||||
(5) 議会の議決すべき事件の区長の専決処分 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(6) 採択された請願及び陳情に係る処理の報告 | 5 | 総務課 | ||||
(7) (6)の報告案の提出 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(8) 議員の議員報酬、期末手当、費用弁償の支給額等に関する基準 | 長 | 総務課 | ||||
2 名誉区民 | ||||||
(1) 名誉区民の選定及び称号の取消し | 長 | 総務課 | ||||
(2) 名誉区民の待遇及び特典の決定 | 長 | 総務課 | ||||
3 表彰 | ||||||
(1) 条例に基づく被表彰者の決定 | ||||||
ア 表彰状 | 10 | 広聴・広報課 | ||||
イ 感謝状及び褒状 | 5 | 広聴・広報課 | ||||
ウ 賞状 | 3 | 各課 | ||||
エ ア及びイの被表彰者の推薦 | 1 | 各課 | ||||
(2) 国、他の地方公共団体等が行う被表彰者の推薦 | 3～10 | 各課 | 自治功労は、広聴・広報課の主管 | |||
4 特別職の任免等 | ||||||
(1) 副区長、教育委員会の教育長及び委員並びに監査委員の任免 | 長 | 総務課 | ||||
(2) 給与、報酬、費用弁償の支給額等に関する基準 | 長 | 総務課 | ||||
5 例規 | ||||||
(1) 条例、規則及び訓令の制定及び改廃 | 条例、規則及び訓令の制定及び改廃については、原則として、各事業の実施起案と同じフォルダに保存する。ただし、次の場合は、一般文書ファイル基準表内に別途フォルダを設定の上、保存する。 1 当該事案が、2つ以上の事業にまたがり、代表的な1つの事業に包含させることが適当でない場合 2 当該事案が、経常業務の運営や施設の維持管理に係るものである場合 | |||||
ア 区政の基本の条例の制定及び改廃 | 長 | 各課 | ||||
イ ア以外の条例の制定及び改廃 | 10 | 各課 | ||||
ウ 規則及び訓令の制定及び改廃 | 10 | 各課 | ||||
(2) 条例の公布 | 10 | 総務課 | 区長が署名した条例原本については、長期保存 | |||
(3) 規則の公布及び訓令の令達 | 10 | 各課 | 区長が署名した規則原本については、長期保存。庶務担当課の主管 | |||
(4) 要綱の制定及び改廃(登録の依頼を含む。) | 5 | 各課 | 要綱の制定及び改廃については、原則として、各事業の実施起案と同じフォルダに保存する。ただし、次の場合は、一般文書ファイル基準表内に別途フォルダを設定の上、保存する。 1 当該事案が、2つ以上の事業にまたがり、代表的な1つの事業に包含させることが適当でない場合 2 当該事案が、経常業務の運営や施設の維持管理に係るものである場合 | |||
(5) 要綱の登録 | 1 | 総務課 | ||||
6 組織 | ||||||
(1) 組織に関する基本方針 | 常(長) | 職員課 | ||||
(2) 部、課及び係の設置、廃止及び名称変更 | 30 | 職員課 | ||||
(3) 担当部長、参事、担当課長、副参事及び担当係長の設置、廃止及び名称変更 | 30 | 職員課 | ||||
(4) (2)及び(3)に関する各部案 | 10 | 各課 | ||||
7 附属機関及び専門委員 | ||||||
(1) 附属機関及び専門委員の設置及び廃止 | 長 | 各課 | ||||
(2) 委員の任命又は委嘱及び解職 | 5 | 各課 | ||||
(3) 委員の推薦依頼 | 5 | 各課 | ||||
(4) 委員の報酬、費用弁償の支給額等に関する基準 | 5 | 総務課 | ||||
(5) 基準に基づく具体的な報酬額 | 3 | 各課 | ||||
(6) 諮問、審議、審査、調査、委託等に関する事項 | 5 | 各課 | ||||
8 事務の委員会等への委任及び補助執行等に関する協議等 | ||||||
(1) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第180条の2の規定による区長の事務の委員会等への委任及び補助執行に関する協議 | 長 | 総務課 | ||||
(2) 地方自治法第180条の3の規定による区長の補助機関である職員の委員会等の職員との兼職等に関する協議 | 長 | 職員課 | ||||
(3) 地方自治法第180条の4第1項の規定による委員会等の事務局等の組織、職員定数及び職員の身分取扱いに関する措置の勧告 | 長 | 職員課 | ||||
(4) 地方自治法第180条の4第2項の規定による委員会等の組織、職員定数、職員の身分取扱いに係る規則等の制定及び変更に関する協議の承認 | 長 | 職員課 | ||||
(5) 地方自治法第180条の7の規定による委員会等の事務の区長の補助機関である職員等への委任及び補助執行並びに専門委員への調査委託に関する協議の承認 | 長 | 総務課 | ||||
9 総合教育会議 | ||||||
総合教育会議の招集 | 3 | 総務課 | ||||
10 その他の事案 | ||||||
(1) 寄附の受領 | ||||||
ア 土地及び建物 | 常(20) | 資産管理活用課 | 議会の議決を要する負担付寄付及び物品等の寄付の受領については、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
イ 現金 | 5 | 財政課 | ||||
(2) 区民等からの意見、要望、提案、苦情等に対する回答 | ||||||
ア 区政の基本に係るもの | 常(1) | 広聴・広報課 | 各課で収受した区民の声ほか意見、要望、提案、苦情等に対する回答は、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
イ 法令その他の基準に基づき容易に回答できるもの | 1 | 広聴・広報課 | ||||
ウ ア及びイ以外のもの | 3～10 | 広聴・広報課 | ||||
(3) 国、他の地方公共団体等が任命又は委嘱をする委員等の推薦 | 3 | 各課 | ||||
(4) 国、他の地方公共団体等に対する意見書、要望書等の提出 | ||||||
ア 区政の基本に係るもの | 5 | 各課 | ||||
イ ア以外のもの | 3～5 | 各課 | ||||
第2 事務事業の運営 | ||||||
1 運営の方針及び計画等 | ||||||
(1) 区政の基本方針及び基本計画の制定及び改廃 | 常(長) | 企画課 | 各部又は各課で作成した案は、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
(2) 経営戦略・行政評価 | 常(5) | 企画課 | 個々の経営戦略及び行政評価は、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
(3) 事務事業の方針 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(4) 施設の設置等の方針 | ||||||
(5) 公の施設の指定管理者による管理 | 3～長 | 各課 | ||||
(6) 協定、覚書等の締結及び変更 | ||||||
ア 区政の基本方針に関するもの | 常(長) | 各課 | 常用終了日は、協定終了日 | |||
イ ア以外のもの | 常(3) | 各課 | ||||
(7) 事務処理の基準等 | ||||||
ア 事務処理の基準の制定及び改廃 | 5 | 各課 | ||||
イ アに当たらない要領、事務手続等事務処理の細目の制定及び改廃 | 5 | 各課 | ||||
2 名義使用 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
3 附属機関及び庁内会議に該当しない区民会議等の設置等 | ||||||
(1) 区民会議等の設置及び廃止 | 常(5) | 各課 | 常用終了日は、会議の廃止日 | |||
(2) 構成員の選任及び解任 | 3 | 各課 | ||||
(3) 構成員の謝礼等の額 | 3 | 各課 | ||||
4 事務事業の実施 | ||||||
(1) 補助金、貸付金、手当等の交付 | ||||||
ア 補助金、手当等の交付 | 5 | 各課 | ||||
イ 貸付金及び利子補給 | 常(1) | 各課 | 常用終了日は、償還日 | |||
(2) 援護、育成及び更生の措置に関する決定 | ||||||
ア 定例的なもの | 5 | 各課 | ||||
イ ア以外のもの | 5～10 | 各課 | ||||
(3) 物品の支給及び貸付け | ||||||
ア 物品の支給 | 3 | 各課 | ||||
イ 物品の貸付 | 常(1) | 各課 | 常用終了日は、返還日 | |||
(4) 委託 | ||||||
ア 公の施設の管理運営 | 3 | 各課 | 清掃等個別の業務委託を除く。 | |||
イ 非定例的な業務 | 5 | 各課 | ||||
ウ ア及びイ以外のもの | 1 | 各課 | ||||
(5) 調査 | ||||||
ア 調査の実施 | 1～3 | 各課 | ||||
イ 調査員の選任及び謝礼の額 | 3 | 各課 | ||||
(6) 講師及び指導員の選任 | 1 | 各課 | ||||
(7) 報告、届出、進達及び副申 | ||||||
ア 定例的なもの | 1 | 各課 | ||||
イ ア以外のもの | 3 | 各課 | ||||
(8) 許可等の申請及び計画書の提出 | ||||||
ア 定例的なもの | 3 | 各課 | ||||
イ ア以外のもの | 5 | 各課 | ||||
(9) 許可、認可、確認、公証その他の行政処分 | ||||||
ア 証明書、手帳、証票等の交付及び公簿の閲覧 | 1 | 各課 | ||||
イ 区政情報の公開及び自己情報の開示に係る決定 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
ウ 処分の基準が法令等により定まっているもの | 3 | 各課 | ||||
エ ア、イ及びウ以外で定例的なもの | 1 | 各課 | ||||
オ ア、イ、ウ及びエ以外で非定例的なもの | 5 | 各課 | ||||
(10) 依頼及び照会並びにこれらに対する回答 | ||||||
ア 軽易な内容に係るもの | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
イ ア以外のもの | 5 | 各課 | 事業毎に管理する必要がある場合は、必要に応じて別途フォルダを設定する。 | |||
(11) 業務の執行に伴う説明会その他の会議の開催 | 1～5 | 各課 | 会議の内容に応じて、保存年限を設定する。 | |||
(12) その他軽易な業務の執行 | 1～3 | 各課 | 業務の内容に応じて、保存年限を設定する。 | |||
5 契約その他の支出負担行為を伴う事案 | 契約その他の支出負担行為を伴う事案については、財務会計システムで予算執行起案を作成し、各事業の実施起案と同じ期間とする。ただし、次の場合は、一般文書ファイル基準表内に任意のフォルダを別途設定し、保存する。 1 当該事案が、2つ以上の事業にまたがり、代表的な1つの事業に包含させることが適当でない場合 2 当該事案が、経常業務の運営や施設の維持管理に必要な経費に係るもの(事務用消耗品の購入、光熱水費、人件費など)である場合 | |||||
(1) 契約を伴う事案 | 3～長 | 各課 | 契約を伴う事案の保存年限は、当該事案に係る契約書等の保存年限と同一とする。 契約書等の保存年限は、原則として3年以上。ただし、次にあげるものは、それぞれの年数による。 1 不動産の売買及び不動産の賃借は、長期 2 契約不適合責任等期間の定めのあるものは、その年数 3 契約期間が2年度以上にまたがるものは、契約期間終了後3年 4 国等の監査の対象となるものは、5年 5 債務負担行為を伴うものは、債務終了後3年 6 著作権の譲渡を伴うものは、長期 | |||
(2) 報酬、給料、諸手当、共済費、退職手当、旅費、公課費、災害補償費、保険料、扶助費その他義務的又は継続的な経費に当たるもの | 3～60 | 各課 | 支払いを伴う事案の保存年限は、支払いの根拠となる事業実施起案の保存年限と同一とする。 | |||
(3) 講師等の謝礼、見舞金その他の報償費 | ||||||
ア 事故見舞金 | ||||||
(ア) 基準の範囲内のもの | 5 | 各課 | ||||
(イ) 基準を超えるもの | 10 | 各課 | ||||
イ ア以外のもの | ||||||
(ア) 基準の範囲内のもの | 5 | 各課 | ||||
(イ) 基準を超えるもの又は基準がないもの | 10 | 各課 | ||||
(4) 交際費 | ||||||
ア 定例的なもの | 5 | 各課 | ||||
イ ア以外のもの | 10 | 各課 | ||||
(5) 公有財産購入費 | ― | 資産管理活用課 | 区分第5の1の(1)による。 | |||
(6) 区分第2の4の(1)による決定に基づく負担金、補助金、貸付金その他の交付金の支出 | 5 | 各課 | ||||
(7) 損害賠償 | ||||||
ア 議会の議決を必要とするもの | 60 | 各課 | ||||
イ 区長の専決処分事項の指定に基づくもの | 10 | 各課 | ||||
(8) 損失補償 | ||||||
ア 1,000,000円以下のもの | 10 | 各課 | ||||
イ 1,000,000円を超えるもの | 60 | 各課 | ||||
(9) 償還金、利子及び割引料 | 5 | 各課 | ||||
(10) 出資金及び積立金 | ||||||
ア 出資金に伴う権利 | 60 | 各課 | ||||
イ 積立金 | 5 | 各課 | ||||
(11) 寄付金(支出に係るもの) | 5 | 各課 | ||||
(12) 他会計及び基金への繰出金 | ― | 各課 | 区分第3の1の(6)による。 | |||
(13) 見積書、契約書、検査証 | ― | 各課 | 区分第2の5の(1)及び(2)による。(契約書には、請書、協定書、覚書を含む。検査証には、検査印を押印した納品書を含む。) | |||
第3 予算及び決算 | ||||||
1 予算 | ||||||
(1) 予算の編成 | ||||||
ア 予算編成方針 | 30 | 財政課 | ||||
イ 予算編成の事務処理方針 | 10 | 財政課 | ||||
ウ 部の予算編成方針 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
エ 予算の見積り(各部原案) | ||||||
オ 予算案の決定 | 30 | 財政課 | ||||
カ 予算の執行方針 | 10 | 財政課 | ||||
(2) 予算の管理 | ||||||
ア 執行計画の策定及び変更、予算の流用 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
イ 配当 | 3 | 財政課 | 各部の庶務を担当する課における再配当は、当該課において1年保管 | |||
ウ 予備費の充用の承認 | 3 | 財政課 | 申請については、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
(3) 歳入科目の新設の承認 | 3 | 財政課 | 申請については、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
(4) 予算の繰越使用の承認(継続費、繰越明許費及び事故繰越) | 常(3) | 財政課 | 予算の繰越調書の作成については、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
(5) 資金の借入れ | ||||||
ア 起債 | 60 | 財政課 | ||||
イ 一時借入金 | 3 | 資産管理活用課 | ||||
(6) 他会計、基金への繰出し | 3 | 各課 | ||||
2 決算 | ||||||
(1) 監査委員の審査 | 30 | 財政課 | 決算の調製は、会計管理者の所管事務 | |||
(2) 議会の認定(議案提出依頼を含む。) | 30 | 財政課 | ||||
第4 収入及び支出並びに滞納処分 | ||||||
1 収入 | ||||||
(1) 補助金、交付金及び委託金 | ||||||
交付申請、精算(実績)報告及び交付請求 | 5～長 | 各課 | ||||
(2) 特別区税の課税基準の制定及び改廃 | 常(長) | 税務課 | ||||
(3) 使用料、手数料その他の徴収金の徴収及び減免に関する基準の制定及び改廃 | 5 | 各課 | ||||
(4) 賦課・徴収、還付及び減免の個別の決定 | 3～10 | 各課 | 保存年限は、時効による。 | |||
(5) 過誤納金の充当 | 5 | 各課 | ||||
(6) 不納欠損 | 5 | 各課 | ||||
(7) 歳入の調定、不納欠損、過誤納等の通知 | 5 | 各課 | ||||
(8) 歳入歳出外現金の調定の通知((9)を除く。) | 5 | 各課 | ||||
(9) 源泉徴収所得税及び社会保険料に係る調定の通知 | 5 | 各課 | ||||
2 支出 | ||||||
支出命令及び支出額の戻入(還付命令) | 10 | 各課 | ||||
3 滞納処分 | ||||||
(1) 特別区税、国民健康保険料、後期高齢者医療保険料及び介護保険料に係る滞納処分 | 5 | 各課 | ||||
(2) (1)以外の滞納処分 | 5～10 | 各課 | ||||
第5 公有財産、物品、基金及び債権並びに督促手続 | ||||||
1 公有財産及び物品 | ||||||
(1) 公有財産の取得 | 工事により取得する場合を除く。 | |||||
ア 用地等取得計画(方針)の策定 | 長 | 資産管理活用課 | ||||
イ 取得の具体的決定 | 長 | 資産管理活用課 | ||||
(2) 公有財産の管理及び処分 | ||||||
ア 行政財産の用途の廃止及び変更 | 10 | 各課 | ||||
イ 普通財産の行政財産への組替え | 長 | 資産管理活用課 | ||||
ウ 行政財産の目的外使用許可 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
エ 国等に対する行政財産(土地)の貸付け及び地上権の設定 | 常(1～3) | 各課 | 常用終了日は、返還日 | |||
オ 普通財産の貸付け | 常(1～3) | 資産管理活用課 | ||||
カ 普通財産の交換、譲渡その他の私権の設定 | 常(1～3) | 資産管理活用課 | ||||
(3) 物品の交換及び譲渡 | ||||||
ア 時価による譲渡及び交換 | 5 | 各課 | ||||
イ 無償又は低額による譲渡 | 5 | 各課 | ||||
(4) 物品の所属換え及び組替え | 3～5 | 各課 | ||||
2 基金 | ||||||
(1) 基金の新設及び廃止 | 10 | 各課 | ||||
(2) 基金額の変更 | 10 | 各課 | ||||
(3) 積立基金の取崩し | 3 | 各課 | ||||
(4) 一般会計に対する長期運用 | 60 | 財政課 | ||||
(5) 基金に属する現金の歳計現金への繰替運用 | 3 | 資産管理活用課 | ||||
(6) 金融機関への預託等 | 5 | 資産管理活用課 | ||||
3 債権の保全及び取立て | 地方税の例により滞納処分をすることができる債権を除く。 | |||||
(1) 督促 | 5～10 | 各課 | ||||
(2) 強制執行 | 10 | 各課 | ||||
(3) 徴収停止 | 5～10 | 各課 | ||||
(4) 履行期限の延期 | 5～10 | 各課 | ||||
(5) 債務の免除 | 5 | 各課 | ||||
(6) 債権の放棄 | 5 | 各課 | ||||
4 民事訴訟法(平成8年法律第109号)第7編に規定する督促手続 | ||||||
(1) 支払督促の申立て | 常(5) | 各課 | ||||
(2) 仮執行宣言の申立て | 常(5) | 各課 | ||||
第6 職員 | ||||||
1 人事 | ||||||
(1) 人事に関する基本方針 | 常(長) | 職員課 | ||||
(2) 職員定数の設定 | 10 | 職員課 | ||||
(3) 職員採用人数の決定 | 60 | 職員課 | ||||
(4) 所属職員の増員依頼 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(5) 会計年度任用職員の設置及び廃止 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(6) 非常勤職員の設置及び廃止 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
(7) 職員の任免 | ||||||
ア 常勤職員及び再任用職員 | 60 | 職員課 | ||||
イ 会計年度任用職員 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
ウ 特別職非常勤職員 | ||||||
エ 臨時職員 | ||||||
(8) 人事異動 | ||||||
ア 部長級職員及び課長級職員 | 60 | 職員課 | ||||
イ ア以外の職員(部内異動) | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
ウ ア以外の職員(部間異動) | 60 | 職員課 | ||||
(9) 給与(定期昇給及び特別昇給) | 60 | 職員課 | ||||
(10) 職員の表彰(永年勤続に関するもの) | 30 | 職員課 | 国、他の地方公共団体が行う表彰の被表彰者の推薦については、共通文書ファイル基準表に基づき各課で保存 | |||
(11) 公務災害認定申請(関係機関への申請) | 60 | 職員課 | ||||
2 人材育成 | ||||||
(1) 人材育成に関する基本方針及び年間実施計画 | 10 | 職員課 | ||||
(2) 部内職場研修の実施 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
3 福利厚生 | ||||||
福利厚生事業の新設及び改廃 | 10 | 職員課 | ||||
第7 通達及び通知並びに告示等 | ||||||
1 通達及び通知 | ||||||
(1) 区政の基本方針に関する通達 | 5 | 各課 | ||||
(2) 事務事業の運営方針に基づく通達 | 10 | 各課 | ||||
(3) 条例、規則及び訓令の施行に伴う通達 | 10 | 各課 | ||||
(4) 一般の通知 | 3 | 各課 | ||||
2 告示、公示及び公告 | ||||||
(1) 法規の内容を定めるもの | 長 | 各課 | ||||
(2) 行政処分に相当するもの | 1～5 | 各課 | ||||
(3) (1)及び(2)以外のもの | 1～5 | 各課 | ||||
第8 争訟 | ||||||
1 訴訟 | ||||||
(1) 訴えの提起(控訴及び上告を含む。) | 長 | 総務課 | ||||
(2) 訴訟の処理方針 | 長 | 総務課 | ||||
(3) 指定代理人の指定(当該指定に伴う職員の併任を含む。) | 長 | 総務課 | ||||
(4) 供託の決定 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
2 調停及び仲裁の諾否 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
3 和解 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
4 審査請求 | ||||||
(1) 区長に対する審査請求の裁決 | 長 | 総務課 | ||||
(2) 弁明書の提出 | 共通文書ファイル基準表による。(各課) | |||||
第9 定例文書、台帳等 | ||||||
1 その他 | 定例的かつ大量の事務を処理する目的で作成又は管理している帳票(一般文書ファイル基準表とは別の分類(定例文書、台帳)に区分し、文書管理システムには、年度当初に目録情報のみを登録する。) | |||||
(1) 定例文書 | ||||||
ア 専用帳票 | 3～常(10) | 各課 | 専用の回議用紙(帳票に決裁欄があるもので、総務課の承認を受けたもの) | |||
イ 申請書 | 1～常(10) | 各課 | 申請書、届出書等のうち、帳票に確認欄や処理欄を設けてあるもの | |||
ウ その他文書 | 1～常(10) | 各課 | 電算リストなど業務管理用に利用する目的で作成されたもの | |||
(2) 台帳(各種名簿等) | 1～常(10) | 各課 | 1年以上の経過を記載するために作成又は管理している台帳 | |||
備考
1 この表に掲げていない項目については、関連するフォルダ又は各区分に応じて新たにフォルダを設定すること。
2 ある項目が2以上のフォルダに該当する場合で、別々に保存することが適当でない場合は、関連するフォルダ又は各区分に応じて新たにフォルダを設定すること。
4 この表において使用する用語は、中野区事案決定規程(平成31年中野区訓令第5号)で使用する用語の例による。