中野区文書等保存年限設定基準

2011年2月14日

要綱第13号

(趣旨)

第1条 この基準は、中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号。以下「規程」という。)第36条の規定に基づき、文書等保存年限設定基準を定めるものとする。

(用語)

第2条 この基準で使用する用語の意義は、規程で使用する用語の例による。

(文書等の保存年限の基本原則)

第3条 文書等の保存年限は、その利用度、重要性、資料価値等を考慮しつつ、必要最小限のものとなるよう定めるものとする。

(文書等の保存年限の基準)

第4条 文書等の保存年限を定めるに当たっては、次に掲げる基準によるものとする。

(1) 区政目標(目標と成果による区政運営管理規程(平成16年中野区訓令第5号)第2条第1号に規定する区政目標をいう。)、行政評価(同条第5号に規定する行政評価をいう。)並びに施策及び事務事業の方針に関する文書等は常用文書(規程第33条第2項に規定する常用文書をいう。以下同じ。)とし、その保存年限は、常用終了後にその重要度に応じて定めるものとする。

(2) 事業の実施に関する文書等は、特別の理由のない限り、必要最小限の保存年限を定めるものとする。

(3) 契約を伴う事案に係る文書等の保存年限は、3年以上とし、その契約の内容に応じて定めるものとする。

(4) 個人情報が含まれている文書等は、個人情報の適正かつ安全な管理を図る観点から、必要最小限の保存年限を定めるものとする。

(5) 土地、建物等に係る権利を証する文書等は、その権利が存続している期間の終了後、その重要度に応じて保存年限を定めるものとする。

(6) 複数の部に関わる事案について、これを所管し、取りまとめを行う部署と各分野とが同じ内容の文書等を重複して保存している場合は、各分野の保存年限を、当該取りまとめを行う部署より短く定めるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存年限は、それぞれ当該各号に定める期間とする。

(1) 法令並びに条例、規則及び要綱(以下この号において「法令等」という。)において保存期間が定められている文書等 当該法令等において定められた保存期間

(2) 時効の期間が経過するまでの間証拠として保存する必要がある文書等 当該時効の期間

(3) 契約に係る文書等で瑕疵かし担保責任の存続している文書等 当該瑕疵かし担保責任の存続している期間

(共通文書の保存年限の基準)

第5条 各分野に共通して存在する文書等の保存年限は、共通文書等ファイル基準表(別表第1)のとおりとする。

(一般文書等の保存年限の基準等)

第6条 共通文書等ファイル基準表に定めるもの以外の文書等の保存年限の設定の基準は、一般文書等保存年限設定基準(別表第2)のとおりとする。

2 共通文書等ファイル基準表に定めるもの以外の文書等のファイル基準表の作成は、別に定める「フォルダ名称の付け方」に基づき行うものとする。

(保存年限欄の略称)

第7条 共通文書等ファイル基準表及び一般文書等保存年限設定基準の表中の文書等の保存年限の略称は、次の各号に掲げる文書等の保存年限等の種別に応じて、当該各号に定めるとおりとする。この場合において、1年保管とは、保存を必要としない文書等の保管の期間をいい、常用とは、常用文書をいう。

(1) 長期保存 長

(2) 10年保存 10

(3) 7年保存 7

(4) 5年保存 5

(5) 3年保存 3

(6) 1年保管 1

(7) 常用(長期保存) 常(長)

(8) 常用(10年保存) 常(10)

(9) 常用(7年保存) 常(7)

(10) 常用(5年保存) 常(5)

(11) 常用(3年保存) 常(3)

(12) 常用(1年保管) 常(1)

(補則)

第8条 この基準に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。

附 則

この要綱は、2011年4月1日から施行する。

附 則(2013年2月1日要綱第9号)

この要綱は、2013年4月1日から施行する。

附 則(2013年11月27日要綱第133号)

この要綱は、2013年12月1日から施行する。

附 則(2014年1月27日要綱第3号)

この要綱は、2014年4月1日から施行する。

附 則(2015年1月16日要綱第1号)

この要綱は、2015年4月1日から施行する。

附 則(2016年2月12日要綱第9号)

この要綱は、2016年4月1日から施行する。

附 則(2018年2月8日要綱第7号)

この要綱は、2018年4月1日から施行する。

別表第1 共通文書等ファイル基準表

 略

別表第2 一般文書等保存年限設定基準

 略

中野区文書等保存年限設定基準

平成23年2月14日 要綱第13号

(平成30年4月1日施行)