2　文書による事案の処理は、別に定める決定区分に従い決定を受けて行わなければならない。

2　文書は、左横書き、左とじとする。ただし、法令又は文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　総務部長は、この規程に定める文書事務が適正に行われるよう必要に応じ各課における文書等の取扱いについて調査し、又は適正な処理がなされるよう指導しなければならない。

3　前項に規定する事務は、総務部長の命を受けて総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が処理する。

2　統括文書事務改善主任は、各部の庶務担当課の庶務を担当する係長をもつて充てる。

3　統括文書事務改善主任は、部における次に掲げる事務を処理する。

2　文書事務改善主任は、各課の庶務を担当する係長をもつて充てる。ただし、課長は、特に必要があると認めるときは、他の係長を文書事務改善主任に指名することができる。

3　文書事務改善主任は、課における次に掲げる事務を処理する。

2　文書事務改善担当者は、課長が指名する。

3　文書事務改善担当者は、文書事務改善主任が処理する事務を補佐し、及び文書事務改善主任が指定する事務を処理する。

2　起案文書に基づく発信文書には、当該起案文書の文書番号を付する。ただし、あいさつ状、お知らせその他軽易な通知文、収受した総合行政ネットワーク文書に基づき作成する発信文書及び第14条第2項の規定により起案登録を省略した文書に基づく発信文書については、文書番号を省略することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、財務会計システムにより作成される起案文書、総合行政ネットワーク文書(収受する場合に限る。)及びこれに基づく起案文書並びに第13条第2項及び第3項の規定により処理する文書については、文書番号を付すことを省略することができる。

2　勤務時間外に区に到達した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。

2　前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、随時に行う。

3　総合行政ネットワーク文書を受信する場合は、送受信用のICカード又はパスワード等を用いて行う。

4　総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次の各号に定めるところにより処理する。

5　前2項の規定による処理において、収受登録が必要な総合行政ネットワーク文書は、文書管理システム上に必要な事項を登録し、当該総合行政ネットワーク文書を添付文書として保存する。

6　通信回線を利用して電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。次項及び第8項において同じ。)を受信した場合は、別に定める処理基準に従い、収受登録が必要な電磁的記録は文書管理システム上に文書番号、文書共有範囲、情報公開区分及び件名、収受文書の収受日、相手先発信日及び発信者等を登録し、当該電磁的記録を添付文書として保存する。

7　前項の処理において、電磁的記録を直接添付すると文字化け等が起きるため文書管理システム上に保存することができない電磁的記録は、速やかに出力をし、紙に記録するものとする。この場合において、記録された紙については、第11条により処理する。

8　通信回線の利用により受信した電磁的記録については、総務部長が別に定める場合のほか、課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、前項の規定による処理を省略することができる。

2　前項においてその文書の内容が2以上の課に関連するもの及びその所管が不明確なものは、各部の庶務を担当する課に配付し、当該課長が所管を定める。

2　前項第1号の規定により文書事務改善主任から文書の配付を受けた者は、当該文書を次により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

3　電磁的記録以外の一般文書又は親展若しくは秘扱い文書を、第13条又は第17条の規定により文書管理システムにおいて処理する場合は、前項の処理を行うときに、スキャナ等により電磁的に記録し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これによりがたいときはこの限りでない。

4　前3項の規定にかかわらず、各種申請書、届書その他定例により処理する文書については、課長の定めるところにより、処理することができる。

2　一般文書は、施行期限の定められているものを除き、原則として課に配付された日から7日以内に処理しなければならない。

2　定例により処理する事案は、あらかじめ総務部長の承認を受け、回議用紙を用いず、専用の帳票(電磁的記録を含む。)を設けて処理することができる。

3　申請書等様式の定まつている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、当該文書の余白又は付せんに回議欄及び処理案を記載して処理することができる。

4　至急に回答等の処理を要する事案は、電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、軽易な事案を除き、処理後その取扱いを文書により明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、前条第2項及び第3項の規定により処理する事案に係る起案文書については、起案登録を省略することができる。

2　前項の印刷物には、その奥付けその他これに準ずる場所に、当該印刷物に係る起案文書の文書番号を記載しなければならない。ただし、総務課長が特別の理由があると認めるときは、その記載を省略することができる。

3　第1項に規定する印刷物の送付のほか、各課における資料及び図書の整理、保管及び利用に関しては、別に定める。

2　第13条第2項及び第3項の規定は、供覧及び報告の場合についても、準用する。

2　担当者が出張その他で不在となる場合は、あらかじめ係長又は他の職員に引継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

2　担当者は、起案文書の処理が完了したときは、次の各号に定めるところにより文書の完結の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。

2　前項の規定により作成した発信文書等(電磁的記録を出力することによつて作成したものにあつては、当該電磁的記録。)は、文書管理システム上又は財務会計システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めがあるものを除く。)又は別に定める軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。

2　軽易な対外文書は、部長名(会計室にあつては会計室長名)を用いるものとする。

3　軽易な対外文書のうち、公印を押印しないで発信できる文書は、課長名を用いることができる。

4　単に周知を図る目的で作成された文書(ちらし、ポスターその他の広報文書をいう。)にあつては、第1項の規定にかかわらず、区名又は部若しくは課名を用いるものとする。

5　時期を定めて大量に発信する文書で、その内容と体裁から区の機関が発信したものであることが一般に信頼され得ると認められるものについては、総務部長と協議の上、当該機関の職名のみを用い、氏名を省略して発信することができる。

6　対内文書には、職名のみを用い、氏名は省略する。

2　文書等の保管又は保存にあたつては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。

2　この規定に定めるもののほか電磁的記録の保存に関し必要な事項は、別に定める。

2　主管の課長は、毎年度末日までに、翌年度に発生する予定の文書等について、文書管理システムによりファイル基準表を作成しなければならない。

3　主管の課長は、ファイル基準表の内容に変動があつたときは、速やかに、文書管理システムにより当該ファイル基準表を修正しなければならない。ただし、第39条第1項の規定による保存文書の引継ぎを行つた後にファイル基準表の修正を行う必要が生じたときは、当該ファイル基準表の修正について、あらかじめ総務部長の承認(当該ファイル基準表の修正に係る保存文書が電磁的記録のみの場合にあつては、総務部長の同意)を得なければならない。

2　担当者は、文書等の完結登録をしたときは、当該文書等を直ちにフオルダーに収納し、自己の手元においてはならない。

2　前項の規定により文書等を保管するときは、3段キヤビネツトにあつては、当該会計年度の完結文書は上段、前年度分は中段、常時利用する文書等(以下「常用文書」という。)及び資料となる文書等は下段に収納し、その他のキヤビネツトにあつては、これに準ずるものとする。

2　常用文書は、移換えを行わない。

2　主管の課長は、文書等の保存年限が前項の規定によりがたいと認めるときは、総務部長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。

2　主管の課長は、保存箱により保存することが適当でない文書等について、総務部長の承認を得て、他の方法により整理しなければならない。

2　前項の保存文書は、保存箱ごとに書棚コードを表示し、総務課において保存する。

3　第1項の保存文書で、執務上常時必要とするものその他特別の理由があるものについては、総務部長の承認を得て、主管の課において保管することができる。

2　秘扱い文書等については、貸出し及び閲覧を禁止する。ただし、主管の課長が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3　保存文書の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、長期にわたり貸出しを要するときは、総務部長の承認を得て、当該期間貸出しを受けることができる。

4　保存文書の貸出しを受け又は閲覧をする者は、当該文書等の損傷、紛失等に注意するとともに、主管の課長の許可を得ないで転貸しをし、又は抜取り、追補、まつ消、訂正等をしてはならない。

5　保存文書を紛失し又はき損したときは、始末書に所属の課長の検印を受け、直ちに総務部長に届け出なければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主管の課長がなお必要と認めるものは、総務部長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。この場合において、執務上の参考となるものは、資料として主管の課その他で保管することができる。

3　長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過した後、総務部長と主管部長が協議して、保存の継続又は廃棄を決定することができる。

4　保存文書等の廃棄は、焼却、裁断その他適当な方法により行うものとする。ただし、秘扱い文書等については、復元できない方法で処理しなければならない。

5　電磁的記録は、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。

2　マイクロフイルムの取扱いについては、別に定める。

1　この規程は、昭和51年10月22日から施行し、昭和51年11月1日から適用する。ただし、第7条第1項、第9条第1項、第10条第1項及び第11条の規定は、昭和52年4月1日から適用し、これらの規定に係る事務の処理については、適用までの間、なお従前の例による。

2　東京都中野区回議様式(昭和38年中野区訓令第3号)は、昭和51年10月31日に廃止する。

3　現に存する文書管理カード、回議用紙は、必要な補正を加えたうえで、昭和52年3月31日まで、使用することができる。なお、その他の帳票(法令、条例及び規則その他の規定により様式の定められているものを除く。)については、当分の間、第13条第4号の規定による総務部長の承認を受けたものとみなす。

1　この規程は、昭和52年12月1日から施行する。

2　中野区役所文書保存規程(昭和44年中野区訓令第4号)は、昭和52年11月30日をもつて廃止する。

3　この規程施行の際現に存する帳票で、この規程により改正を必要とするものについては、新たに調製するまでの間、なお従前のものを使用することができる。

改正後の中野区文書管理規程は、昭和58年度(暦年により処理している文書については、昭和58年)に発生した文書から適用する。

課に相当する行政機関及び保健所の課において現に使用している文書の記号は、改正後の別表の規定により定めたものとみなす。

改正後の中野区文書管理規程は、昭和62年4月1日から適用する。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際現に存する回議用紙は、この訓令に基づき新たに調製するまでの間、必要な補正を加えたうえで、使用することができる。

改正後の第5条第2項及び第3項の規定は、平成5年4月1日から適用する。

1　この訓令は、平成6年6月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の中野区文書管理規程の規定により作成した第6号様式で、現に用紙が残存するものは、なお当分の間使用することができる。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

1　改正後の第35条第1項及び第36条の規定は、平成6年度(暦年により保存する文書にあっては、平成6年)以後に完結した文書について適用し、平成5年度(暦年により保存する文書にあっては、平成5年)以前に完結した文書については、なお従前の例による。

2　この訓令による改正前の中野区文書管理規程の規定により保存している永年保存文書は、改正後の規定による長期保存文書とみなす。

3　この訓令による改正前の中野区文書管理規程の規定により作成した第6号様式で、現に用紙が残存するものは、当分の間、必要な補正を加えたうえで使用することができる。

この訓令による改正前の中野区文書管理規程に規定する第6号様式による用紙で現に残存するものは、必要な修正を加え、なお使用することができる。

この訓令による改正前の中野区文書管理規程に規定する第6号様式による用紙で現に残存するものは、平成13年3月31日までの間、必要な修正を加え、なお使用することができる。

1　この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

2　改正後の第6章の規定は、平成15年4月1日以後に発生した文書等に適用し、同日前に発生した文書等については、なお従前の例による。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年2月15日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第29条、第31条、第39条、第43条及び別表の規定は、令和5年4月1日以後に発生した中野区文書管理規程第1条の2第1号に掲げる文書等について適用し、同日前に発生した同号に掲げる文書等については、なお従前の例による。