中野区文書管理規程

昭和51年10月22日

訓令第13号

東京都中野区役所文書管理規程(昭和47年中野区訓令第4号)の全部を次のように改正する。

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書等の取扱いに関し必要な事項を定め、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もつて事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)、図画、写真及びフィルムをいう。

(2) 電子署名 電子計算組織による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(地方公共団体の組織内ネットワークを相互に専用の通信回線で接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)に接続している電子計算組織を介して区と区民又は事業者等との間で交換される電磁的記録(地方公共団体相互間で交換される電子メールを除く。)をいう。

(4) 文書管理システム 庁内情報ネットワークシステム上で中野区の文書事務を処理するシステムをいう。

(5) 財務会計システム 庁内情報ネットワークシステム上で中野区の文書事務及び財務会計事務を処理するシステムをいう。

(6) 庁内情報ネットワークシステム 中野区情報政策の推進に関する規則(平成20年中野区規則第36号)第2条第10号に規定する庁内情報ネットワークシステムをいう。

(7) 部 中野区組織条例(昭和40年中野区条例第1号)に規定する室及び部並びに会計室をいう。

(8) 部長 前号に規定する室及び部の長をいう。ただし、会計室にあつては、会計室長をいう。

(9) 分野 部の事務分掌を区分したものをいう。

(10) 統括管理者 部長が指定する中野区組織規則(昭和53年中野区規則第20号。以下「組織規則」という。)第9条第2項の統括管理者及び会計室長をいう。

(11) 執行責任者 部長が指定する組織規則第9条第3項から第5項までの執行責任者及び会計室長が指定する執行責任者をいう。

(事務処理の原則)

第2条 事務の処理は、原則として文書(電磁的記録を含む。以下第9条を除き同じ。)により行う。

2 文書による事案の処理は、別に定める決定区分に従い決定を受けて行わなければならない。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、正確、迅速かつていねいに取扱うとともに、常に整理し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 文書は、左横書き、左とじとする。ただし、法令又は文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

(経営室長の職責)

第4条 文書等の収受、発送、保存その他文書事務に関しては、経営室長が統括する。

2 経営室長は、この規程に定める文書事務が適正に行われるよう必要に応じ各分野における文書等の取扱いについて調査し、又は適正な処理がなされるよう指導しなければならない。

3 前項に規定する事務は、経営室長の命を受けて経営室の経営に係る分野(以下「経営分野」という。)の統括管理者(以下「経営分野統括管理者」という。)が処理する。

(文書取扱者)

第5条 各分野に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、統括管理者が指名する。ただし、統括管理者は、特定の事務について必要があると認めるときは、当該事務に係る文書取扱者を別に指名することができる。

3 文書取扱者は、分野における次の事務を処理する。

(1) 文書等(総合行政ネットワーク文書を除く。)の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 総合行政ネットワーク文書の収受、配付及び発送並びに電子署名に関すること。

(3) 文書処理の促進に関すること。

(4) 文書等の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(6) 文書事務の進行管理に関すること。

(7) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(8) その他文書事務に関し必要なこと。

第6条 文書取扱者を指名したときは、その旨を速やかに経営室長に届け出なければならない。

(文書番号)

第7条 収受文書(第9条から第11条までの規定により収受の処理をする文書をいう。以下同じ。)、発信文書(第22条から第27条までの規定により発送の処理をする文書をいう。以下同じ。)及び起案文書(第13条及び第14条の規定により起案の処理をする文書をいう。以下同じ。)には、次に定めるところにより、記号及び番号(以下「文書番号」という。)を付する。

(1) 文書の記号は、当該文書の属する年度を示す数字の次に別表に定める区、主管の部及び分野又は事業所を示す文字を組み合わせたものとする。

(2) 文書の番号は、別表に定める分野又は事業所ごとの番号とし、4月1日に起こし、3月31日に止める。

(3) 前2号の規定にかかわらず、種類により一連の番号を付する必要のある文書の文書番号及び会計年度によりがたい文書の文書番号の取扱いについては、経営室長が定める。

2 起案文書に基づく発信文書には、当該起案文書の文書番号を付する。ただし、あいさつ状、お知らせその他軽易な通知文、収受した総合行政ネットワーク文書に基づき作成する発信文書及び第14条第2項の規定により起案登録を省略した文書に基づく発信文書については、文書番号を省略することができる。

3 第1項の規定にかかわらず、財務会計システムにより作成される起案文書、総合行政ネットワーク文書(収受する場合に限る。)及びこれに基づく起案文書並びに第13条第2項及び第3項の規定により処理する文書については、文書番号を付すことを省略することができる。

第8条 削除

第2章 収受及び配付

(区に到達した文書の処理)

第9条 区に到達した文書(各分野に直接到達したものを除く。)は、経営分野で受け付け、次に従い処理する。

(1) 一般文書及び親展又は秘扱い文書は、開封せず、封筒に受領印(別記第1号様式)を押す。

(2) 書留郵便により到達した文書は、書留文書受領簿(別記第3号様式)に登載する。

(3) 訴訟、和解、審査請求等に関する文書、入札書等受領の日時が権利の得喪に関係する文書は、第1号の受領印の下部に到達時刻を記載する。

(4) 金券が添付された文書は、別に定めるところに従い処理する。

2 勤務時間外に区に到達した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。

(通信回線の利用等による収受)

第9条の2 電磁的記録は、通信回線の利用により、又はフロッピーディスク、光ディスク等の媒体により収受することができる。ただし、区に対する申請、届出等の行為に係る電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)について、当該行為を行つた者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、経営室長が事前に承認したときに限る。

2 前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、随時に行う。

3 総合行政ネットワーク文書を受信する場合は、送受信用のICカード又はパスワード等を用いて行う。

4 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次の各号に定めるところにより処理する。

(1) 電子署名を付与した総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、当該総合行政ネットワーク文書が当該措置を行つた者の作成に係るものであり、かつ、改変が行われていないことを確認した後、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対し、受領の通知をする。

(2) 電子署名のない総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、形式上の誤りがないときは、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対し、受領の通知をする。

5 前2項の規定による処理において、収受登録が必要な総合行政ネットワーク文書は、文書管理システム上に必要な事項を登録し、当該総合行政ネットワーク文書を添付文書として保存する。

6 通信回線を利用して電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。次項及び第8項において同じ。)を受信した場合は、別に定める処理基準に従い、収受登録が必要な電磁的記録は文書管理システム上に文書番号、文書共有範囲、情報公開区分及び件名、収受文書の収受日、相手先発信日及び発信者等を登録し、当該電磁的記録を添付文書として保存する。

7 前項の処理において、電磁的記録を直接添付すると文字化け等が起きるため文書管理システム上に保存することができない電磁的記録は、速やかに出力をし、紙に記録するものとする。この場合において、記録された紙については、第11条により処理する。

8 通信回線の利用により受信した電磁的記録については、経営室長が別に定める場合のほか、統括管理者が簡易な取扱いができるものと認める場合は、前項の規定による処理を省略することができる。

(配付)

第10条 前2条により処理した文書(各分野に直接到達したものを除く。)は、経営分野において次に定めるところにより配付する。

(1) 書留文書は、所管する分野の文書取扱者に配付し、書留文書受領簿に受領印を受ける。

(2) 電磁的記録は、通信回線の利用により、又はフロッピーディスク、光ディスク等の媒体により所管する分野の文書取扱者に配付する。

(3) 第1号に定めるもの以外の文書は、所管する分野の文書取扱者に配付する。

2 前項においてその文書の内容が2以上の分野に関連するもの及びその所管が不明確なものは、各部の経営を担当する分野に配付し、当該分野の統括管理者が所管を定める。

(分野における文書の収受)

第11条 文書取扱者は、前条の規定により配付を受けた文書及び各分野に直接到達した文書を次により処理しなければならない。

(1) 一般文書は、開封の上、収受印(別記第3号様式の2)を押して担当者に配付し、親展又は秘扱い文書は、名宛人に配付する。

(2) 前号の収受印は、文書の種類により一連の番号を付する必要がある場合は、別に定めることができる。この場合においては、事前に経営室長の承認を受けなければならない。

(3) 緊急、異例又は結果の重大性に応じて特別な処理を必要とする文書にあつては、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受ける。

(4) 配付を受けた文書のうち、その分野の所管に属さない文書があるときは、直ちに当該部の経営を担当する分野に送付する。この場合において、当該文書がその部の所管に属さないものであるときは、直ちに経営分野に返付する。

2 前項第1号の規定により文書取扱者から文書の配付を受けた者は、当該文書を次により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(1) 一般文書の配付を受けた担当者は、文書管理システム上で、第9条の2第6項に規定する事項を入力し、又は記載することにより文書の登録(以下「収受登録」という。)を行う。

(2) 親展又は秘扱い文書の配付を受けた名宛人は、閲覧後、一般文書と同様に処理する必要があると認めるときは、収受印を押すとともに、収受登録を行う。

3 電磁的記録以外の一般文書又は親展若しくは秘扱い文書を、第13条又は第17条の規定により文書管理システムにおいて処理する場合は、前項の処理を行うときに、スキャナ等により電磁的に記録し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これによりがたいときはこの限りでない。

4 前3項の規定にかかわらず、各種申請書、届書その他定例により処理する文書については、統括管理者の定めるところにより、処理することができる。

第3章 文書の処理

(処理の方針)

第12条 文書は、すべて統括管理者の指揮に従い執行責任者又は担当者において、迅速かつ適正に処理しなければならない。

2 一般文書は、施行期限の定められているものを除き、原則として分野に配付された日から7日以内に処理しなければならない。

(起案)

第13条 起案は、次の各号に従い、速やかに処理を行わなければならない。

(1) 起案は、文書管理システム上若しくは財務会計システム上で電磁的記録を入力し、記録することにより、又は文書管理システム上で電磁的記録を入力し、記録したものを回議用紙(別記第4号様式)に出力することにより平易簡明に行う。

(2) 前号の規定による起案文書には、原則として次に掲げる事項を記載し、及び必要に応じて参考資料(電磁的記録を含む。)を添付する。

 決定を求める事項

 起案理由

 関係法令

 予算措置

 事実の調査

 経過

 前例

 その他参考事項

(3) 起案文書の字句を加除訂正するときは、訂正箇所を電磁的に表示し、若しくは記録し、又は訂正箇所に担当者の認印を押さなければならない。

2 定例により処理する事案は、あらかじめ経営室長の承認を受け、回議用紙を用いず、専用の帳票(電磁的記録を含む。)を設けて処理することができる。

3 申請書等様式の定まつている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、当該文書の余白又は付せんに回議欄及び処理案を記載して処理することができる。

4 至急に回答等の処理を要する事案は、電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、軽易な事案を除き、処理後その取扱いを文書により明らかにしておかなければならない。

(起案の登録)

第14条 起案文書を回議に付すときは、担当者は文書番号、件名、施行予定日、起案日、担当者等を文書管理システム上又は財務会計システム上で入力することにより、文書の登録(以下「起案登録」という。)を行なわなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、前条第2項及び第3項の規定により処理する事案に係る起案文書については、起案登録を省略することができる。

(印刷物の送付等)

第14条の2 区民等に対する情報提供の促進に資するため、区が発行する書籍、パンフレツト、リーフレツトその他これに準ずるもので、次に掲げる印刷物を作成したときは、主管の統括管理者は、政策室の広報に係る分野へ1部送付するとともに、政策室の広報に係る分野の統括管理者が特に必要と認める印刷物にあつては、区政資料センター、区民活動センター、図書館等へ必要部数を送付しなければならない。

(1) 予算、決算、財政状況その他区の行政全般又は各事務事業全般の計画及び実施状況に関するもの

(2) 区の行政全般についての広報に関するもの。ただし、区報及びこれに類するものを除く。

(3) 事務事業の概要、手引、しおりその他事務事業についての案内、指導及び説明に関するもの

(4) 統計書、年報、調査研究等の報告書その他区政資料として保管利用すべきもの

2 前項の印刷物には、その奥付けその他これに準ずる場所に、当該印刷物に係る起案文書の文書番号を記載しなければならない。ただし、経営分野統括管理者が特別の理由があると認めるときは、その記載を省略することができる。

3 第1項に規定する印刷物の送付のほか、各分野における資料及び図書の整理、保管及び利用に関しては、別に定める。

(決定及び回議の方法)

第15条 起案文書の決定及び回議の方法については、別に定める。

第16条 削除

(供覧及び報告)

第17条 上司に対する情報提供又は報告のため回議する文書は、文書管理システム上で電磁的記録により、又は回議用紙を用いて速やかに処理しなければならない。ただし、回議する文書の内容が軽易である場合は、電子メールを使用して回付することができる。

2 第13条第2項及び第3項の規定は、供覧及び報告の場合についても、準用する。

第4章 進行管理

(処理状況の明確化)

第18条 文書取扱者は、常に文書の処理状況を明確にしておかなければならない。

2 担当者が出張その他で不在となる場合は、あらかじめ執行責任者又は他の職員に引継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の完結等)

第19条 担当者は、回議に付された起案文書が決定を受けたときは、文書管理システム上若しくは財務会計システム上で決定日を入力し、又は記載しなければならない。

2 担当者は、起案文書の処理が完了したときは、次の各号に定めるところにより文書の完結の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。

(1) 文書管理システムにより起案文書を作成したときは、文書管理システム上で完結日を入力する。

(2) 財務会計システムにより起案文書を作成したときは、財務会計システムにより決定された時点をもつて、完結登録されたものとみなす。

(未完結文書の追求)

第20条 文書取扱者は、文書管理システム等により、未完結文書(収受登録又は起案登録をした後完結登録をしていない文書をいう。)について調査し、処理の促進を図らなければならない。

(文書の処理状況の調査)

第21条 経営室長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、主管の統括管理者から報告を受け、それに基づき主管の統括管理者に指示を与えることができる。

第5章 発信文書等の作成及び発送等

(発信文書等の作成等)

第22条 発信文書等は、決定された起案文書の案文に基づき作成する。

2 前項の規定により作成した発信文書等(電磁的記録を出力することによつて作成したものにあつては、当該電磁的記録。)は、文書管理システム上又は財務会計システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

(照合)

第23条 前条により作成した発信文書は、起案文書の案文と照合し、その正確を期さなければならない。

(公印の押印)

第24条 前2条の規定により作成した文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)には、中野区公印規則(昭和50年中野区規則第5号。以下「公印規則」という。)の定めるところにより、公印(その印影を印刷したもの及び電子公印によるものを含む。)を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めがあるものを除く。)又は別に定める軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。

(電子署名)

第24条の2 総合行政ネットワーク文書については、次の各号に定めるところにより電子署名を行う。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

(1) 電子署名の付与を受けようとする者は、電子署名の付与を受けようとする電磁的記録を文書管理システム上又は財務会計システム上で起案し、決定した上で、文書取扱者に対し、電子署名の付与を依頼する。

(2) 前号の規定による依頼を受けた文書取扱者は、電子署名の付与を受けようとする者をして電子署名を付与する電磁的記録を総合行政ネットワークに接続している電子計算組織に表示させ、公印管理者(公印規則第4条に規定する公印管理者をいう。以下同じ。)に対し、電子署名に関する審査を依頼する。

(3) 前号の規定による依頼を受けた公印管理者は、電子署名を付与する電磁的記録について、電子署名の付与を適当と認めたときは、文書管理システム上で照合し、又は財務会計システム上の電磁的記録と照合し、照合済みの記録をするとともに、文書取扱者に対し、電子署名用のICカードを貸し出す。

(4) 文書取扱者は、前号の規定によるICカードの貸出しを受けたときは、当該ICカードを用いて電子署名の付与をした後、速やかに公印管理者へ当該ICカードを返却する。

2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

(発送)

第25条 発信文書は、分野ごとに文書取扱者がまとめ、郵送便、交換便その他に区分けし、郵送文書は、別に定めるところにより経営分野に発送依頼を行う。ただし、必要があると認めたものについては、この限りでない。

(総合行政ネットワーク文書の発送)

第25条の2 総合行政ネットワーク文書を送信する場合は、送受信用のICカード又はパスワード等を用いて行うものとし、電子署名を付与する電磁的記録を送信する場合は、電子署名用のICカードで電子署名を付与した後に送受信用のICカード又はパスワード等を用いて行うものとする。

(電磁的記録の発送)

第25条の3 電磁的記録を、通信回線の利用により発送するために必要な事項については、別に定める。

(文書の発信者名)

第26条 文書の発信者名は、区長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、副区長名、室長名若しくは部長名又は区名を用いることができる。

2 軽易な対外文書は、室長名又は部長名(会計室にあつては会計室長名)を用いるものとする。

3 軽易な対外文書のうち、公印を押印しないで発信できる文書は、参事名又は副参事名を用いることができる。

4 単に周知を図る目的で作成された文書(ちらし、ポスターその他の広報文書をいう。)にあつては、第1項の規定にかかわらず、区名又は部若しくは分野名を用いるものとする。

5 時期を定めて大量に発信する文書で、その内容と体裁から区の機関が発信したものであることが一般に信頼され得ると認められるものについては、経営室長と協議の上、当該機関の職名のみを用い、氏名を省略して発信することができる。

6 対内文書には、職名のみを用い、氏名は省略する。

(事案担当者の表示)

第27条 発信文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて文書の末尾、欄外等に部及び分野名、担当者の氏名等を表示することができる。

第6章 文書等の整理、保管及び保存

(文書等の整理)

第28条 文書等は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出し、又は表示できるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書等の保管又は保存にあたつては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。

(電磁的記録の保存)

第28条の2 電磁的記録は、庁内情報ネットワーク上、電子的媒体又は磁気的媒体に保存する。

2 この規定に定めるもののほか電磁的記録の保存に関し必要な事項は、別に定める。

(文書等の保管)

第29条 文書等は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで主管の分野において保管する。

(ファイル基準表)

第30条 各分野で保管する文書等及び庁内情報ネットワークシステム上で作成され、又は保存された電磁的記録の分類及び整理は、ファイル基準表に従つて行うものとする。

2 主管の統括管理者は、毎年度末日までに、翌年度に発生する予定の文書等について、文書管理システムによりファイル基準表を作成しなければならない。

3 主管の統括管理者は、ファイル基準表の内容に変動があつたときは、速やかに、文書管理システムにより当該ファイル基準表を修正しなければならない。ただし、第39条第1項の規定による保存文書の引継ぎを行つた後にファイル基準表の修正を行う必要が生じたときは、当該ファイル基準表の修正について、あらかじめ経営室長の承認(当該ファイル基準表の修正に係る保存文書が電磁的記録のみの場合にあつては、経営室長の同意)を得なければならない。

(保管用具)

第31条 文書等(電磁的記録を除く。以下この条から第34条まで及び第38条から第41条までにおいて同じ。)の整理及び保管には、キヤビネツト及びフアイリング用具を使用する。ただし、キヤビネツトに収納することが不適当な文書等については、書類庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(保管文書等の整理)

第32条 担当者は、未完結の文書等をフオルダーに入れてキヤビネツトの一定の位置に収納しておかなければならない。

2 担当者は、文書等の完結登録をしたときは、当該文書等を直ちにフオルダーに収納し、自己の手元においてはならない。

(完結文書の整理及び保管)

第33条 文書取扱者は、完結文書(完結登録をした文書をいう。以下同じ。)を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、フオルダーに入れてキヤビネツトに収納しておくものとする。

2 前項の規定により文書等を保管するときは、3段キヤビネツトにあつては、当該会計年度の完結文書は上段、前年度分は中段、常時利用する文書等(以下「常用文書」という。)及び資料となる文書等は下段に収納し、その他のキヤビネツトにあつては、これに準ずるものとする。

(移換え)

第34条 文書等の移換えは、毎年度末に行う。ただし、会計年度によりがたい文書等については、この限りでない。

2 常用文書は、移換えを行わない。

(文書等の保存年限)

第35条 文書等の保存年限の種別は、長期保存、10年保存、7年保存、5年保存及び3年保存とする。

2 主管の統括管理者は、文書等の保存年限が前項の規定によりがたいと認めるときは、経営室長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。

(保存年限の設定)

第36条 文書等の保存年限は、別に経営室長が定める文書等保存年限設定基準及びこれに基づき主管の統括管理者が定めるフアイル基準表によるものとする。

(保存年限の計算)

第37条 文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度初日から起算する。ただし、暦年により保存する文書等は、その翌年初日から起算する。

(保存文書の整理)

第38条 文書取扱者は、保存を必要とする文書等(以下「保存文書」という。)について、毎年4月1日から5月末日までに、次の各号により整理しなければならない。

(1) 保存文書は、会計年度又は暦年により保存年限別に仕分けし、整理する。

(2) 保存文書は、フオルダーに入れたまま保存箱に収納する。ただし、特に必要がある場合には、編てつ(とじひも等を使用し、文書等をとじることをいう。)して収納することができる。

(3) 相互に密接な関連を有する2以上の文書等は、1件として整理する。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては、主たる文書等の分類項目による。

(4) 保存箱には、保存文書の主な内容、保存年限、発生年度(年)、廃棄年月及び主管の部及び分野名並びに保存箱番号を表示する。

2 主管の統括管理者は、保存箱により保存することが適当でない文書等について、経営室長の承認を得て、他の方法により整理しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第39条 主管の統括管理者は、前条の規定により整理の完了した保存文書について、毎年6月末日までに、保存箱に収納したフォルダの名称を文書管理システム上で登録した後、経営室長に引き継がなければならない。ただし、平成14年度以前に発生した文書の引継ぎの方法については、主管の統括管理者と経営室長が協議して定めるものとする。

2 前項の保存文書は、保存箱ごとに書棚コードを表示し、経営分野において保存する。

3 第1項の保存文書で、執務上常時必要とするものその他特別の理由があるものについては、経営室長の承認を得て、主管の分野において保管することができる。

第40条 削除

(文書等の利用)

第41条 経営分野で保存する文書等の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、保存文書貸出・閲覧票(別記第7号様式)により経営室長に申し出なければならない。

2 秘扱い文書等については、貸出し及び閲覧を禁止する。ただし、主管の統括管理者が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3 保存文書の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、長期にわたり貸出しを要するときは、経営室長の承認を得て、当該期間貸出しを受けることができる。

4 保存文書の貸出しを受け又は閲覧をする者は、当該文書等の損傷、紛失等に注意するとともに、主管の統括管理者の許可を得ないで転貸しをし、又は抜取り、追補、まつ消、訂正等をしてはならない。

5 保存文書を紛失し又はき損したときは、始末書に所属の統括管理者の検印を受け、直ちに経営室長に届け出なければならない。

(電磁的記録の閲覧)

第41条の2 電磁的に記録された保存文書については、経営室長への引継ぎ終了後においても閲覧することができる。

(廃棄)

第42条 保存年限を経過した文書等は、経営室長が毎年6月に廃棄する。ただし、保存文書以外の文書等(文書管理システム上の電磁的記録を除く。)については、主管の分野で廃棄する。

2 前項の規定にかかわらず、主管の統括管理者がなお必要と認めるものは、経営室長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。この場合において、執務上の参考となるものは、資料として主管の分野その他で保管することができる。

3 長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過した後、経営室長と主管部長が協議して、保存の継続又は廃棄を決定することができる。

4 保存文書等の廃棄は、焼却、裁断その他適当な方法により行うものとする。ただし、秘扱い文書等については、復元できない方法で処理しなければならない。

5 電磁的記録は、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。

第43条 削除

(保存方法の特例)

第44条 保存文書のうち、経営室長の指定するものは、マイクロフイルムに撮影して保存することができる。

2 マイクロフイルムの取扱いについては、別に定める。

(調査等)

第45条 経営室長は、主管の分野で保管する文書等及び長期保存文書以外の保存文書について、適正に保管又は保存されているかどうかを調査し、必要と認めるときは、再整理その他適当な措置を講ずべきことを命ずることができる。

第7章 雑則

(認印)

第46条 受領印、訂正印その他文書事務に関し利用する認印は、楷書等判読の容易な字体のものを用い、かつ長期間経過後においても印影に変化を生じないものでなければならない。

(秘扱い文書等の特例)

第47条 秘扱い文書、人事文書その他重要な扱いを必要とする文書の取扱いについては、あらかじめ経営室長の承認を得て、この規程の定めによらないことができる。

(コンテンツマネジメントシステムにより作成される文書等の特例)

第47条の2 コンテンツマネジメントシステム(公式ホームページ上のコンテンツの作成及びその承認を行うプログラムをいう。)により作成される文書等の取扱いについては、この規程の定めによらないことができる。

(事業所等の文書等の取扱い)

第48条 分野に相当する行政機関以外の事業所等における文書等の取扱いについては、この規程の定めるところに準じて、当該事業所等を所管する統括管理者が定めるものとする。

(文書取扱者会議)

第49条 経営室長は、この規程その他に定める文書等の取扱いに関し必要と認めるときは、文書取扱者会議を開催し、文書事務の連絡調整を図るものとする。

(補則)

第50条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

1 この規程は、昭和51年10月22日から施行し、昭和51年11月1日から適用する。ただし、第7条第1項第9条第1項第10条第1項及び第11条の規定は、昭和52年4月1日から適用し、これらの規定に係る事務の処理については、適用までの間、なお従前の例による。

2 東京都中野区回議様式(昭和38年中野区訓令第3号)は、昭和51年10月31日に廃止する。

3 現に存する文書管理カード、回議用紙は、必要な補正を加えたうえで、昭和52年3月31日まで、使用することができる。なお、その他の帳票(法令、条例及び規則その他の規定により様式の定められているものを除く。)については、当分の間、第13条第4号の規定による総務部長の承認を受けたものとみなす。

附 則(昭和52年11月15日訓令第27号)

1 この規程は、昭和52年12月1日から施行する。

2 中野区役所文書保存規程(昭和44年中野区訓令第4号)は、昭和52年11月30日をもつて廃止する。

3 この規程施行の際現に存する帳票で、この規程により改正を必要とするものについては、新たに調製するまでの間、なお従前のものを使用することができる。

附 則(昭和59年9月14日訓令第22号)

改正後の中野区文書管理規程は、昭和58年度(暦年により処理している文書については、昭和58年)に発生した文書から適用する。

附 則(昭和61年4月1日訓令第20号)

課に相当する行政機関及び保健所の課において現に使用している文書の記号は、改正後の別表の規定により定めたものとみなす。

附 則(昭和62年6月3日訓令第7号)

改正後の中野区文書管理規程は、昭和62年4月1日から適用する。

附 則(平成2年3月31日訓令第11号)

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

附 則(平成3年3月28日訓令第10号)

1 この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

2 この訓令施行の際現に存する回議用紙は、この訓令に基づき新たに調製するまでの間、必要な補正を加えたうえで、使用することができる。

附 則(平成5年4月28日訓令第10号)

改正後の第5条第2項及び第3項の規定は、平成5年4月1日から適用する。

附 則(平成6年5月27日訓令第11号)

1 この訓令は、平成6年6月1日から施行する。

2 この訓令による改正前の中野区文書管理規程の規定により作成した第6号様式で、現に用紙が残存するものは、なお当分の間使用することができる。

附 則(平成7年3月31日訓令第11号)

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成8年4月1日訓令第10号)

1 改正後の第35条第1項及び第36条の規定は、平成6年度(暦年により保存する文書にあっては、平成6年)以後に完結した文書について適用し、平成5年度(暦年により保存する文書にあっては、平成5年)以前に完結した文書については、なお従前の例による。

2 この訓令による改正前の中野区文書管理規程の規定により保存している永年保存文書は、改正後の規定による長期保存文書とみなす。

3 この訓令による改正前の中野区文書管理規程の規定により作成した第6号様式で、現に用紙が残存するものは、当分の間、必要な補正を加えたうえで使用することができる。

附 則(平成10年12月7日訓令第39号)

この訓令による改正前の中野区文書管理規程に規定する第6号様式による用紙で現に残存するものは、必要な修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成12年4月1日訓令第27号)

この訓令による改正前の中野区文書管理規程に規定する第6号様式による用紙で現に残存するものは、平成13年3月31日までの間、必要な修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成15年3月31日訓令第1号)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

2 改正後の第6章の規定は、平成15年4月1日以後に発生した文書等に適用し、同日前に発生した文書等については、なお従前の例による。

附 則(平成18年3月31日訓令第12号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第14号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表(第7条関係)

分野又は事業所

記号

政策室企画分野

中政企

政策室予算分野

中政予

政策室広報分野

中政広

政策室業務マネジメント改革分野

中政業

経営室経営分野

中経経

経営室人事分野

中経人

経営室施設分野

中経施

経営室行政監理分野

中経行

経営室経理分野

中経理

経営室用地分野

中経用

経営室生活・交通安全分野

中経生

経営室新区役所整備分野

中経新

都市政策推進室産業振興分野

中都産

都市政策推進室都市観光・地域活性化分野

中都観

都市政策推進室中野駅周辺まちづくり分野

中都中

地域支えあい推進室地域活動推進分野

中地地

地域支えあい推進室地域包括ケア推進分野

中地包

地域支えあい推進室中部すこやか福祉センター(地域支援分野)、東部区民活動センター、桃園区民活動センター、昭和区民活動センター、東中野区民活動センター、上高田区民活動センター、文園児童館、上高田児童館、キッズ・プラザ塔山、キッズ・プラザ白桜、キッズ・プラザ桃花、キッズ・プラザ谷戸、谷戸学童クラブ、塔山学童クラブ、桃花学童クラブ、桃園第二学童クラブ、白桜学童クラブ、上高田学童クラブ及び城山ふれあいの家

中地ち

地域支えあい推進室中部すこやか福祉センター(地域ケア分野)

中地チ

地域支えあい推進室北部すこやか福祉センター(地域支援分野)、新井区民活動センター、江古田区民活動センター、沼袋区民活動センター、野方区民活動センター、新井薬師児童館、野方児童館、北原児童館、みずの塔ふれあいの家、キッズ・プラザ江古田、キッズ・プラザ緑野、新井学童クラブ、江原学童クラブ、江古田学童クラブ、緑野学童クラブ、北原学童クラブ及び平和の森学童クラブ

中地ほ

地域支えあい推進室北部すこやか福祉センター(地域ケア分野)

中地ホ

地域支えあい推進室南部すこやか福祉センター(地域支援分野)、南中野区民活動センター、弥生区民活動センター、鍋横区民活動センター、南中野児童館、朝日が丘児童館、宮の台児童館、みなみ児童館、弥生児童館、キッズ・プラザ新山、中野神明学童クラブ、多田学童クラブ、新山学童クラブ、向台学童クラブ、桃園学童クラブ及び中野本郷学童クラブ

中地な

地域支えあい推進室南部すこやか福祉センター(地域ケア分野)

中地ナ

地域支えあい推進室鷺宮すこやか福祉センター(地域支援分野)、大和区民活動センター、鷺宮区民活動センター、上鷺宮区民活動センター、大和児童館、大和西児童館、鷺宮児童館、西中野児童館、若宮児童館、かみさぎ児童館、キッズ・プラザ武蔵台、啓明学童クラブ、大和学童クラブ、鷺宮学童クラブ、西中野学童クラブ、若宮学童クラブ、武蔵台学童クラブ及びかみさぎ学童クラブ

中地さ

地域支えあい推進室鷺宮すこやか福祉センター(地域ケア分野)

中地サ

区民サービス管理部区民サービス分野

中区区

区民サービス管理部情報システム分野

中区情

区民サービス管理部戸籍住民分野、南中野地域事務所、東部地域事務所、江古田地域事務所、野方地域事務所及び鷺宮地域事務所

中区戸

区民サービス管理部税務分野

中区税

区民サービス管理部保険医療分野

中区医

区民サービス管理部介護保険分野

中区介

子ども教育部子ども教育経営分野

中子経

子ども教育部学校教育分野

中子学

子ども教育部子育て支援分野

中子家

子ども教育部子ども特別支援分野

中子特

子ども教育部保育園・幼稚園分野

中子保

子ども教育部幼児施設整備分野

中子幼

子ども教育部子ども教育施設分野

中子施

健康福祉部福祉推進分野

中健福

健康福祉部健康推進分野

中健健

健康福祉部保健予防分野

中健予

健康福祉部文化・スポーツ分野

中健文

健康福祉部障害福祉分野

中健障

健康福祉部生活援護分野

中健援

環境部地球温暖化対策分野

中環地

環境部ごみゼロ推進分野

中環ご

環境部生活環境分野

中環生

地域まちづくり推進部まちづくり企画分野

中ま企

地域まちづくり推進部北東部まちづくり分野

中ま北東

地域まちづくり推進部北西部まちづくり分野

中ま北西

地域まちづくり推進部西部まちづくり分野

中ま西部

地域まちづくり推進部東部・南部まちづくり分野

中ま東南

都市基盤部都市計画分野

中都計

都市基盤部道路分野

中都道

都市基盤部公園分野

中都公

都市基盤部建築分野

中都建

都市基盤部住宅政策分野

中都住

都市基盤部防災分野

中都防

会計室

中会

第1号様式(第9条関係)

 略

第2号様式 削除

第3号様式(第9条関係)

 略

第3号様式の2(第11条関係)

 略

第4号様式(第13条関係)

 略

第5号様式及び第6号様式 削除

第7号様式(第41条関係)

 略

中野区文書管理規程

昭和51年10月22日 訓令第13号

(平成30年11月26日施行)

体系情報
第3編 組織・事務/第2章 長/第5節 文書その他の事務処理
沿革情報
昭和51年10月22日 訓令第13号
昭和52年1月1日 訓令第16号
昭和52年1月1日 訓令第20号
昭和52年11月15日 訓令第27号
昭和53年1月1日 訓令第7号
昭和56年1月1日 訓令第6号
昭和58年1月1日 訓令第8号
昭和58年1月1日 訓令第12号
昭和59年1月1日 訓令第9号
昭和59年9月14日 訓令第22号
昭和61年4月1日 訓令第20号
昭和62年6月3日 訓令第7号
昭和63年1月1日 訓令第4号
昭和64年1月1日 訓令第1号
平成2年1月1日 訓令第26号
平成2年3月31日 訓令第11号
平成3年3月28日 訓令第10号
平成4年1月1日 訓令第9号
平成5年4月28日 訓令第10号
平成6年1月1日 訓令第5号
平成6年5月27日 訓令第11号
平成7年3月31日 訓令第11号
平成8年4月1日 訓令第10号
平成9年1月1日 訓令第13号
平成10年1月1日 訓令第1号
平成10年1月1日 訓令第33号
平成10年12月7日 訓令第39号
平成11年1月1日 訓令第2号
平成12年4月1日 訓令第27号
平成13年4月1日 訓令第2号
平成14年4月1日 訓令第14号
平成15年3月31日 訓令第1号
平成16年4月1日 訓令第4号
平成17年4月1日 訓令第12号
平成17年11月1日 訓令第19号
平成18年3月31日 訓令第12号
平成19年3月30日 訓令第7号
平成20年4月1日 訓令第6号
平成21年4月1日 訓令第1号
平成22年4月1日 訓令第3号
平成22年6月15日 訓令第18号
平成22年7月26日 訓令第31号
平成23年4月1日 訓令第8号
平成23年7月19日 訓令第34号
平成24年4月1日 訓令第6号
平成25年4月1日 訓令第2号
平成25年10月1日 訓令第13号
平成26年4月1日 訓令第4号
平成27年4月1日 訓令第1号
平成28年4月1日 訓令第6号
平成29年3月31日 訓令第9号
平成30年3月30日 訓令第14号
平成30年11月26日 訓令第22号