中野区文書管理規程運用細目
1991年5月31日
要綱第126号
注 2019年3月から改正経過を注記した。
文書管理規程運用細目(昭和52年中野区要綱第21号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この要綱は、中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号。以下「規程」という。)の運用について、印刷及び発送の事務の処理に関するものを除き、必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第1条の2 この要綱で使用する用語の意義は、規程及び中野区事案決定規程(平成31年中野区訓令第5号)で使用する用語の例による。
(2019要綱36・一部改正)
(課における文書処理の方針及び基準)
第2条 課長は、文書処理の方針を定め、課内の職員に示すものとする。
2 課長は、定例的に処理する文書について次に掲げる処理基準を定めなければならない。
(1) 収受文書のうち登録を要しない文書及び特別な処理を必要とする文書の判別基準
(2) 文書の種別に応じた施行期限を定める基準
(3) 帳票を設けて処理すべき文書を指定する基準
(4) 起案を省略して処理する文書の判別基準
(5) 供覧にとどめる文書の判別基準
(6) 文書の種別に応じた発信者名の基準
(2019要綱36・一部改正)
(複数の発信文書の文書番号)
第3条 一の起案文書に基づき複数の文書を発信する場合の文書番号は、すべて同一のものとし、枝番号を用いることはできない。
第4条 削除
(帳票設定の取扱い)
第5条 規程第13条第2項の規定に基づき帳票を設けて事案を処理する場合の総務部長の承認は、総務課長が行う。
3 総務課長は、前項の申請を受けたときは、当該帳票の内容、形式等が別記の帳票設定基準に適合しているか否かを審査し、適合しないと認めるときは、必要な補正又は訂正を行うよう指導するものとする。
4 総務課長は、帳票の設定を承認したときは、承認番号を定め、帳票設定承認通知書(別記第2号様式)により通知しなければならない。
5 前項の承認番号は、帳票の使用を開始する年度を示す数字の次に承認順の一連の番号を付したものとする。
6 承認を受けた帳票には、承認番号を表示しなければならない。
7 前各項の規定は、既に承認を受けた帳票の主要な部分を改正する場合に準用する。
8 既に承認を受けた帳票を廃止しようとするときは、その旨を総務課長に届け出なければならない。
(2019要綱36・一部改正)
(回議の順序)
第6条 起案文書の回議の順序は、原則として、次に定めるところによる。
(1) 決定権者の電子署名又は押印若しくは署名は、当該事案の決定に関与すべき者の関与が終了したことを確認してから行う。
(2) 審議は、下位の職位から行う。
(3) 協議は、次に掲げるとおりとする。
ア 協議は、事案の内容に最も関係のある課長及び部長から順次行う。
イ 課長決定事案における課長の協議は、主管の係長の審議の直後に行う。
ウ 部長決定事案における課長及び部長の協議は、主管の課長の審議の直後に課長、部長の順に行う。
エ 副区長決定事案及び区長決定事案における課長及び部長の協議は、主管の部長の審議の直後に課長、部長の順に行う。
(4) 審査は、次に掲げるとおりとする。
ア 課長決定事案における審査は、主管の係長の審議の直後に行う。
イ 部長決定事案における審査は、主管の課長の審議の直後に行う。
ウ 副区長決定事案及び区長決定事案における審査は、主管の部長の審議の直後に行う。
エ 協議がある場合は、協議の直後に行う。
オ 複数の審査がある場合は、適宜の順序で行う。
カ 審査担当者の審査については、別に定めるところによる。
(2019要綱36・2019要綱62・一部改正)
(審議における検討事項)
第7条 事案の決定に審議として関与する者は、起案文書について審議を行うに当たり、次に掲げる事項について検討しなければならない。
(1) 形式的な事項
ア 中野区公文規程(昭和51年中野区訓令第14号)に従った用字、用語等が使われているか。
イ 決定権限は、正当に行使されているか。
ウ 発信者及びあて先は適当か。
エ 関与は、正しく行われているか。
オ 正しい様式が用いられているか。
(2) 内容
ア 根拠法令及びその条文は正確か。
イ 処理手続は適法か。
ウ 文章の構成及び表現は、内容を正確に表しているか。
エ 事案を実施する形式は適当か。
(電磁的記録による申請、届出等の行為に係る事前の承認)
第8条 規程第9条の2第1項に規定する総務部長の事前の承認は、総務課長が行う。
(2019要綱36・一部改正)
(電磁的記録の紙への記録の省略)
第8条の2 規程第9条の2第8項に規定する総務部長が別に定める場合とは、次に掲げる場合とする。
(1) 事務連絡その他の簡易な通知又は照会の場合
(2) 区民等からの事実に関する問合せの場合
(2019要綱36・一部改正)
(公印及び電子署名の省略)
第9条 規程第24条第2項前段並びに第24条の2第1項ただし書及び第2項ただし書に規定する軽易な文書は、おおむね次に例示するとおりとする。
(1) 会議の開催通知文
(2) 催し等の招待状、案内状、送り状、礼状及びあいさつ状
(3) 国又は地方公共団体に対する発信文書のうち、担当者又は係長の決定事案で当該起案文書が1年以下で廃棄されるもの
(4) 国又は地方公共団体に対する発信文書のうち、当該国又は地方公共団体から公印の押印を省略する旨の求めがあったもの
(2019要綱36・2021要綱48・一部改正)
3 総務課長は、前項の承認に当たっては、当該文書に、必要な補正又は訂正を加えることができる。
(2019要綱36・一部改正)
(文書の分類方法)
第11条 文書の分類は、個々の事業を単位とし、その事業に関する事務が発生し、完結するまでの一連の経緯が容易に把握できるよう分類する。
2 文書の分類は、大分類、文書区分、中分類、小分類及び細分類の5段階分類とする。
3 前項の規定による分類に付す名称は、大分類に課名、文書区分に共通、一般、定例、台帳又はその他事業のいずれかの区分名、中分類に施策名、小分類に事務事業名、細分類に事業メニュー名をあてる。
(2019要綱36・一部改正)
(ファイル基準表)
第12条 ファイル基準表の様式は、総務課長が定める。
2 ファイル基準表は、課ごとに作成する。
3 ファイル基準表には、前条の規定により分類した大分類、文書区分、中分類、小分類及び細分類の名称及びフォルダー件名並びに保存年限を記載する。
(2019要綱36・一部改正)
(保管用具の統制)
第13条 キャビネット及びファイリング用具の種類、区分及び使用方法については、総務課長が統括する。
2 キャビネット及びファイリング用具の調達及び補充は、各課長が行う。ただし、規程第31条ただし書に規定する用具(以下「特例用具」という。)の調達及び補充は、あらかじめ総務課長の承認を得て、各課において行うものとする。
3 特例用具を使用して文書(資料類を除く。)を保管しようとするときは、総務課長に協議して、適切な保管方法を定めなければならない。
(2019要綱36・一部改正)
(1) キャビネットは、A4規格3段を使用する。ただし、文書の形態、性質又は量によっては、次のものを使用することができる。
ア A4規格2段又は4段
イ B4規格2段又は4段
(2) ラベルは、フォルダーの規格に従い、フォルダー・ラベル又は代用のラベルシールを使用する。
(キャビネットの配置等)
第15条 キャビネットは、できるだけ一か所に集中し、分散しないように配置する。
(フォルダーの配列)
第16条 フォルダーの配列は、キャビネット引出しの手前から後方へと分類配列する。
(フォルダー)
第17条 フォルダーに収納する文書等の量は、厚さにして2センチメートルを限度とする。
2 前項の文書等の量が2センチメートル以上になったときは、新たなフォルダーを用意し、フォルダー番号は、枝番号を起こす。
(ラベル)
第18条 ラベルの記入は、別図に定めるところによる。
(完結文書の整理・収納)
第19条 規程第33条の規定により完結文書を整理し、収納するときは、次の事項に注意しなければならない。
(1) 文書等が必要な処理を経ているか。
(2) 分類及び保存年限は適切であるか。
(3) 添付書類その他一件とすべき文書の有無
(4) 決定月日、施行月日その他必要事項の記入の有無
(1) キャビネット上段に保管している完結文書
(2) キャビネット下段に保管している常用文書のうち、常時利用を必要としなくなった文書等
(廃棄)
第21条 文書等及び文書管理システム上の電磁的記録の廃棄は、次に定めるところによる。
(1) 主管の課長は、文書等の処理が完了したときは、規程第29条の規定により保管する必要があるものか否かを選別し、保管の必要がない文書等(以下「不要文書」という。)を廃棄する。
(2) 主管の課長は、文書等の移換えの際に、改めて文書等の整理を行い、不要文書があるときは、これを廃棄する。
(3) 主管の課長は、総務部長に対し、規程第29条に規定する保管期間(以下単に「保管期間」という。)又は保存年限を経過した文書管理システム上の電磁的記録及び保存年限を経過した文書等の廃棄を依頼する。ただし、平成16年度以前に引継ぎの処理が完了した文書等については、廃棄の依頼を要しない。
(4) 保管期間を経過した文書等で保存の必要がないものについては、主管の課長が廃棄し、保管期間又は保存年限を経過した文書管理システム上の電磁的記録及び保存年限を経過した文書等については、総務部長が廃棄する。
(5) 主管の課長は、随時、保管文書を整理する際に、不要文書を廃棄する。
2 規程第5条第1項の文書事務改善主任(以下「文書事務改善主任」という。)は、随時、キャビネット内の文書等を調査し、不要文書の廃棄に努めなければならない。
(2019要綱36・2021要綱25・一部改正)
(ファイリングの点検)
第22条 文書事務改善主任は、毎年度期間を定めて、ファイリングの状態を点検しなければならない。
2 総務課長は、必要と認める場合は、前項の点検の期間を指定することができる。
3 第1項の規定により点検すべき事項は、おおむね次のとおりとする。
(1) キャビネットについて
ア キャビネットは、使いやすい位置にあるか。
イ キャビネットは、正しく据え付けられているか。
ウ キャビネットの上は、整理整とんされているか。
エ キャビネットが汚れていないか。
オ 規定外キャビネットで使用承認を受けていないものはないか。
(2) フォルダーについて
ア ファイリング可能な文書等は、すべてフォルダーに入っているか(私物化されている文書等はないか)。
イ フォルダーに文書等の入れすぎはないか。
(3) ファイル基準表について
ア 保管文書は、ファイル基準表どおり分類、整理されているか。
イ ファイル基準表を訂正又は変更する必要はないか。
(4) その他
ア キャビネット中に保存文書又は保存年限を経過した文書が、保管されていないか。
イ 不要文書は、すべて廃棄しているか。
ウ 文書の移換え及び保存文書の引継ぎは、規定どおりに行われたか。
(2019要綱36・2021要綱25・一部改正)
(点検状況の調査)
第23条 総務課長は、必要と認めるときは、前条の点検の状況を調査し、再点検、不要文書の廃棄その他の必要な措置を講ずべきことを指示することができる。
(2019要綱36・一部改正)
附則
この要綱は、1991年6月1日から施行する。
附則(1995年7月31日要綱第94号)
この要綱は、1995年7月31日から施行する。
附則(1996年3月29日要綱第16号)
この要綱は、1996年4月1日から施行する。
附則(1998年12月7日要綱第131号)
この要綱は、1998年12月7日から施行する。
附則(2001年3月28日要綱第56号)
この要綱は、2001年4月1日から施行する
附則(2002年4月19日要綱第71号)
この要綱中第1条の規定は、2002年4月19日から、第2条の規定は、同年5月1日から施行する。
附則(2003年4月1日要綱第108号)
この要綱は、2003年4月1日から施行する。
附則(2004年3月31日要綱第76号)
この要綱は、2004年4月1日から施行する。
附則(2005年4月1日要綱第74号)
この要綱は、2005年4月1日から施行する。
附則(2006年3月31日要綱第83号)
この要綱は、2006年4月1日から施行する。
附則(2007年3月30日要綱第51号)
この要綱は、2007年4月1日から施行する。
附則(2009年3月12日要綱第79号)
この要綱は、2009年4月1日から施行する。
附則(2010年6月15日要綱第117号)
この要綱は、2010年6月15日から施行する。
附則(2019年3月29日要綱第36号)
この要綱は、2019年4月1日から施行する。
附則(2019年4月1日要綱第62号)
この要綱は、2019年4月1日から施行する。
附則(2021年1月29日要綱第25号)
この要綱は、2021年2月15日から施行する。
附則(2021年3月26日要綱第48号)
この要綱は、2021年4月1日から施行する。
別記
(2019要綱36・一部改正)
帳票設計基準
1 必ず設計する項目
(1) 回議欄
(2) 文書番号
(3) 起案、決定及び施行月日
(4) 件名
(5) その他起案文書として必要なもの
(6) 前各号の事項のうち、回議欄を除いて、起案の内容により使用しないことが明らかな項目については、省略することができる。
2 基本的事項
帳票の設計に当たって考慮すべき事項は、次のとおりである。
(1) 帳票の整理
ア 省略できる帳票は、廃止する。
イ 一部を改正すれば共通に使用できる帳票は、どちらかを廃止する。
ウ 他の帳票と合併できる帳票は、廃止する。
(2) 記入の容易化
ア 記入する文字が少なく、あらかじめ定まっているものは、○・×・レで記入できるようにする。
イ 固定文字は、あらかじめ印刷する。
ウ 関連する帳票は、相互に配列、位置、規格を同じにする。
(3) 事務処理の適正化
ア 転記はしないで済むように設計し、ワンライティング・システムを用いるようにする。
イ 申請書等が、そのまま起案文書に使用できるようにする。
3 用紙
帳票の用紙は、次の事項を考慮して用いる。
ア 使用目的
イ 形態
ウ 印刷方法
エ 複写方法及び一度にとる複写の数
オ 記入方法
カ 取扱度数及び処理経路
キ 保存期間
4 刷り色
刷り色は、原則として一色とする。
5 文体及び書式
(1) 文体は、口語体とし、簡潔でわかりやすい表現を用いる。
(2) 書式は、左横書きを原則とする。
6 用字及び用語
用字及び用語は、中野区公文規程施行細目に定めるところによる。
7 項目の配置
(1) 項目は、わくに入れて(ボックス型)、その始めを縦にそろえる。そのときは、記入させる事項を考慮して十分な面積をとる。
(2) 関連のある項目は、一緒にまとめる。
(3) 他の帳票に転記する項目は、その帳票の項目の配置とあわせる。
(4) 見出しの働きをする項目は、見やすい位置におく。
(5) 処理進行状況をわかりやすくするため、回議欄、記入欄、処理状況欄などは、処理進行順に配置し、処理の完了が容易に判明できるようにする。
(6) 記入字句があらかじめ定まっており、その種類が少ないものについては、あらかじめ不動文字を印刷しておき、記入の手数を省くようにする。
(7) 帳票の名称は、上辺中央とする。
(8) 承認番号は、下部欄外に印刷する。
(9) 回議欄は、帳票の流れる順に押印すべき者を次の例のように表示する。
担当者 | 係長 | 課長 |
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8 注意事項記載
(1) 注意事項は、簡単にして該当事項のところに記載する。なお、これによりがたい場合も一括しないで各項目の付近にわけて記載するようにする。
(2) 注意事項が長くなる場合又は2項目以上に共通する場合は、1か所にまとめて、下辺の余白に記載するようにする。
9 印刷
(1) 両面印刷の場合は、次の方法による。
ア 左とじの場合は、表の面の右側が裏の面の左側と合うように印刷する。
イ 上とじの場合は、表の面の上部が裏の面の下部と合うように印刷する。
(2) けい線は、次による。
ア 主要項目の区分は、裏けいを用いる。
イ 主要項目中の各欄を囲むには、表けいを用いる。
ウ 一つの枠内に数行にわたって記入する場合には、点線をもって行を示す。
エ 課名、氏名などを記入する位置を示すアンダー・ラインは、点線とする。
別図
