公印等の適正な管理の徹底について(通知)
2009年8月28日
21中経経第1398号
各副区長、各部長、会計室長あて副区長通知
2009年8月7日付けで中野区公印規則(昭和50年中野区規則第5号。以下「公印規則」という。)を改正し、適正な公印事務の徹底を図っているところである。
このたび、「公印等の保管、使用等の管理に関する基準」を別紙のとおり定め、公印の管理について必要な基準を整備した。
貴職においては、下記の事項に留意するとともに、所属職員に周知し、公印事務が適正に行われるよう取り計られたい。
記
1 公印等の事務を統括する者、公印管理者及び公印取扱者の職務及び責任
「公印等の事務を統括する者」、「公印管理者」及び「公印取扱者」は、その職務及び責任を自覚し、公印等に関する事務を適正に行うこと。
(1) 経営室経営分野統括管理者又は会計管理者(以下「公印統括者」という。)は、公印等の事務を統括し、公印の調製、公印等に関する事務の取りまとめ及び公印管理者に対する必要な調査、指導等を行うこと。
(2) 公印管理者(公印等の交付を受けた分野の統括管理者)は、公印等の保管、使用等に関する事務を行うこと。
(3) 公印取扱者は、公印管理者の命を受けて、公印規則により公印管理者が行うこととされる事務に従事すること。
2 公印の新調及びICカードの発行
公印の新調又は電子署名用のICカード(以下「ICカード」という。)の発行の申請に当たっては、公印管理者がその必要性を見極めること。
3 公印台帳等の作成
公印統括者は、「公印台帳」及び「ICカードの管理台帳」を作成し、公印の新調、改刻若しくは廃止又はICカードの発行、更新若しくは廃止の都度、必要事項を記載し、自己の統括する公印及びICカード(以下「公印等」という。)の管理状況を把握しておくこと。
4 公印等の管理及び保管
(1) 公印等は、公印管理者が指定した場所において保管し、勤務時間外、週休日及び休日にあっては、かぎのかかる場所に収容すること。
(2) 公印管理者は、「公印等管理簿」に、公印の新調、改刻若しくは廃止又はICカードの発行、更新若しくは廃止の都度、必要事項を記載し、自己の管理する公印等を常に把握しておくこと。
5 公印のなつ印及び電子署名の付与
(1) 公印管理者及び公印取扱者(以下「公印管理者等」という。)は、公印審査又は電子署名に関する審査に当たっては、決定済みの起案文書となつ印しようとする文書又は電子署名を付与する文書の件名、相手先、施行日及び使用する公印又はICカードの名称等を審査すること。
(2) 公印管理者等は、公印なつ印手続において公印使用簿を使用するときは、記入事項や照合済みの表示に漏れがないよう注意すること。
(3) 公印なつ印手続を省略することができるのは、専用中野区長印を証明書交付事務に使用する場合、中野区出納員領収印を金銭領収事務に使用する場合等、公印を特定の事務に限定して使用する場合に限ること。
(4) 公印管理者は、公印なつ印手続を省略する場合は、公印なつ印手続を省略する文書を明確にしておくこと。
6 事前押印
(1) 事前押印
ア 事前押印のため公印を使用する統括管理者は、「事前押印・印影印刷承認書」を公印管理者等に提示して該当文書に押印すること。
イ 事前押印は、原則として1箇月ごとに行うこと。
ウ 事前押印をすることができる文書の枚数は、原則として1回につき1箇月当たりの使用予定枚数を限度とすること。
エ 事前押印をする文書には、原則として交付番号を付すること。
オ 公印管理者等は、事前押印をする文書ごとに「事前押印・印影印刷文書受払簿」を作成し、押印日、交付枚数等の必要事項を記載して、事前押印をした文書の受払いの状況を明らかにしておくこと。
カ 事前押印をした文書の不足分又は書損・破損分の追加交付を受けようとする統括管理者は、公印管理者等に「事前押印・印影印刷文書使用簿」及び書損・破損分の文書を提出し、当該文書の追加交付を受けること。この場合、公印管理者等は、「事前押印・印影印刷文書使用簿」と「事前押印・印影印刷文書受払簿」を照合のうえ、不足する分を追加交付するとともに、「事前押印・印影印刷文書受払簿」に必要事項を記載すること。
(2) 保管及び使用
ア 事前押印をした文書は、公印と同等に取り扱い、厳重に保管すること。
イ 事前押印をした文書を使用するときは、その都度、「事前押印・印影印刷文書使用簿」に必要事項を記載すること。
ウ 事前押印をした文書に盗難、紛失等の事故があったとき又は事前押印をした文書の不正使用があったときは、統括管理者は、公印管理者に報告するとともに、公印統括者に「公印事故届」を提出すること。
(3) 使用の終了
ア 事前押印をした文書の事務処理又は使用期間が終了したときは、「事前押印・印影印刷文書使用簿」並びに未使用分の文書及び書損・破損分の文書を公印管理者等に提出すること。
イ 事前押印をした文書の使用期間が終了した場合において、引き続き当該事前押印をした文書を使用する必要があるときは、改めて公印統括者に「事前押印・印影印刷申請書」により申請すること。
(4) 廃棄
ア 公印管理者等は、(3)アの書類の提出を受けたときは、「事前押印・印影印刷文書受払簿」と照合すること。
イ 公印管理者等は、未使用分の文書(公印統括者に改めて事前押印の申請をし、継続して使用する予定のものを除く。)及び書損・破損分の文書については、裁断又は焼却の方法により速やかに破棄すること。
7 印影印刷
(1) 印影印刷
ア 印影印刷をすることができる文書は、年間の使用予定枚数がおおむね1,000枚以上の文書、一時に300枚以上発行する文書その他の事前押印では対応ができない程度に多数発行する文書で、一括して印刷する必要があるものとすること。
イ 印影印刷の承認を受けた統括管理者は、当該印影印刷に使用する印影を公印管理者等から受領するときは、「事前押印・印影印刷承認書」を当該公印管理者等に提示すること。
ウ 受領した印影は、承認された使用目的以外に使用しないこと。
エ 印影の印刷に当たっては、印影を縮小又は拡大しないこと。
オ 印影印刷をすることができる文書の枚数は、承認を受けた枚数の範囲内とすること。
カ 公印管理者等は、印影印刷をする文書ごとに「事前押印・印影印刷文書受払簿」を作成し、交付枚数等の必要事項を記載して、印影印刷をした文書の受払いの状況を明らかにしておくこと。
キ 印影印刷をした文書の不足分又は書損・破損分の追加交付を受けようとする統括管理者は、公印管理者等に「事前押印・印影印刷文書使用簿」及び書損・破損分の文書を提出し、当該文書の追加交付を受けること。この場合、公印管理者等は、「事前押印・印影印刷文書使用簿」と「事前押印・印影印刷文書受払簿」を照合のうえ、不足する分を追加交付するとともに、「事前押印・印影印刷文書受払簿」に必要事項を記載すること。
ク 印影印刷の承認を受けた統括管理者は、印影の不正使用を防止するため、適切な措置を講じること。
(2) 保管及び使用
ア 印影印刷をした文書は、公印と同等に取り扱い、厳重に保管すること。
イ 印影印刷をした文書を使用するときは、その都度、「事前押印・印影印刷文書使用簿」に必要事項を記載すること。
ウ 印影若しくは印影印刷をした文書に盗難、紛失等の事故があったとき又は印影若しくは印影印刷をした文書の不正使用があったときは、統括管理者は、公印管理者に報告するとともに、公印統括者に「公印事故届」を提出すること。
(3) 使用の終了
ア 印影印刷が終了したときは、当該印影印刷に使用した印影を公印管理者等に返還するとともに、当該印影印刷に係る印刷請負契約の相手方等が作成した当該印影の原版等を確実に廃棄させること。
イ 印影印刷をした文書の事務処理又は使用期間が終了したときは、「事前押印・印影印刷文書使用簿」並びに未使用分の文書及び書損・破損分の文書を公印管理者等に提出すること。
ウ 印影印刷をした文書の使用期間が終了した場合において、引き続き当該印影印刷をした文書を使用する必要があるときは、改めて公印統括者に「事前押印・印影印刷申請書」により申請すること。
(4) 廃棄
ア 公印管理者等は、(3)イの書類の提出を受けたときは、「事前押印・印影印刷文書受払簿」と照合すること。
イ 公印管理者等は、未使用分の文書(公印統括者に改めて印影印刷の申請をし、継続して使用する予定のものを除く。)及び書損・破損分の文書については、裁断又は焼却の方法により速やかに破棄すること。
8 電子公印
(1) 印影及び印影の提出等
ア 印影の打ち出しに当たっては、印影を縮小又は拡大しないこと。
イ 電子公印の使用承認を受けた統括管理者は、電子公印を新たに記録したときは、公印統括者にその打ち出した印影を提出すること。
ウ 電子公印の使用承認を受けた統括管理者は、電子公印を記録するための原版及び磁気ディスク等並びに打ち出した印影の不正使用を防止するため、適切な措置を講じること。
(2) 電子公印使用廃止の報告
電子公印の使用を廃止したときは、公印統括者に「電子公印使用廃止報告書」により報告すること。
9 公印等の事故
(1) 公印管理者は、公印に盗難、紛失等があったとき又は公印の不正使用があったときは、直ちに必要な措置を講じ、「公印事故届」により公印統括者に届け出ること。
(2) 公印管理者は、ICカードに盗難、紛失等があったとき又はICカードの不正使用があったときは、直ちに必要な措置を講じ、「証明書事故報告書」により公印統括者に報告すること。
10 公印等の廃止
(1) 公印管理者は、公印の使用が廃止されたときは、公印の印章を公印統括者に引き継ぐとともに、「公印廃止届」を提出すること。
(2) 公印管理者は、更新又は廃止により不要となったICカードについて、公印統括者の指示により廃棄すること。ICカードの廃棄を行ったときは、公印統括者に報告すること。
(3) 公印管理者等は、当該公印等の「公印等管理簿」に必要事項を記載し、公印を廃止又はICカードを廃棄した日の属する年度の翌年度末まで保管しておくこと。
11 公印等使用状況調査
(1) 公印統括者は、必要があるときは公印等の保管及び使用状況等について調査すること。
(2) 公印管理者は、毎年1回、公印統括者の指定する期日までに、「公印等の管理に関する定期報告書」により報告すること。
(3) 公印統括者は、公印等の保管及び使用状況等の調査、報告等の内容から必要があると認めるときは、公印管理者に対し必要な指導を行うこと。
2009年8月28日
要綱第143号
(趣旨)
第1条 この基準は、中野区公印規則(昭和50年中野区規則第5号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公印等の保管、使用等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(公印の新調及びICカードの発行)
(公印のなつ印の手続)
2 公印管理者等は、公印のなつ印の手続において公印使用簿を使用するときは、記入事項や照合済みの表示に漏れがないよう注意しなければならない。
(電子署名の付与の手続)
第4条 公印管理者等は、電子署名の付与の手続において規則第10条の2第1項第2号又は第2項第2号の規定による電子署名に関する審査の依頼を受けたときは、決定済みの起案文書と電子署名を付与する文書の件名、相手先、施行日及び使用するICカードの名称等を審査する。
(事前押印)
第5条 事前押印は、原則として1箇月ごとに行うものとする。
2 事前押印をすることができる文書の枚数は、原則として1回につき当該文書の1箇月当たりの使用予定枚数を限度とする。
3 事前押印をする文書には、原則として交付番号を付するものとする。
4 事前押印・印影印刷文書受払簿は、事前押印をする文書ごとに作成するものとする。
6 事前押印をした文書を使用するときは、その都度、事前押印・印影印刷文書使用簿に必要事項を記載しなければならない。
7 公印管理者等は、規則第10条の3第7項の規定により事前押印をした文書の不足する分を追加交付したときは、事前押印・印影印刷文書受払簿に必要事項を記載しなければならない。
8 規則第10条の3第3項の規定による事前押印の承認を受けた統括管理者(次項において単に「統括管理者」という。)は、当該事前押印をした文書の使用期間が満了した場合において、引き続き当該事前押印をした文書を使用する必要があるときは、改めて同条第2項の規定により申請しなければならない。
9 統括管理者は、事前押印をした文書に盗難、紛失等があったとき又は事前押印をした文書の不正使用があったときは、公印管理者に報告するとともに、公印事故届により経営室経営分野統括管理者(公印の番号が65から71までの公印にあっては、会計管理者。以下同じ。)に届け出なければならない。
(印影印刷)
第6条 印影印刷をすることができる文書は、年間の使用予定枚数がおおむね1,000枚以上の文書、一時に300枚以上発行する文書その他の事前押印では対応ができない程度に多数発行する文書で、一括して印刷する必要があるものとする。
2 規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の3第3項の規定による印影印刷の承認を受けた統括管理者(以下単に「統括管理者」という。)は、当該印影印刷に使用する印影を公印管理者等から受領するときは、事前押印・印影印刷承認書を当該公印管理者等に提示しなければならない。
3 前項の印影は、当該印影印刷の承認を受けた目的以外に使用してはならない。
4 印影印刷をすることができる文書の枚数は、当該印影印刷について承認を受けた枚数の範囲内とする。
5 事前押印・印影印刷文書受払簿は、印影印刷をする文書ごとに作成するものとする。
7 印影印刷をした文書を使用するときは、その都度、事前押印・印影印刷文書使用簿に必要事項を記載しなければならない。
8 公印管理者等は、規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の3第7項の規定により印影印刷をした文書の不足する分を追加交付したときは、事前押印・印影印刷文書受払簿に必要事項を記載しなければならない。
9 統括管理者は、印影印刷をした文書の使用期間が満了した場合において、引き続き当該印影印刷をした文書を使用する必要があるときは、改めて規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の3第2項の規定により申請しなければならない。
10 統括管理者は、印影印刷が終了したときは、当該印影印刷に使用した印影を公印管理者等に返還するとともに、当該印影印刷に係る印刷請負契約の相手方その他の当該印刷を行った者が作成した当該印影の原版等を確実に廃棄させなければならない。
11 統括管理者は、印影印刷に使用する印影若しくは印影印刷をした文書に盗難、紛失等があったとき又は印影印刷に使用する印影若しくは印影印刷をした文書の不正使用があったときは、公印管理者に報告するとともに、公印事故届により経営室経営分野統括管理者に届け出なければならない。
(公印の廃止等)
第7条 公印管理者等は、公印の使用が廃止されたとき又はICカードを廃棄したときは、当該公印又は当該ICカードの公印等管理簿に必要事項を記載し、廃止された日又は廃棄した日の属する年度の翌年度の末日まで保管しなければならない。
(補則)
第8条 この基準に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、2009年8月28日から施行する。