公印等の保管、使用等の管理に関する基準
2009年10月13日
教育委員会要綱第23号
注 2019年3月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この基準は、中野区教育委員会公印規則(昭和54年中野区教育委員会規則第9号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公印等の保管、使用等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(公印の新調)
第2条 公印管理者は、規則第7条の規定により公印の新調の申請を行うに当たっては、当該公印の押印を行う頻度等について十分検討した上で、当該公印の新調の必要性を見極めなければならない。
(公印の押印の手続)
第3条 公印管理者及び公印取扱者(以下「公印管理者等」という。)は、公印の押印の手続において規則第10条の規定により文書の照合を行うときは、決定済みの起案文書と押印しようとする文書の件名、相手先、施行日及び使用する公印の名称等を審査する。
2 公印管理者等は、公印の押印の手続において公印使用簿を使用するときは、記入事項や照合済みの表示に漏れがないよう注意しなければならない。
(2019教委要綱4・一部改正)
(事前押印)
第4条 事前押印は、原則として1か月ごとに行うものとする。
2 事前押印をすることができる文書の枚数は、原則として1回につき当該文書の1か月当たりの使用予定枚数を限度とする。
3 事前押印をする文書には、原則として交付番号を付するものとする。
4 事前押印・印影印刷文書受払簿は、事前押印をする文書ごとに作成するものとする。
6 事前押印をした文書を使用するときは、その都度、事前押印・印影印刷文書使用簿に必要事項を記載しなければならない。
7 公印管理者等は、規則第10条の2第7項の規定により事前押印をした文書の不足する分を追加交付したときは、事前押印・印影印刷文書受払簿に必要事項を記載しなければならない。
8 規則第10条の2第3項の規定による事前押印の承認を受けた課長及び区立学校長(次項において単に「課長等」という。)は、当該事前押印をした文書の使用期間が満了した場合において、引き続き当該事前押印をした文書を使用する必要があるときは、改めて同条第2項の規定により申請しなければならない。
9 課長等は、事前押印をした文書に盗難、紛失等があったとき又は事前押印をした文書の不正使用があったときは、公印管理者に報告するとともに、公印事故届により速やかに子ども・教育政策課長に届け出なければならない。
(2019教委要綱4・一部改正)
(印影印刷)
第5条 印影印刷は、次に掲げる文書で一括して印刷する必要があると認めるものについて行うことができるものとする。
(1) 年間の使用予定枚数がおおむね1,000枚以上の文書
(2) 一時に300枚以上発行する文書
(3) 卒業証書、修了証書その他これに類する証書
(4) 事前押印によることが不適当と認める程度に多数発行する文書
2 規則第11条の規定により準用する規則第10条の2第3項の規定による印影印刷の承認を受けた課長及び区立学校長(次項において単に「課長等」という。)は、当該印影印刷に使用する印影を公印管理者等から受領するときは、事前押印・印影印刷承認書を当該公印管理者等に提示しなければならない。
3 前項の印影は、当該印影印刷の承認を受けた目的以外に使用してはならない。
4 印影印刷をすることができる文書の枚数は、当該印影印刷について承認を受けた枚数の範囲内とする。
5 事前押印・印影印刷文書受払簿は、印影印刷をする文書ごとに作成するものとする。
7 印影印刷をした文書を使用するときは、その都度、事前押印・印影印刷文書使用簿に必要事項を記載しなければならない。
8 公印管理者等は、規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の2第7項の規定により印影印刷をした文書の不足する分を追加交付したときは、事前押印・印影印刷文書受払簿に必要事項を記載しなければならない。
9 課長等は、印影印刷をした文書の使用期間が満了した場合において、引き続き当該印影印刷をした文書を使用する必要があるときは、改めて規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の2第2項の規定により申請しなければならない。
10 課長等は、印影印刷が終了したときは、当該印影印刷に使用した印影を公印管理者等に返還するとともに、当該印影印刷に係る印刷請負契約の相手方その他の当該印刷を行った者が作成した当該印影の原版等を確実に廃棄させなければならない。
11 課長等は、印影印刷に使用する印影若しくは印影印刷をした文書に盗難、紛失等があったとき又は印影印刷に使用する印影若しくは印影印刷をした文書の不正使用があったときは、公印管理者に報告するとともに、公印事故届により速やかに子ども・教育政策課長に届け出なければならない。
(2019教委要綱4・一部改正)
(公印の廃止等)
第6条 公印管理者等は、公印の使用が廃止されたときは、当該公印の公印管理簿に必要事項を記載し、廃止された日の属する年度の翌年度の末日まで保管しなければならない。
(補則)
第7条 この基準に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、2009年10月13日から施行する。
附則(2011年教育委員会要綱第27号)
この要綱は、2011年4月1日から施行する。
附則(2012年教育委員会要綱第1号)
この要綱は、2012年4月1日から施行する。
附則(2015年教育委員会要綱第3号)
この要綱は、2015年4月1日から施行する。
附則(2019年教育委員会要綱第4号)
この要綱は、2019年4月1日から施行する。