中野区立学校文書管理規程

平成17年3月30日

教育委員会訓令第2号

教育機関

(目的)

第1条 この規程は、中野区立の幼稚園、小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書等の取扱いに関し必要な事項を定め、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)、図画、写真及びフィルムをいう。

(2) 文書管理システム 中野区の文書事務を通信回線を用いて処理するシステムをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、原則として文書(電磁的記録を含む。以下同じ。)により行う。

2 文書による事案の処理は、別に定める決定区分に従い決定を受けて行わなければならない。

(文書取扱いの原則)

第4条 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取扱うとともに、常に整理し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 文書は、左横書き、左とじとする。ただし、法令又は文書の性質上これにより難いときは、この限りでない。

(文書事務の統括)

第5条 文書等の収受、発送、保存その他文書事務に関しては、教育委員会事務局子ども・教育政策課長(以下「子ども・教育政策課長」という。)が統括する。

(文書取扱者)

第6条 各学校に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、学校の長(以下「校長」という。)が指名する。

3 文書取扱者は、校長の監督を受け、学校における次の事務を処理する。

(1) 文書等の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書等の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(4) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(5) 文書事務の進行管理に関すること。

(6) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要なこと。

(文書番号)

第7条 収受する文書、発信する文書(以下「発信文書」という。)及び起案する文書には、次の各号に定めるところにより、記号及び番号を付する。

(1) 文書の記号は、当該文書の属する年度を示す数字の次に別表に定める文字を組み合わせたものとする。

(2) 文書の番号は、学校ごとの番号とし、4月1日に起こし、3月31日に止める。

2 起案文書に基づく発信文書には、当該起案文書の番号を付する、ただし、あいさつ状、お知らせその他軽易な通知文については、文書番号を省略することができる。

(文書の収受)

第8条 学校に到達した文書は、文書取扱者が次のとおり処理する。

(1) 一般文書は、開封のうえ収受印を押す。

(2) 親展又は秘扱い表示のある封書は、開封せず、収受印を押す。

(通信回線の利用等による収受)

第9条 電磁的記録は、通信回線の利用により、又はフロッピーディスクその他の磁気的媒体により収受することができる。

2 通信回線を利用して文書を受信した場合は、収受登録が必要な文書は、文書管理システム上に必要事項を登録し、当該電子文書を添付文書として保存する。

(収受文書の取扱い)

第10条 文書取扱者は、前2条により処理した文書(以下「収受文書」という。)を次により処理しなければならない。

(1) 一般文書は担当者に、親展又は秘扱い文書は名あて人に、配付又は電子メールによる送信(以下「配付」という。)をする。

(2) 緊急、異例又は結果の重大性に応じて特別な処理を必要とする文書にあっては、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受ける。

2 前項第1号により文書取扱者から文書の配付を受けた者は、当該文書を次により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(1) 一般文書の配付を受けた担当者は、文書管理システム上で、文書番号及び件名並びに収受文書の収受日、文書番号、年月日及び発信者並びに施行予定日及び担当者を入力することにより文書の登録(以下「収受登録」という。)を行う。

(2) 親展又は秘扱い文書の配付を受けた名あて人は、閲覧後、一般文書と同様に処理する必要があると認めるときは、担当者として収受登録を行う。

3 電磁的記録以外の一般文書又は親展若しくは秘扱い文書を、次条又は第14条の規定により文書管理システムにおいて処理する場合は、前項の処理を行うときに、スキャナ等により電磁的に記録し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これによりがたいときはこの限りでない。

4 前3項の規定にかかわらず、各種申請書、届書その他定例により処理する文書については、校長の定めるところにより、処理することができる。

(処理の方針)

第11条 文書は、すべて校長の指揮に従い担当者において、迅速かつ適正に処理しなければならない。

2 一般文書は、施行期限の定められているものを除き、原則として学校に配付された日から7日以内に処理しなければならない。

(起案)

第12条 起案は、次の各号に従い、速やかに処理を行わなければならない。

(1) 起案は、文書管理システム上で電磁的記録を入力し、記録することにより、又は文書管理システム上で電磁的記録を入力し、記録したものを回議用紙(中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号)第4号様式)に出力することにより平易簡明に行う。

(2) 前号の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)には、原則として次に掲げる事項を記載し、及び必要に応じて参考資料(電磁的記録を含む。)を添付する。

 決定を求める事項

 起案理由

 関係法令

 予算措置

 事実の調査

 経過

 前例

 その他参考事項

2 申請書等様式の定まっている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、当該文書の余白又は付せんに回議欄及び処理案を記載して処理することができる。

(発意起案の登録)

第13条 収受登録を受けた収受文書に基づかない起案文書を回議に付すときは、担当者は文書番号、件名、起案日、担当者等を文書管理システム上で入力することにより、文書の登録(以下「起案登録」という。)を行なわなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する事案に係る起案文書については、起案登録を省略することができる。

(1) 定例かつ大量に処理する事案

(2) 副園長又は副校長が決定すべき事案で、軽易なもの

(決定及び回議の方法)

第14条 起案文書の決定及び回議の方法については、別に定める。

(供覧及び報告)

第15条 上司に対する情報提供又は報告のため回議する文書は、文書管理システム上で電磁的記録により、又は回議用紙を用いて速やかに処理しなければならない。ただし、回議する文書の内容が軽易である場合は、電子メールを使用して回付することができる。

2 第12条第2項の規定は、供覧及び報告の場合について準用する。

(処理状況の明確化)

第16条 文書取扱者は、常に文書の処理状況を明確にしておかなければならない。

2 担当者が出張その他で不在となる場合は、あらかじめ副園長、副校長又は他の職員に引継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の完結等)

第17条 担当者は、回議に付された起案文書が決定を受けたときは、決定日を記載し、又は文書管理システム上で入力しなければならない。

2 担当者は、起案文書の処理が完了したときは、文書管理システム上で完結日を入力し、文書の完結の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。

(未完結文書の追求)

第18条 文書取扱者は、文書管理システム等により、未完結文書(収受登録又は起案登録をした後完結登録をしていない文書をいう。)について調査し、処理の促進を図らなければならない。

(発信文書等の作成等)

第19条 発信文書等は、決定された起案文書の案文に基づき作成する。

2 前項の規定により作成した発信文書等(電磁的記録を出力することによって作成したものにあっては、当該電磁的記録。)は、文書管理システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これにより難いときは、この限りでない。

(照合)

第20条 前条により作成した発信文書は、起案文書の案文と照合し、その正確を期さなければならない。

(公印の押印)

第21条 前2条の規定により作成した文書には、中野区教育委員会公印規則(昭和54年中野区教育委員会規則第9号)の定めるところにより、公印(その印影を印刷したもの及び電子公印によるものを含む。)を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めがあるものを除く。)又は別に定める軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。

(発送)

第22条 発信文書は、文書取扱者がまとめ、郵送便、交換便その他に区分けし、発送の処理を行う。

(文書の発信者名)

第23条 文書の発信者名は、校長名を用いる。ただし、特に必要がある場合は、学校名を用いることができる。

2 対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略する。

(事案担当者の表示)

第24条 発信文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて文書の末尾、欄外等に担当者の氏名等を表示することができる。

(文書等の整理)

第25条 文書等は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出し、又は表示できるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書等の保管又は保存にあたっては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。

(文書等の保管)

第26条 文書等は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで学校において保管する。

(電磁的記録の保存)

第27条 電磁的記録は、文書管理システム上又は電子的媒体又は磁気的媒体に保存する。

(ファイル基準表)

第28条 各学校で保管する文書等及び文書管理システム上で作成され、又は保存された電磁的記録の分類及び整理は、ファイル基準表に従って行うものとする。

2 ファイル基準表は、別に定める。

(完結文書の整理及び保管)

第29条 文書取扱者は、完結文書(完結登録をした文書をいう。以下同じ。)を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、収納しておくものとする。

(文書等の保存年限)

第30条 文書等の保存年限の種別は、長期保存、10年保存、6年保存、5年保存及び3年保存とする。

2 校長は、文書等の保存年限が前項の規定により難いと認めるときは、子ども・教育政策課長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。

(保存年限の設定)

第31条 文書等の保存年限は、ファイル基準表によるものとする。

(保存年限の計算)

第32条 文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度初日から起算する。ただし、暦年により保存する文書等は、その翌年初日から起算する。

(廃棄)

第33条 保存年限を経過した文書等は、学校で廃棄する。

2 前項の規定にかかわらず、校長がなお必要と認めるものは、当該文書等の廃棄を延期することができる。

3 長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過するごとに、保存の継続又は廃棄を決定するものとする。

4 保存文書等の廃棄は、裁断その他適当な方法により行うものとする。ただし、秘扱い文書等については、復元できない方法で処理しなければならない。

(補則)

第34条 この規程に定めのない事項については、中野区教育委員会文書管理規程(昭和52年中野区教育委員会訓令第2号)を準用する。

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日教育委員会訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月30日教育委員会訓令第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月15日教育委員会訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月27日教育委員会訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第7条関係)

学校名

記号

かみさぎ幼稚園

中かみ幼

ひがしなかの幼稚園

中ひが幼

桃園第二小学校

中桃二小

塔山小学校

中塔山小

谷戸小学校

中谷戸小

中野本郷小学校

中本郷小

江古田小学校

中江古小

鷺宮小学校

中鷺宮小

上高田小学校

中上高小

啓明小学校

中啓明小

北原小学校

中北原小

新井小学校

中新井小

江原小学校

中江原小

武蔵台小学校

中武台小

西中野小学校

中西中小

上鷺宮小学校

中上鷺小

桃花小学校

中桃花小

白桜小学校

中白桜小

平和の森小学校

中平和小

緑野小学校

中緑野小

南台小学校

中南台小

みなみの小学校

中みな小

美鳩小学校

中美鳩小

中野第一小学校

中中一小

第二中学校

中第二中

第四中学校

中第四中

第五中学校

中第五中

第七中学校

中第七中

第八中学校

中第八中

北中野中学校

中北野中

緑野中学校

中緑野中

南中野中学校

中南野中

中野中学校

中中野中

中野東中学校

中中東中

中野区立学校文書管理規程

平成17年3月30日 教育委員会訓令第2号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・事務/第3章 教育委員会/第5節 文書その他の事務処理
沿革情報
平成17年3月30日 教育委員会訓令第2号
平成20年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成21年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成22年3月31日 教育委員会訓令第1号
平成23年4月1日 教育委員会訓令第1号
平成26年4月1日 教育委員会訓令第1号
平成29年3月30日 教育委員会訓令第4号
平成30年3月15日 教育委員会訓令第2号
平成31年3月27日 教育委員会訓令第2号