都区等相互によるファクシミリを利用した公文書の送受信については、1996年の1月から3月まで試行してきましたが、4月からの本格実施にあたり、中野区文書管理規程及び中野区文書管理規程運用細目の一部が下記のとおり改正され、別記のとおり「都区等相互によるファクシミリを利用した公文書送受信の取扱基準」を定めましたので通知します。

1　文書管理規程の一部改正

2　文書管理規程運用細目の一部改正

1　送受信ができる団体の範囲(協定団体)

東京都、特別区、特別区人事・厚生事務組合及び東京都職員共済組合

2　対象文書

次の条件を全て満たす文書。ただし、様式に公印等の押印の定めがあるものは除く。

(1)　中野区文書管理規程第24条及び中野区文書管理規程運用細目第9条に基づき公印の押印を省略した文書であること。

(2)　秘密の取扱いを要しない文書(個人情報の入っていない文書等)であること。

例　会議の開催通知文、簡易な照会・調査の依頼・回答文書など

3　文書の送受信の取扱い

(1)　文書収受

①　各課あてに直接送信されるので、各課は収受印を押すなど収受文書の取扱いを行う(文書管理規程第11条)。

②　不鮮明な文書については、再度、送信元に送信請求をする。

(2)　送信文書の起案

文書番号を付し、起案用紙の「文書発信」欄「FAX」にレ点を付す。

(3)　送信文書

①　不鮮明にならないように、文字の大きさ(10ポイント以上)に配慮する。

②　送信文書は、A4判を原則とする。

③　送り状は省略する。

送信原稿の1面文頭余白に、宛て先(具体的な区名、課名等)を、文末余白に発信所属(区名、課名、担当者名)、電話、FAX番号、送付枚数を記載する。ただし、送信文書の中にこれら項目が明確に記載されている場合は、再度記載する必要はない。

④　対外文書であるので「(公印省略)」と記載する。

(4)　送信時

①　原則として送信する際は、電話等で送信予告をする。ただし、他区等の担当課相互の了解により省略を申し合わせた場合は、省略することができる。

②　送信先は、各団体の事務担当課とする。

③　送信モードは、高画質(ファイン)又は超高画質(スーパーファイン)を用いる。

④　ファクシミリによる文書の誤発信を防ぐため、利用者は細心の注意をする。

(5)　送信後

①　送信を終了した送信原稿は、決定した起案文書に添付する。

②　ファクシミリの管理レポート等で送信文書の到達確認をする。

③　受信側がファクシミリで受信できない場合は、文書交換便等により発送する。