区が作成し又は使用する、文書及び資料のA判化について、A判化検討委員会及び庶務担当課長会で検討を重ねてきましたが、このたび、事務改善を図るためA判化を実施することとし、別添の「A判化実施の基本方針」を定めましたので通知します。

なお、本方針実施の詳細については、総務課長から別途通知します。

1　基本的な考え方

資料の簡素化、紙使用量の減量化、文書管理の効率化等、文書事務の改善を図り、民間や国・都等の動きと合致させ情報伝達の円滑化を図るため文書の大きさをこれまでのB判からA判に改める。

2　A判化を契機とした事務改善

(1)　効率的な文書の保管・保存・利用の推進

効率のよいファイリング(A4キャビネット、保存箱収納)をめざす。

(2)　資料の簡素化

資料を作成する場合、内容を簡潔にまとめ、資料の簡素化を図る。

(3)　紙使用量の減量化

B4判をA4判に、B5判をA5判に変更するなど、紙使用量の減量に努める。

3　実施範囲及びサイズ

(1)　対象文書

区において作成し又は使用する文書及び資料

(2)　当面実施しないもの

(ただし、引き続き検討し、調整したうえで、A判化の推進に努める。)

ア　電算処理されているリスト・帳票類でサイズ変更のために多大な経費と労力をともなうもの

イ　継続的に使用している台帳等で、A4判に改めると全面的な書き換えになり、多大な経費と労力をともなうもの

ウ　国、都、23区共同印刷など他機関が様式やサイズを定めているもの

エ　特定の利用方法・用紙規格が求められるもの

(区報、教育だよりなかの、区議会だより、ポスター、地図、図面、地域ニュース、表彰状、利用カード等)

(3)　A判のサイズ

ア　文書は、A4判の大きさを縦長に用い、これに横書きすることを原則とする。この原則は、数表などの一覧表についても同様とする。ただし、縦長によりがたい場合は、横長に用いることを認めるものとする。

イ　A4判の大きさを必要としないものでA5判又はA6判とするもの

・　会議開催通知文、送付文、記載項目の少ない申請書等

・　ハンディサイズの刊行物

4　実施時期

A判への移行は、基本方針の通知日から開始し、1996年(平成8年)3月31日までに完了するものとする。

なお、以下に掲げる文書の実施時期は、次のとおりとする。

(1)　会議資料等　直ちに実施する。

(2)　起案用紙　1994年(平成6年)6月1日から実施する。

(3)　申請書関係　1995年(平成7年)4月1日までに実施する。

5　A判化実施に当たっての留意点

(1)　申請書等の書式を改める際に、不必要な項目はないかなど記載項目の見直しを行い、省資源を図るためにもB4判はA4判に、B5判はA5判にダウンサイズする。

なお、これによりがたい場合は、総務課長と協議することとする。

(2)　B判の申請書等の在庫については、資源保護のため使い切るようにする。

(3)　文書を作成する場合は、内容を吟味して、できるだけ1枚にまとめる。

6　実施計画及び進行状況の把握等

(1)　各課はこの基本方針に基づき、A判化の実施計画を作成する。各部長は総務部長あてこれを報告する。総務部長は、この基本方針に合致しないものについては、これを調整することとする。

(2)　1995年度(平成7年度)及び1996年度(平成8年度)の年度当初、各部長は総務部長あてA判化の実施状況を報告する。

(3)　以上のほか、実施方法については、総務課長が定める。