区に提出される申請書等の押印の廃止及び省略について

1994年2月10日

5中総総第626号

各部長、副収入役あて総務部長通知

押印は本人確認の簡便な手段として、区に提出される申請書等の文書に、これを求めているものです。しかし、添付書類又は調査等により本人確認ができるものにも押印を求めている場合があります。したがって、区民の負担軽減と窓口サービス改善の一環として、押印を求める文書の範囲についての見直しの調査・検討を重ねた結果、別紙のとおり「押印の廃止及び省略に関する指針」(以下「指針」という。)として取りまとめたので通知します。なお、本指針の実施については、下記により行うこととしますので、所属職員に十分周知し、遺漏のないよう取り扱われるようお願いします。

1 指針の実施方法

各課において、別紙指針に基づき、押印等を廃止又は省略することができると判断される申請書等については、次のとおり廃止等の手続きを行ってください。

(1) 申請書等の様式の印欄削除のため、規則、要綱等の改正が必要とされるものは速やかにその手続きを行う。

(2) 課長決裁などで申請書等の様式を定めているものはそれぞれ印欄を削除する手続きを行う。

(3) 押印を省略する場合は、申請書等の受付方法について取り決める。

2 今後の取り扱い

新たに作成する申請書等については、本指針に基づき、押印欄の要否等を判断してください。

3 実施日

1994年4月1日

4 旧申請書等の在庫の使用方法

押印を廃止することとした申請書等について、実施日以降旧様式の残余がある場合は、資源保護のため、次のように取り扱いのうえ使用してください。

押印不要の表示をし、窓口において押印は不要である旨の説明を行う。

なお、様式が規則、要綱等で定められているものについては、その規則、要綱等の中に、例えば「この規則に基づき新たに調製するまでの間、使用することができる。」旨の規定を加えて改正する。

(別紙)

押印の廃止及び省略に関する指針

1 目的

この指針は、申請書、届出書等(以下「申請書等」という。)の押印の廃止及び省略に関する区の方針を定めることにより、区民の負担の軽減と窓口サービスの向上を図ることを目的とする。

2 基本方針

区に提出されるすべての申請書等で、署名及び押印を求めているもののうち、区が押印の要否を決定することができるものは、区民の負担軽減となるよう申請書等への押印を廃止し、署名のみを求めることとする。

3 押印欄を廃止する申請書等

次の各号のいずれかに該当する内容のものは押印欄を廃止する。

(1) 押印を絶対的要件としないもの(例 区民の一般利用に供することを目的としている施設の利用申請書)

(2) 本人確認の必要はあるが、押印以外の方法で本人を確認することができるもの

① 常に証明書等の提示又は同時に提出される書類によって本人が確認できるもの

(例 保険証、身体障害者手帳の提示

医師の診断書、所得証明書、在学証明書の添付)

② 申請があったときに、既にそのために登録若しくは抽出されている名簿等と照合するもの又は別の台帳で対象者資格等を確認するもの

(例 登録者台帳等と照合するもの

課税状況、生活保護受給者リストで資格等を確認するもの)

③ 申請後の実態調査等により本人の意思や申請内容を確認するもの

(例 高齢者福祉住宅使用申込書、防音構造化工事完了届)

(3) 本人及び第三者の権利・利益、その他行政の公正性を損なうおそれがないもの

(例 申請人と面接して相談内容で状況を確認することで足り、給付等の利益が給付対象者に帰属するもの)

4 押印欄を必要とする申請書等

次の各号のいずれかに該当する内容のものは押印欄を必要とするものとする。

(1) 国の法令及び都の条例・規則等により押印が定められているもの又は押印について監督官庁から通達等により行政指導があるもの

(2) 支払請求書等の出納関係書類

(3) 本人の意思確認の方法として、特に必要とするもの

(申請者の権利を制限し、又は申請者及びその関係者に義務を課し、若しくは不利益を与えるおそれのあるもの)

5 押印を省略することができる申請書等

押印欄はあるが、押印が絶対的要件とされてないもので、印鑑を窓口に持参しなかった区民から旅券、自動車運転免許証等の写真付きの証明書の提示を受けるなどの方法により、本人確認ができるものは、押印省略の取扱いをすることができる。

なお、押印省略の取扱いをする申請書等については、各課で別途決定する。その際、申請書等に窓口で応対した職員の署名等を記載し、必要に応じて、身分証明書等のコピーを添付するなどの事務処理方法も定める。

区に提出される申請書等の押印の廃止及び省略について

平成6年2月10日 中総総第626号

(平成6年2月10日施行)

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平成6年2月10日 中総総第626号