文書の年表示について
1990年3月27日
元中総総第692号
各課(所、館)長、副収入役あて総務部長通知
区が作成する文書(各種行政資料、広報紙、刊行物等を含む。)の年表示について、本年1月から部分的に「西暦表示」を試行してきたところであるが、これまでに寄せられた諸意見を参考にしながら今後の取扱いを検討した結果、試行は3月までとし、4月からは下記により取り扱うこととする。
記
1 年表示の基本的な考え方
区の文書の年表示については、従前から元号を使用してきた慣行を十分考慮するとともに、国際化の進む社会状況に対応し、西暦も併用していくものとする。
2 具体的な取扱い
(1) 法令に基づき全国的に統一して処理すべきものなどは、従来どおり「元号」で表示する。
(例示)
ア 戸籍、国民年金、生活保護など、国の機関委任事務に関する文書
イ 住民基本台帳、国民健康保険など、法令に基づき全国的に統一して処理すべき事務に関する文書
ウ 条例、規則、予算、議案、住民税など地方公共団体の運営の基本にかかわる文書で、法令に基づき作成するもの
エ 国又は東京都による補助金等の交付に関する文書
オ 他の公共団体や医療機関等と共同で、又はその協力を得て実施している事務に関する文書
カ 表彰関係文書など、従来の慣行上、元号表示が適当と考えられるもの
(2) 広報紙、刊行物等については、元号と西暦との「併記」により表示する。ただし、内容の記述やデザイン処理によっては、元号と西暦の併用を行うなど、わかりやすく工夫して表示する。
(例示)
ア 区報等の広報紙
イ 各種の事業案内
ウ 事業概要、統計等に関する刊行物
(3) 主として区の内部で保管・利用する文書、その他軽易な対外的事務連絡、照会、回答などについては、必要に応じて「西暦」を使用する。なお、議会資料、区民への回答などについては、「併記」により表示する。
(例示)
ア 区内部の通知、事務処理基準、各種会議の資料類
イ 職員による報告、届出等
ウ 会議や行事の案内、連絡等
エ 契約書
(4) その他の文書については、従来の事務慣行、現在の社会状況等を考慮しながら各課において個別に判断する。表示方法等について疑義があるときは、総務課長(担当・文書係)に協議する。