文書の収受については、文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号)及び文書管理規程運用細目(昭和52年中野区要綱第21号)の定めに従い処理しているところであるが、その処理が必ずしも十分に行われていない。

文書の収受は、その処理によって相手方との間に新たな法律関係を生じたり、既存の法律関係に影響が生じたりすることがあり、それに対応した適切な事務処理が求められることは言うまでもない。

今後、文書の収受にあたっては、下記事項に十分留意のうえ、関連規定の定めに従い適切に処理されるよう、所属職員に周知徹底を図られたい。

1　一般的な文書の収受については、別添「各課の収受文書の取扱いについて」に従い処理すること。

2　文書の種類によっては、例外的に次の処理をすることができる。

(1)　文書番号の取扱い

事務の性質により他の文書番号とは別の番号により整理する必要のある文書(各種申請書等)の番号については、総務課長と協議して定めることができる。

この場合、別紙「文書番号付置協議書」により協議すること。なお、すでに協議を得ているものについては、同協議書により総務課長に報告すること。

(2)　定例的文書の処理

各種申請書、届書その他定例的に処理する文書については、その事務の性質に応じて文書カードによらない等、特別な処理をすることができる。

なお、区民の権利の得喪に係る文書の処理については、文書カードによらない場合は原則として特別な帳票(例　○○申請書収受簿)による処理を行うこと。

3　各課における文書処理基準の設定

各課の文書取扱主任は、文書管理規程運用細目第2条第2項に基づく文書処理基準を定めなければならない。(別添、総務課の文書処理基準を参考として、各課の実情に応じたより具体的な基準とすること。)

なお、処理基準を定めた場合(すでに定めている場合は、その見直しを行うこと。)は、総務課長に提出すること。

4　出先事業所の取扱い

出先事業所における収受文書の取扱いは、この通知による取扱いに準じて行うものとする。

5　報告等の期限

すでに協議を得ている例外的文書番号の報告及びすでに定めている文書処理基準の提出は、昭和57年1月末日とする。

各課の収受文書の取扱いについて

総務課の収受手続を経た文書は、各課段階では、次の図のとおり処理される。

1　文書取扱者の処理

(文書の所管・内容確認)

①　収受文書がその課の所管に属する文書か否かを確認し、所管に属さない文書は直ちに庶務を担当する課に送付する。当該文書がその部の所管に属さないものであるときは、総務課に返送する。

②　収受文書が緊急、異例又は結果の重大性に応じて特別な処理を必要とする文書に該当すると認めるときは、文書取扱主任の指示を受ける。

(特殊な文書の処理)

③　親展・秘扱い文書及び収受登録を要しない文書は名あて人又は担当者に配布する。(閲覧後、登録を必要と認めるときは、④の手続を行う。)

(一般文書の登録)

④　一般文書は、文書カード(1)に件名、発信者、文書番号及び施行予定日を記入することにより収受登録を行い、担当者に配布する。この場合、カード(1)に担当者の受領印又は署名を受け、カード(2)を交付する。ただし、軽易な文書は省略できる。

(区民課の収受文書及び直接各課で受理した文書)

⑤　区民課の収受文書及び直接各課で受理した文書は、総務部長が指定する文書(文書管理規程施行細目別表)を除き、文書取扱者が収受印を押す。ただし、収受印のない課では、総務課に出向いて収受印を押してもらうこととする。その後の処理は、①～④と同様に行う。

2　事務担当者の処理

(受理の可否確認)

①　1④により、文書取扱者から配布を受けた文書について、形式的要件を備えているかどうか審査し、受理できない場合は、文書取扱者に連絡し、収受記録の抹消の手続をとり発信者に返還する。

(収受文書に基づく起案・供覧)

②　収受文書により起案する場合は、収受登録の番号を起案文書の番号とし、事案決定規程に基づく決定手続を経る。

③　起案を要しない文書で供覧するものは、起案用紙を用いて供覧するが、軽易なものは、文書の余白に供覧の表示をし、回付する。

3　文書の完結処理―進行管理

①　文書取扱者は、収受(起案)登録を行ったカード(1)を施行予定日ごとにまとめておく。

②　起案文書の処理が完了したときは、担当者は、文書カード(2)に必要事項を記入し、起案文書に添付して文書取扱者に送付する。

③　文書取扱者は、②の送付を受けたときは、直ちに保管してあるカード(1)と照合し、カード(1)及びカード(2)並びに起案文書の文書番号欄に、次のように私印で割印することにより完結登録を行う。

④　文書取扱主任は、毎月5日までに、前月末日における完結文書のカード(2)及び未完結文書のカード(1)をとりまとめ、文書処理状況報告用紙を添付して、課長の閲覧に供する。

総務部総務課における定例的に処理する文書の処理基準

付記　ここに示したものは、一般的基準であるから、実際の事務処理にあたって疑義を生じたときは、直ちに文書取扱主任の指示を受けること。