文書発送取扱要綱

昭和53年3月10日

要綱第10号

(趣旨)

第1条 この要綱は、中野区文書管理規程(昭和51年中野区訓令第13号)第25条の規定に基づく庁内の郵便物の発送及び交換文書の発送事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(発送方法)

第2条 文書の発送は、別に定めのあるものを除くほか、原則として経営室経営分野文書・情報公開担当(以下「文書・情報公開担当」という。)において取りまとめ、文書交換又は郵送の方法により行うものとする。

(文書交換)

第3条 文書交換で発送する文書は、発送に関する記録を要しないもので、次に定めるところにより都庁交換と区内交換とに区分しなければならない。

(1) 都庁交換 都庁の各局室等(これらに所属する行政機関を含む。以下同じ。)、都内各区役所又は都内各市役所(文書取扱者会議(中野区文書管理規程第49条に規定する文書取扱者会議をいう。)において示す都庁交換が利用できない市役所を除く。)宛ての文書。ただし、次に掲げるものを除く。

 私用文書

 金券、現金、有価証券等を添付したもの

 封筒に入れていないもの(一般文書及びビラ等)

 大きさが日本工業規格A列3番を超えるもの(都庁の各局室等宛てのものは除く。)

 厚さが3センチメートルを超えるもの(都庁の各局室等宛てのものは除く。)

 個人番号(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第5項に規定する個人番号をいう。以下同じ。)が記載されたもの

(2) 区内交換 中野区組織条例(昭和40年中野区条例第1号)第1条に規定する室若しくは部、会計室、区議会事務局、監査事務局、選挙管理委員会事務局若しくは教育委員会事務局若しくはこれらに所属する行政機関(以下「行政機関」という。)又は中野区設立の法人に対する助成等に関する条例施行規則(平成2年中野区規則第72号)別表に掲げる法人への文書。ただし、次に掲げるもの(特に発送する必要のあるものと経営室経営分野統括管理者(以下「経営分野統括管理者」という。)が承認したものを除く。)を除く。

 私用文書

 金券、現金又は有価証券等を添付したもの

 交換箱に入らないもの(縦37センチメートル、横26センチメートル、厚さ3センチメートル以上のもの)又は総量が多いもの

 文書以外のもの

 その他、経営分野統括管理者が指定したもの

2 文書交換により文書を発送しようとするときは、それぞれの宛先に応じて文書交換箱に投函する。

3 交換便は、次のように運行するものとする。

(1) 都庁交換 毎日1回、午前に運行する。

(2) 区内交換 毎日1回運行し、施設によって午前又は午後に運行する。

(郵送)

第4条 前条に規定する文書交換によることができない文書を発送しようとするときは、郵送によるものとし、文書・情報公開担当において取りまとめ、料金後納の方法により発送するものとする。ただし、次に掲げるものは、各分野の担当者が、料金別納の方法により、又は郵便切手を貼り付けて発送するものとする。

(1) 内容証明郵便物

(2) 引受時刻証明郵便物

(3) 発信場所、日時等により料金後納にできない郵便物

2 各分野の担当者は、郵送により文書を発送しようとするときは、発送郵便物を次に定めるところに従い取りまとめ、通数、金額等を確認の上、文書取扱者の承認を得て郵便発送依頼票(第1号様式)により文書・情報公開担当に依頼する。

(1) 料金後納郵便物を発送しようとするときは、右上部(縦に長いものにあつては左上部)に別に定める料金後納郵便の表示をした封筒又ははがきを使用すること。

(2) 郵便番号を表示すること。

(3) 発信者名は、区役所又は事務所の所在地、室名又は部名及び分野名を表示すること。

(4) 個人番号が記載された文書を発送する場合は、簡易書留扱いとすること。

(5) 書留郵便物には書留・特定記録郵便物等差出票を添えること。

(6) 現金書留は、封入金額を申出損害要償額の欄に記入し、書留・特定記録郵便物等差出票を添えること。

(7) 一時に大量の郵便物を発送する場合は、あらかじめ文書・情報公開担当に連絡すること。

(受付時間)

第5条 文書・情報公開担当における郵便物の受付時間は、次の各号に掲げる郵便物の区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところとする。

(1) 郵便区内特別郵便 午後2時30分まで

(2) 前号以外の郵便物 午後3時まで

(発送)

第6条 各分野から依頼された郵便物は、次により処理する。

(1) 郵便物を郵便発送依頼票と照合し、確認する。

(2) 前号の規定により確認を行つた郵便物を取りまとめ、料金後納として処理することとし、通数及び金額を集計して料金後納郵便物等差出票を作成し、毎日1回郵便局へ持参する。ただし、一時に大量の郵便物の発送依頼があつたときは、料金後納郵便物等差出票を作成し、郵便物とともに当該発送の依頼に係る分野(以下「発送分野」という。)において直接郵便局に提出する。

(3) 前2号の事務が終了した後に郵便発送受付票(第2号様式)を発送分野に返送する。

(処理)

第7条 文書・情報公開担当は、文書を郵送したときは、次の処理を行うものとする。

(1) 1月ごとに郵便発送依頼票及び事業費別郵便料金表を集計し、料金後納郵便物については、日本郵便株式会社からの通知と照合する。

(2) 事業予算により発送した郵便物については、1月ごとに事業予算別に通数及び金額を集計し、それぞれの発送分野に通知する。

(その他)

第8条 第2条から前条までに規定するもののほか、文書を発送しようとするときは、次に掲げる事項に注意するものとする。

(1) 文書・情報公開担当が取り扱わない文書等は、発送分野において直接発送する。

(2) やむを得ない事情により官製はがき又は切手を貼り付けて発送する必要があるときは、郵便切手・郵便はがき払出請求書(第3号様式。以下「請求書」という。)により文書・情報公開担当に請求するものとし、文書・情報公開担当は、1月ごとに請求書を集計し、郵便切手・郵便はがき受払整理簿(第4号様式)を作成する。ただし、事業予算により発送する郵便物については、この限りではない。

(3) 各行政機関がこの要綱により文書を発送しようとするときは、当該行政機関の事務を所管する分野の文書取扱者に発送手続を依頼する。

(補則)

第9条 この要綱に定めるもののほか郵便物の発送に関し必要な事項は、経営分野統括管理者が定める。

附 則

1 この要綱は、昭和53年4月1日から施行する。

2 郵便物発送取扱要綱(昭和52年中野区要綱第19号)は、廃止する。

附 則(昭和63年6月30日要綱第57号)

この要綱は、昭和63年7月1日から施行する。

附 則(1990年8月10日要綱第100号)

この要綱は、1990年8月10日から施行し、改正後の文書発送取扱要綱の規定は、同年7月1日から適用する。

附 則(1992年6月26日要綱第120号)

この要綱は、1992年7月1日から施行する。

附 則(1995年7月31日要綱第93号)

この要綱は、1995年7月31日から施行する。

附 則(2001年3月30日要綱第109号)

この要綱は、2001年4月1日から施行する。

附 則(2007年3月29日要綱第45号)

1 この要綱は、2007年4月1日から施行する。

2 この要綱の施行の際、改正前の文書発送取扱要綱の様式により作成された用紙で現に残存するものは、所要の修正を加え、なお当分の間使用することができる。

附 則(2007年9月28日要綱第143号)

この要綱は、2007年10月1日から施行する。

附 則(2008年3月28日要綱第68号)

この要綱は、2008年4月1日から施行する。

附 則(2012年9月19日要綱第154号)

この要綱は、2012年9月19日から施行する。ただし、第7条第1号の改正規定(「郵便事業株式会社」を「、日本郵便株式会社」に改める部分に限る。)は、同年10月1日から施行する。

附 則(2013年2月13日要綱第10号)

この要綱は、2013年3月1日から施行する。

附 則(2013年3月19日要綱第34号)

この要綱は、2013年4月1日から施行する。

附 則(2018年2月16日要綱第9号)

この要綱は、2018年2月16日から施行する。

様式 略

文書発送取扱要綱

昭和53年3月10日 要綱第10号

(平成30年2月16日施行)

体系情報
要綱通知編/ 経営室
沿革情報
昭和53年3月10日 要綱第10号
平成13年3月30日 要綱第109号
平成19年3月29日 要綱第45号
平成19年9月28日 要綱第143号
平成20年3月28日 要綱第68号
平成24年9月19日 要綱第154号
平成25年2月13日 要綱第10号
平成25年3月19日 要綱第34号
平成30年2月16日 要綱第9号