2021年度（令和3年度）第11回庁議（8月24日）

　このことについて、次のとおり報告があった。

　令和3年7月に報告した「新庁舎におけるネットワーク環境の検討状況について」の報告後の検討の進捗状況及び今後の方向性について報告する。
　新庁舎におけるネットワーク環境の構築にあたっては、令和3年7月の報告のとおり、インターネットデータセンターの更新と、ユニファイド・コミュニケーションの調達を分けて行う。
　インターネットデータセンターの更新は、東京都の都区市町村セキュリティクラウドの更新に合わせて令和4年度に実施する準備を進めている。
　ユニファイド・コミュニケーションの導入については、継続して検討を行っており、その検討状況を今回報告するものである。

新庁舎移転を契機とし、組織横断的なプロジェクト型の働き方を取り入れ、さらに職員の創造性を引き出し、効率的かつ迅速に政策形成に係る意思決定を行える働き方を目指している。
そのため、職員が多種多様な手段でコミュニケーションがとれ、業務内容に合った適切な場所に移動しても自席と同等の職務が行えるよう、新庁舎の設計を行っているところであり、その基幹システムとして、ユニファイド・コミュニケーションの導入が必要である。

1. 多様化する政策課題に対応するためには、組織横断的に迅速な意思決定を行っていく必要がある。職員間の多様なコミュニケーションが可能な環境を備え、自席以外の場所であっても、自席と同等の資料閲覧や、作業が行える環境を整えることにより庁内議論の活性化、よりよい政策形成を行うことで、区民サービスの向上を図る。
2. ペーパーレスやWeb会議、テレワーク等の推進により、場所にとらわれない働き方を推進することで、物理的制約を縮減し、業務の効率化、政策形成にかかる意思決定の迅速化を図る。
3. 産学や他自治体、区民などとの双方向コミュニケーションを活性化させることで、協働の促進を図る。

1. 構成案1(ユニファイド・コミュニケーションの導入)について
   ユニファイド・コミュニケーションの機能について調査を進めたところ、多機能ユニファイド・コミュニケーションでなければ不可能と想定していた「外線電話の統合機能」、「Web会議と議事録作成システムの統合機能」、「区外部とのWeb会議の開催機能」をユニファイド・コミュニケーションにも持たせることが可能であることが確認された。現在、これらの機能を使用する際のメリット・デメリットや費用等について精査を進めている。
2. 構成案2(多機能ユニファイド・コミュニケーションの導入)について
   多機能ユニファイド・コミュニケーションの機能及び当該機能を用いて実現できる事項について調査を進めたところ、以下について確認された。
   ・場所にとらわれない業務用ファイル編集や、Web会議等の実現(職員自宅等にパソコンとモバイルルータを用意することで、安全に業務用ファイル編集や、Web会議への参加を行うことが可能。ただし、内部事務管理システムは利用できない)
   ・屋外での業務ファイル編集や、パソコンに内蔵されたカメラで撮影した映像の即時共有(複数の自治体にて、災害発生時等における活用事例あり)
   ・可用性の向上(システムがクラウド上にあるため、本庁舎が被災して通信が途絶した際にも、庁外施設や職員自宅等から業務を継続することができる。また、データ等のバックアップが自動的に行われるため、バックアップのためにシステムを停止する必要がなくなり、24時間365日システムを利用することができる)
   ・会議室の稼働率の向上(会議室予約機能、会議室利用状況のリアルタイムでの共有機能、予約者が現れない場合の自動キャンセル機能等)

現在、必要経費の精査を進めるとともに、多機能ユニファイド・コミュニケーションを導入しなかった場合にかかる費用(買い切り版オフィスソフトの購入費用等)を含めた比較を行っている。

ユニファイド・コミュニケーション

チャット、音声通話、Web会議など、リアルタイムのコミュニケーション機能を統合したシステム

多機能ユニファイド・コミュニケーション

上記のユニファイド・コミュニケーションに加え、オフィスソフト機能やグループウェア機能を統合したシステム

1. インターネットデータセンターの更新
   令和3年11月～12月　企画提案公募型事業者選定方式による業者選定
   令和4年4月～10月　構築
   令和4年11月　新しい都区市町村セキュリティクラウドへ移行
   令和4年12月　運用開始
2. ユニファイド・コミュニケーションの導入
   令和3年12月　導入方針案報告、導入方針決定
   令和4年4月～6月　事業者選定
   令和4年7月～令和5年9月　構築
   令和5年10月～令和6年4月　先行導入
   令和6年5月～　本格導入

　このことについて、次のとおり報告があった。

　区におけるテレワークシステムの本格的な導入にかかる端末等の調達に向けた、これまでの検討状況や導入に関する考え方について、以下のとおり報告する。

テレワークシステムの導入は、職員の移動時間の削減、仕事と育児・介護等の両立など多様な働き方の実現を図ることを目的とするものである。さらに、新型コロナウイルス感染症拡大などの状況下においては、在宅での勤務が可能となるよう職場環境により近い労働環境を整えることで、職場に出勤する職員数を抑制しつつ、区の行政機能を維持し、行政サービスを安定的に提供することが期待される。

令和3年7月に、全庁に対して「テレワークシステム及びWeb会議システムの利用需要調査」を行った。この結果、テレワークシステムを利用した業務の実施について全庁的に多くの需要があることを確認した。

1. 在宅勤務時にテレワークシステムで行うことを想定している業務の例
   ア　予算・決算資料、会議資料、企画書、議事録、調査回答等の作成
   イ　起案立案や決裁業務などの内部事務の執行
   ウ　Web会議システムを利用した内部会議や事業者との打ち合わせ
   エ　eラーニングや動画視聴等による研修参加　等
2. テレワークシステムの利用希望
   テレワークシステムの利用の希望が全103所属(すこやか福祉センター等を含む)のうち46所属からあり、テレワーク用端末の配備希望数が計237、Web会議の主催についての希望が35所属からあった。

1. テレワークシステムの導入に向けた制度等の整備
   導入するテレワークシステムは、地方公共団体情報システム機構(以下、「J－LIS」という。)が提供している「自治体テレワークシステムfor LGWAN(以下、「自治体テレワークシステム」という。)」を予定している。
   これまで庁内情報ネットワーク端末を転用し、すでに貸与されている自治体テレワークシステムのアカウント、無償で利用可能なチャットシステム等を活用した試行を行ってきた。その結果、自治体テレワークシステムの仕組みに合わせた運用方法を検討する必要性や自治体テレワークシステムを使った在宅勤務を行う際の区の制度整備の必要性などが判明した。今後は、試行の範囲を拡大するなどさらに知見を深め、全庁での導入に向けた体制や制度等の整備に受けた検討を引き続き行う。
   (1)機器や運用管理について
   　多くの職員が機器等を適切に利用できるようにするため、これまでの試行や検討において確認をした課題について検討し、機器の調達及び運用ルールや環境等の整備を行う。
   ア　テレワーク用端末の調達について
   　テレワークシステムを利用するための端末が必要となるが、庁内情報ネットワーク端末の在庫に余剰がないことから、新たに調達する必要がある。また、庁内の需要に応じた柔軟な運用を可能とするため、購入にて調達する。
   イ　テレワーク用端末の仕様について
   　・現在の庁内情報ネットワーク端末は自席に据え置きで利用することを想定して調達を行ったものであり、持ち運びに適さないため軽量化等を図る必要がある。
   　・Web会議を行うためのカメラやマイクが搭載されていないため、搭載した端末の調達をする必要がある。
   ウ　運用管理について
   　自治体テレワークシステムは庁内情報ネットワーク端末の遠隔操作によりテレワークを実現する仕組みであることから、運用管理の効率化を図るため、操作する端末と操作される端末の2台1セットで調達する必要がある。
   エ　コミュニケーションツール(チャットシステム)について
   　在宅勤務時においても、職員間でリアルタイムに円滑なコミュニケーションをとる必要があることからチャットシステムを導入する必要がある。
   オ　操作ログの取得と保存について
   　不正行為の防止及び紛失時の対応等のため、出力されるログを一定期間保存し、事後においても参照可能な状態にしておく必要がある。
   (2)在宅勤務を行う際の制度整備について
   　今後、在宅勤務の本格実施に向けて、在宅勤務の時間単位や勤務地、超過勤務、通勤手当等の取扱について、整理する必要がある。
2. 区役所新庁舎整備を踏まえた段階的導入
   J－LISから提供される自治体テレワークシステムの同時利用数上限が140であることや、区役所新庁舎におけるユニファイド・コミュニケーションの導入等が現時点では未確定であることを踏まえ、テレワークシステムを段階的に導入する。当初の導入にあたっては、在宅勤務による業務執行を見込む所属にテレワーク用端末を各1セット配備することとし、管理用端末等を含めた50セット(計100台)を調達して全庁へ展開をする。あわせてチャットシステムの導入を行う。
   今後は、自治体テレワークシステムの運用方針の決定、今回導入する自治体テレワークシステムの利用状況、区役所新庁舎におけるネットワーク環境等を踏まえ、導入規模の拡大について引き続き検討を行う。
3. テレワークシステムの導入当初に見込む概算経費
   テレワーク用端末を2台1セットで50セット調達し、在宅勤務を実施する各所属へ設置する。テレワーク用端末にはセキュリティソフトやオフィスソフト、管理用システムを搭載するとともに、チャットシステムの構築及びログ取得、管理サーバを構築する。

(上記金額は現時点での試算による)

導入の時期については、自治体テレワークシステムの令和4年度以降の運用方針(システムの本格稼働時期、利用料が発生するか等)について、自治体テレワークシステムの運用元であるJ－LISから現時点で示されておらず、後年度にかかる区の費用負担を見込むことができないため、引き続き情報収集に努め今後設定する。

　このことについて、次のとおり報告があった。

　区は、災害時において区の区域内における災害応急対策等の円滑な実施を期するため、様々な団体と協定を締結し、協力体制を確立している。
　今回、以下のとおり、災害時における協定の締結について報告をする。

1. 災害時におけるバス利用等に関する協定
   (1)協定締結先
   　関東バス株式会社(東京都中野区東中野五丁目23番14号)
   (2)主な協定内容
   ・被災者及び救援者等の輸送(遠隔地輸送避難を含む)
   ・災害応急対策活動に必要な人員及び物資等の輸送
   ・臨時的な避難施設等としての活用
   (3)協定締結日
   　令和3年9月7日(オンライン形式で協定締結を実施)

1. 災害時における高齢者等を対象とした避難所施設利用に関する協定
   (1)協定締結先
   　株式会社ニチイケアパレス
   　(東京都千代田区神田駿河台二丁目5番12号NMF駿河台ビル6階)
   (2)主な協定内容
   　高齢者等を対象とした二次避難所としての施設利用
   (3)対象施設
   ・介護付有料老人ホーム ニチイホーム鷺ノ宮(東京都中野区白鷺一丁目1番18号)
   ・介護付有料老人ホーム ニチイホーム江古田の杜(東京都中野区江古田三丁目14番4号)
   ・介護付有料老人ホーム ニチイホーム野方(東京都中野区野方五丁目11番10号)
   ・介護付有料老人ホーム ニチイホーム中野南台(東京都中野区南台三丁目26番24号)
2. 災害時における障害者等を対象とした避難所施設利用に関する協定
   (1)協定締結先
   　社会福祉法人 正夢の会(東京都稲城市坂浜1951番地の5)
   (2)主な協定内容
   　障害児(者)等を対象とした二次避難所としての施設利用
   (3)対象施設
   　中野区療育センターゆめなりあ(東京都中野区弥生町五丁目5番2号)
3. 災害時における高齢者等を対象とした避難所施設利用に関する協定
   (1)協定締結先
   　社会福祉法人 東京武尊会(東京都青梅市成木一丁目634番地7)
   (2)主な協定内容
   　高齢者等を対象とした二次避難所としての施設利用
   (3)対象施設
   　東京令和館中野(東京都中野区江古田四丁目43番5号)
4. 災害時における停電復旧及び啓開作業の相互協力に関する協定
   (1)協定締結先
   　東京電力パワーグリッド株式会社　荻窪支社(東京都練馬区中村北一丁目12番7号)
   (2)主な協定内容
   　電力の復旧に支障となる障害物等の除去又は応急措置の実施
   上記1.～4.の協定締結日については、協定締結先と日程調整のうえ、決定する予定である。なお、協定締結方法については、感染症拡大防止の観点から、書面のみで行う。

1. 災害時における相互支援に関する協定
   (1)協定締結先
   　社会福祉法人中野区社会福祉協議会(東京都中野区中野五丁目68番7号)
   (2)主な再協定内容
   　災害ボランティアセンターで行う救助とボランティア活動に関する経費負担の追加
   ・人件費(社会福祉協議会職員等の時間外勤務手当(休日勤務、宿日直を含む))
   ・旅費(災害ボランティアセンターに派遣する職員に係る旅費)

　このことについて、次のとおり報告があった。

戸籍住民課マイナンバーカード交付窓口において、複数の職員に新型コロナウィルスの感染が確認されたことを踏まえ、感染拡大防止のため職員を自宅待機させたことから、一時的に窓口業務を縮小した。

1. 本庁舎1階窓口でのマイナンバーカード当日交付
2. その他の業務
   (1)マイナンバーカード申請書交付
   (2)電子証明書発行・更新
   (3)マイナンバーカードの暗証番号変更・初期化
   (4)マイナンバーカード券面変更(氏名や住所の変更)
   (5)住民基本台帳カード券面変更(氏名や住所の変更)

令和3年8月15日(日曜日)～8月20日(金曜日)

以下のとおり、郵送、電話または窓口で受取方法の変更を案内した。

1. 中野サンプラザ特設窓口における郵送交付受付への変更
2. 当日交付予約日の変更

ホームページ等による広報及び当日交付予約者宛てに郵送

1. マイナンバーカード交付担当執務室の仕切り壁の一部撤去
   (換気及び通風のために8月9日実施済)
2. 換気のための執務室の窓開けの拡大
3. 共用のテーブル、端末付近へのアルコール消毒液の備え置きを拡充するなど、さらなる消毒の徹底