公印等の保管、使用等の管理に関する基準
2009年8月28日
要綱第143号
(趣旨)
第1条 この基準は、中野区公印規則(昭和50年中野区規則第5号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公印等の保管、使用等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(公印の新調)
第2条 公印管理者は、規則第7条の規定により公印の新調の申請を行うに当たっては、当該公印のなつ印を行う頻度等について十分検討した上で、当該公印の新調の必要性を見極めなければならない。
(2021要綱47・全改)
(公印のなつ印の手続)
第3条 公印管理者及び公印取扱者(以下「公印管理者等」という。)は、公印のなつ印の手続において規則第10条の規定により文書の照合を行うときは、決定済みの起案文書となつ印しようとする文書の件名、相手先、施行日及び使用する公印の名称等を審査する。
2 公印管理者等は、公印のなつ印の手続において公印使用簿を使用するときは、記入事項や照合済みの表示に漏れがないよう注意しなければならない。
(事前押印)
第4条 事前押印は、原則として1箇月ごとに行うものとする。
2 事前押印をすることができる文書の枚数は、原則として1回につき当該文書の1箇月当たりの使用予定枚数を限度とする。
3 事前押印をする文書には、原則として交付番号を付するものとする。
4 事前押印・印影印刷文書受払簿は、事前押印をする文書ごとに作成するものとする。
6 事前押印をした文書を使用するときは、その都度、事前押印・印影印刷文書使用簿に必要事項を記載しなければならない。
7 公印管理者等は、規則第10条の3第7項の規定により事前押印をした文書の不足する分を追加交付したときは、事前押印・印影印刷文書受払簿に必要事項を記載しなければならない。
8 規則第10条の3第3項の規定による事前押印の承認を受けた課長(次項において単に「課長」という。)は、当該事前押印をした文書の使用期間が満了した場合において、引き続き当該事前押印をした文書を使用する必要があるときは、改めて同条第2項の規定により申請しなければならない。
9 課長は、事前押印をした文書に盗難、紛失等があったとき又は事前押印をした文書の不正使用があったときは、公印管理者に報告するとともに、公印事故届により総務部総務課長(公印の番号が65から71までの公印にあっては、会計管理者。以下同じ。)に届け出なければならない。
(2019要綱36・一部改正、2021要綱47・旧第5条繰上)
(印影印刷)
第5条 印影印刷をすることができる文書は、年間の使用予定枚数がおおむね1,000枚以上の文書、一時に300枚以上発行する文書その他の事前押印では対応ができない程度に多数発行する文書で、一括して印刷する必要があるものとする。
2 規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の3第3項の規定による印影印刷の承認を受けた課長(以下単に「課長」という。)は、当該印影印刷に使用する印影を公印管理者等から受領するときは、事前押印・印影印刷承認書を当該公印管理者等に提示しなければならない。
3 前項の印影は、当該印影印刷の承認を受けた目的以外に使用してはならない。
4 印影印刷をすることができる文書の枚数は、当該印影印刷について承認を受けた枚数の範囲内とする。
5 事前押印・印影印刷文書受払簿は、印影印刷をする文書ごとに作成するものとする。
7 印影印刷をした文書を使用するときは、その都度、事前押印・印影印刷文書使用簿に必要事項を記載しなければならない。
8 公印管理者等は、規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の3第7項の規定により印影印刷をした文書の不足する分を追加交付したときは、事前押印・印影印刷文書受払簿に必要事項を記載しなければならない。
9 課長は、印影印刷をした文書の使用期間が満了した場合において、引き続き当該印影印刷をした文書を使用する必要があるときは、改めて規則第11条第2項の規定により準用する規則第10条の3第2項の規定により申請しなければならない。
10 課長は、印影印刷が終了したときは、当該印影印刷に使用した印影を公印管理者等に返還するとともに、当該印影印刷に係る印刷請負契約の相手方その他の当該印刷を行った者が作成した当該印影の原版等を確実に廃棄させなければならない。
11 課長は、印影印刷に使用する印影若しくは印影印刷をした文書に盗難、紛失等があったとき又は印影印刷に使用する印影若しくは印影印刷をした文書の不正使用があったときは、公印管理者に報告するとともに、公印事故届により総務部総務課長に届け出なければならない。
(2019要綱36・一部改正、2021要綱47・旧第6条繰上)
(公印の廃止)
第6条 公印管理者等は、公印の使用が廃止されたときは、当該公印の公印等管理簿に必要事項を記載し、廃止された日の属する年度の翌年度の末日まで保管しなければならない。
(2021要綱47・追加)
(補則)
第7条 この基準に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
(2021要綱47・旧第8条繰上)
附則
この要綱は、2009年8月28日から施行する。
附則(2019年3月29日要綱第36号)
この要綱は、2019年4月1日から施行する。
附則(2021年3月26日要綱第47号)
この要綱は、2021年4月1日から施行する。