中野区住民基本台帳閲覧事務取扱要綱

2006年10月31日

要綱第190号

(趣旨)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定による住民基本台帳の一部の写し(以下「台帳」という。)の閲覧に係る事務の取扱いについて、必要な事項を定める。

(閲覧手続)

第2条 法第11条第1項の規定による台帳の閲覧の請求に係る取扱いについては別表第1に、法第11条の2第1項の規定による台帳の閲覧の申出に係る取扱いについては別表第2に定めるところによる。

(他の定めとの適用関係)

第3条 前条に規定するもののほか、住民基本台帳事務における配偶者暴力及びストーカー行為等の被害者の支援については、中野区配偶者暴力及びストーカー行為等の被害者の支援に関する住民基本台帳事務取扱要綱(2004年中野区要綱第116号)に定めるところによる。

(公表)

第4条 区長は、法第11条第3項及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第3条の規定による公表並びに法第11条の2第12項及び省令第3条の規定による公表については、毎年6月に行うものとする。

(雑則)

第5条 第1号様式から第4号様式までの各様式その他この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

この要綱は、2006年11月1日から施行する。

(2015年3月27日要綱第20号)

この要綱は、2015年4月1日から施行する。

別表第1(第2条関係)

項目

根拠規定

処理内容又は方法

摘要

閲覧の請求の受付

法第11条第1項及び第2項

請求は、次に掲げる様式により行うこととする。

(1) 国又は地方公共団体の機関が請求する場合(次号に該当する場合を除く。) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求について(第1号様式)

(2) 法第11条第2項第2号に規定する犯罪捜査等ための請求に係る場合 住民基本台帳の一部の写しの閲覧の請求について(第2号様式)

 

請求に際して明らかにさせなければならない事項

法第11条第2項及び省令第1条第2項

請求をする国又は地方公共団体の機関の名称

機関の名称は、某省、某市長等と記載させる。この場合において、国の機関には国のすべての行政機関のほか国会及び裁判所が含まれ、地方公共団体の機関には執行機関及び附属機関のほか議会も含まれる。

請求事由

請求事由を具体的に明らかにさせることとし、それが明確でない場合は、必要に応じて請求者に質問し、その内容につき確認するものとする。この場合において、その確認内容及び方法を請求書の余白に記載する等の方法により記録する。ただし、当該請求が犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものにあっては、次に掲げる事項を明らかにすることにより請求事由に代えることができる。

(1) 法令で定める事務の遂行のために必要であること。

(2) 根拠となる法令の名称

(3) 請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難である理由

閲覧者の職名及び氏名

閲覧者の職名については、某課長補佐、某課某係長等と記載させる。

請求に係る住民の範囲

閲覧を請求する住民の範囲は、町・丁の区域等によりできるだけ限定させる。

法令で定める事務の責任者の職名及び氏名

閲覧することが必要となる事務を所掌する国又は地方公共団体の内部に置かれる組織の長が該当し、某市某課長等と記載させる。

前項に掲げる事項を明らかにさせる手続

省令第1条第1項

原則として請求に係る公文書の記載、公印等により判断する。

請求に係る公文書の記載のみからでは記載されている事項等に疑わしい点がある等、特に必要があると認めるときは、当該請求に係る国又は地方公共団体に電話で照会する等の方法により確認する。この場合において、その確認内容及び方法を請求書の余白に記載する等の方法により記録する。

本人確認手続

省令第1条第3項及び中野区における証明書の交付等の請求及び届出に係る本人確認に関する条例(平成16年中野区条例第11号。以下「条例」という。)第4条第1項

閲覧者は、国又は地方公共団体の職員たる身分を示す証明書を提示しなければならない。

(1) 必要に応じ、適宜、口頭での補足質問を行をする等、慎重に行うこととする。

(2) 職員証等の証明書に本人の顔写真がちょう付されていない場合、口頭での補足質問では不十分な場合等、窓口に来た者が申請の際に明らかにされた閲覧者であるか疑わしい点がある等、特に必要があると認めるときは、当該請求に係る国又は地方公共団体に電話で照会する等の方法により確認する。この場合において、その確認内容及び方法を請求書の余白に記載する等の方法により記録する。

別表第2(第2条関係)

項目

根拠規定

処理内容又は方法

摘要

閲覧の申出の受付

法第11条の2第1項

申出は、住民基本台帳閲覧申出書(第3号様式)により行うこととする。

申出は、閲覧しようとする日の5日前までに行うよう指導することとする。

申出に際して明らかにさせなければならない事項

法第11条の2第2項及び省令第2条第2項

申出者の氏名及び住所(申出者が法人の場合にあっては、その名称、代表者又は管理人の氏名及び主たる事務所の所在地)

申出の意思を明らかにさせるため、自署又は押印を求める。

閲覧事項の利用の目的

閲覧を申し出る理由を具体的に明らかにさせることとし、それが明確でない場合は、必要に応じて申出者に質問し、その内容につき確認することとする。この場合において、その確認内容及び方法を申出書の余白に記載する等の方法により記録する。

閲覧者の氏名及び住所

 

閲覧事項の管理の方法

閲覧事項の管理及び閲覧事項の廃棄の方法、時期等を明らかにさせる。

申出者が法人の場合にあっては、当該法人の役職員又は構成員のうち閲覧事項を取り扱う者の範囲

当該法人の役職員又は構成員のうち閲覧事項を取り扱う者の範囲を明らかにさせる。この場合において、某部、某課等、部署名を記載させることが適当であるが、具体的な個人名を列挙することに代えることができる。

法第11条の2第1項第1号に掲げる活動に係る申出の場合にあっては、調査研究の成果の取扱い

調査研究の成果を公表するか否か及び公表する場合にあってはその方法を明らかにさせる。

申出に係る住民の範囲

閲覧を請求する住民の範囲は、町・丁の区域等によりできるだけ限定させる。

法第11条の2第1項各号に掲げる活動の責任者の氏名及び住所(申出者が法人の場合にあっては、当該責任者の役職名及び氏名)

別表第1請求に際して明らかにさせなければならない事項の項の規定に準じて取り扱うこととする。

法第11条の2第1項第1号に掲げる活動に係る申出の場合にあっては、調査研究の実施体制

調査研究に従事する者の所属する部署、人数等を記載させる。

委託を受けて台帳の閲覧の申出を行う場合にあっては、委託者の氏名又は名称及び住所

 

前項に掲げる事項を明らかにさせる手続

省令第2条第1項

次に掲げる書類を提出させる。

(1) 公益性が高い調査研究又は活動の実施であることの疎明資料

(2) 閲覧情報を使用する調査用紙、アンケート用紙等

(3) 法人登記、事業所概要又は大学の委員会若しくは学部長による証明書

(4) プライバシーポリシー

(5) 閲覧事項を申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書

(6) プライバシーマークが付与されていることを示す書類

(7) 委託の場合にあっては、委託したことが分かる書類

(8) 訴訟の提起の場合にあっては、実際に訴訟を提起したことを確認できる資料又は訴訟を提起することが確実と認められるもの

(9) 前各号に掲げるもののほか、区長が適当と認める書類

 

本人確認手続

省令第2条第3項及び条例第4条第1項

閲覧者は、次のいずれかの書類を提示しなければならない。

(1) 住民基本台帳カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の写真がちょう付されているものに限る。)であって閲覧者が本人であることを確認するため区長が適当と認める書類(海技免状、電気工事士免状、無線従事者免許証、動力車操縦者免許証、運航管理者技能検定合格証明書、猟銃・空気銃所持許可証、特殊電気工事資格者認定証、耐空検査員の証、航空従事者技能証明書、宅地建物取引士証、船員手帳、戦傷病者手帳、教習資格認定証、検定合格証、身体障害者手帳及び官公署(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分証明書等をいう。)

(2) 閲覧者が本人であることを確認するため住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(第4号様式)により当該閲覧者の住所に郵送した文書に対する回答書及び区長が適当と認める書類(前号の書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類、地方公共団体が交付する療育手帳、敬老手帳、生活保護受給者証、健康保険の被保険者証、各種年金証明書等とする。)

(3) 閲覧者が法人の役職員又は構成員の場合にあっては、当該法人の役職員又は構成員であることを証する書類

必要に応じ、適宜、口頭での補足質問をする等、慎重に行うこととする。

個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者の指定手続

法第11条の2第3項から第5項まで

(1) 個人閲覧事項取扱者 個人である申出者は、申出者及び閲覧者以外に閲覧事項を取り扱わせることが必要な場合は、当該必要な旨並びに指定を受けようとする者の氏名及び住所の申出をしなければならない。この場合において、区長は、申出に相当な理由があると認めるときは、当該申出を承認することとする。

(2) 法人閲覧事務取扱者 法人である申出者は、閲覧の申出の際、法人の役職員又は構成員のうち閲覧事項を取り扱う者の範囲を明らかにしなければならない。この場合において、当該法人は、この範囲に属する者の中から閲覧事項を取り扱う者を指定することとし、それ以外の者には閲覧事項を取り扱わせてはならない。

 

申出者の適正管理義務等の徹底

法第11条の2第6項及び第7項

区長は、次に掲げる者に対し、それぞれ当該各号の義務を徹底させるものとする。

(1) 申出者 閲覧者、個人閲覧事項取扱者又は法人閲覧事項取扱者による閲覧事項の漏えいの防止その他の閲覧事項の適切な管理のために必要な措置を講ずる義務

(2) 申出者、閲覧者、個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者 本人の事前の同意を得ないで、当該閲覧事項を利用目的以外の目的のために利用し、又は当該閲覧事項に係る申出者、閲覧者、個人閲覧事項取扱者及び法人閲覧事項取扱者以外の者に提供してはならない義務

 

勧告

法第11条の2第8項

区長は、偽りその他の不正の手段による閲覧(申出者が閲覧者に偽りその他不正の手段により閲覧をさせた場合を含む。以下同じ。)又は目的外利用若しくは第三者提供の禁止に対する違反があった場合において、その状態が放置され、又はその違法行為に引き続き、若しくはさらに行われるおそれがある等、個人の権利利益を保護するため必要があると認めるときは、当該違反行為をした者(申出者を含む。)に対し、閲覧事項が利用目的以外の目的で利用又は提供されないようにするための措置を講ずることを勧告(以下単に「勧告」という。)することができる。

偽りその他の不正の手段による閲覧若しくは目的外利用又は第三者提供の禁止に対する違反があった場合には、法第51条の規定により30万円以下の過料が科せられる。

命令

法第11条の2第9項及び第10項

(1) 区長は、勧告を受けた申出者又は違反行為をした者が正当な理由なく、その勧告に係る措置を講じなかった場合であって、個人の権利利益が不当に侵害されるおそれがあると認めるときは、その者に対し、当該勧告に係る措置を講ずることを命ずることができる。

(2) 区長は、勧告を経る時間的余裕がない場合等、個人の権利利益が不当に侵害されることを防止するため特に措置を講ずる必要があると認めるときは、勧告を経ることなく、申出者又は違反行為をした者に対し、直ちに命令を発することができる。

この命令に違反した場合には、法第46条の規定により6月以下の懲役又は30万円以下の罰金に処せられる。

報告の徴収

法第11条の2第11項

区長は、閲覧事項の適切な管理がなされていないおそれがあるとき、目的外利用、第三者提供がなされているおそれがあるとき、勧告を行う前において現状を確認するとき、勧告に従ったかどうかを確認する必要があるとき、命令を行う前において現状を確認する必要があるとき等においては、申出者に対し、必要な報告を求めることができる。

この報告をせず、又は虚偽の報告をした場合には、法第47条の規定により30万円以下の罰金に処せられる。

中野区住民基本台帳閲覧事務取扱要綱

平成18年10月31日 要綱第190号

(平成27年4月1日施行)

体系情報
要綱通知編/ 区民部
沿革情報
平成18年10月31日 要綱第190号
平成27年3月27日 要綱第20号