2　文書による事案の処理は、別に定める決定区分に従い決定を受けて行わなければならない。

2　文書は、左横書き、左とじとする。ただし、法令又は文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　文書事務改善主任は、事務局の庶務を担当する係長をもって充てる。

3　文書事務改善主任は、事務局内における次の事務を処理する。

2　文書事務改善担当者は、次長が指名する。

3　文書事務改善担当者は、文書事務改善主任が処理する事務を補佐し、及び文書事務改善主任が指定する事務を処理する。

2　起案文書に基づく発信文書には、当該起案文書の文書番号を付する。ただし、あいさつ状、お知らせその他軽易な通知文、収受した総合行政ネットワーク文書に基づき作成する発信文書及び第10条第2項の規定により起案登録を省略した文書に基づく発信文書については、文書番号を省略することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、財務会計システムにより作成される起案文書、総合行政ネットワーク文書(収受する場合に限る。)及びこれに基づく起案文書並びに第9条第2項及び第3項の規定により処理する文書については、文書番号を付すことを省略することができる。

2　前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、随時に行う。

3　総合行政ネットワーク文書を受信する場合は、送受信用のICカード又はパスワード等を用いて行う。

4　総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次の各号に定めるところにより処理する。

5　前2項の規定による処理において、収受登録が必要な総合行政ネットワーク文書は、文書管理システム上に必要な事項を登録し、当該総合行政ネットワーク文書を添付文書として保存する。

6　通信回線を利用して電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。次項及び第8項において同じ。)を受信した場合は、別に定める処理基準に従い、収受登録が必要な電磁的記録は文書管理システム上に前条第1号に規定する事項を登録し、当該電磁的記録を添付文書として保存する。

7　前項の処理において、電磁的記録を直接添付すると文字化け等が起きるため文書管理システム上に保存することができない電磁的記録は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録された紙については、前条及び次条により処理する。

8　通信回線の利用により受信した電磁的記録については、別に定める場合のほか、次長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、前2項の規定による処理を省略することができる。

2　電磁的記録以外の一般文書又は親展若しくは秘扱い文書を第9条又は第14条の規定により文書管理システムにおいて処理する場合は、第7条第1号の処理を行うときに、スキャナ等により電磁的に記録し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　一般文書は、施行期限の定められているものを除き、原則として事務局に配付された日から7日以内に処理しなければならない。

2　定例により処理する事案は、回議用紙を用いず、専用の帳票を設けて処理することができる。

3　様式の定まっている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、当該文書の余白又は付せんに回議欄及び処理案を記載して処理することができる。

4　至急に回答等の処理を要する事案は、電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、軽易な事案を除き、処理後その取扱いを文書により明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する事案に係る起案文書については、起案登録を省略することができる。

2　前項の印刷物には、その奥付その他これに準ずる場所に、当該印刷物に係る起案文書の文書番号を記載しなければならない。ただし、次長が特別の理由があると認めるときは、その記載を省略することができる。

3　第1項に規定する印刷物の送付のほか、事務局における資料及び図書の整理、保管及び利用に関しては、別に定める。

2　回議を受けた者は、その内容を検討し、異議があるときは、その旨を当該起案文書に電磁的に表示し、記録し、又は付記したうえ、担当者に通知し、又は案の訂正、再起案若しくは廃案を勧告することができる。ただし、当該事案が自己の決定権限に属するものであるときは、自ら案の訂正をしたうえ、決定を行う。

3　前項の規定により、案を廃し、又は当該起案の内容に重要な変更を加えたときは、その旨をすでに当該事案に決定関与した者に通知しなければならない。この場合、再度当該起案文書を回付することにより、これに代えることができる。

2　第9条第2項及び第3項の規定は、供覧及び報告の場合について準用する。

2　担当者が出張その他で不在となる場合は、あらかじめ主務係長又は他の職員に引き継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

2　担当者は、起案文書の処理が完了したときは、次の各号に定めるところにより文書の完結の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。

2　前項の規定により作成した発信文書等(電磁的記録を出力することによって作成したものにあっては、当該電磁的記録)は、文書管理システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めがあるものを除く。)又は軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　軽易な対外文書及び対内文書は、事案により局長名又は次長名を用いるものとする。

3　単に周知を図る目的で作成された文書(ちらし、ポスターその他の広報文書をいう。)にあっては、第1項の規定にかかわらず、区議会名又は事務局名を用いるものとする。

4　対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略する。

2　文書等の保管又は保存にあたっては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。

2　この規程に定めるもののほか電磁的記録の保存に関し必要な事項は、別に定める。

2　次長は、毎年度末日までに、翌年度に発生する予定の文書等について、文書管理システムによりファイル基準表を作成しなければならない。

3　次長は、ファイル基準表の内容に変動があったときは、速やかに、文書管理システムにより当該ファイル基準表を修正しなければならない。

2　担当者は、文書等の完結登録をしたときは、当該文書等を直ちにフォルダーに収納し、自己の手元に置いてはならない。

2　前項の規定により文書等を保管するときは、3段キャビネットにあっては当該会計年度の完結文書は上段、前年度分は中段、常時利用する文書等(以下「常用文書」という。)及び資料となる文書等は下段に収納し、その他のキャビネットにあってはこれに準ずるものとする。

2　常用文書は、移換えを行わない。

2　保存箱により保存することが適当でない文書等については、他の方法により整理するものとする。

3　次長は、前2項の規定により整理の完了した保存文書について、毎年6月末日までに、当該保存文書を収納したフォルダの名称を文書管理システム上で登録しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主務係長がなお必要と認めるものは、次長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。この場合において、執務上の参考となるものは、資料として主務係その他で保管することができる。

3　長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過した後、次長が保存の継続又は廃棄を決定することができる。

4　保存文書の廃棄は、焼却、裁断その他適当な方法により行うものとする。ただし、秘扱い文書等については、復元できない方法で処理しなければならない。

5　電磁的記録は、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次長がなお必要と認めるものは、総務部長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。

3　長期保存文書(長期に保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過した後、総務部長と局長が協議して、保存の継続又は廃棄を決定することができる。

2　中野区議会会議規則(昭和42年中野区議会規則第1号)第96条に規定する陳情書は、第3条及び第5条の規定にかかわらず、主務係長が受理し、主務係長は、次により処理する。

2　秘扱い文書等については、貸出し及び閲覧を禁止する。ただし、次長が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3　第1項の申出があったときは、次長は、主務係長に文書を提供させるものとする。ただし、当該文書で特に必要と認めるものは、議長の承認を得なければならない。

4　主務係長は、場所、時間又は貸出期間等を指定し、利用させるものとする。

5　前項の規定にかかわらず、特に必要なときは、利用文書の返却を求めることができる。

6　保存文書を利用する者は、当該文書等の損傷、紛失等に注意するとともに、次長の許可を得ないで転貸し、又は抜取り、追補、抹消、訂正等をしてはならない。

7　保存文書を紛失し、又はき損したときは、始末書を提出しなければならない。

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

2　改正後の第4章の規定は、平成15年4月1日以後に発生した文書等に適用し、同日前に発生した文書等については、なお従前の例による。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第26条、第27条及び第37条の3の規定は、令和5年4月1日以後に発生した中野区議会文書管理規程第1条の2第1号に掲げる文書等について適用し、同日前に発生した同号に掲げる文書等については、なお従前の例による。