中野区個人情報の保護に関する条例施行規程
平成2年8月16日
監査委員告示第1号
注 令和3年3月から改正経過を注記した。
(趣旨)
第1条 この規程は、中野区個人情報の保護に関する条例(平成2年中野区条例第2号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(用語)
第1条の2 この規程で使用する用語の意義は、条例で使用する用語の例による。
(職員に対する研修)
第1条の3 監査委員は、条例第3条第2項の規定に基づき、職員の個人情報の保護に関する知識の向上を目的とした研修を実施する。
(1) 意見を申し出る者の氏名及び住所
(2) 意見の内容
(3) 申出の年月日
(登録事項)
第3条 条例第13条第1項第5号の実施機関が定める事項は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 収集方法
(2) 目的外利用の内容
(3) 外部提供の内容
(4) 個人情報の記録形態
(5) 外部委託の内容
(6) 電子計算組織への記録の内容
(7) 電子計算組織の結合の内容
(8) 特定個人情報に関する次の事項
ア ファイルの名称
イ 利用目的
ウ 特定個人情報の収集対象者
エ 記録項目
オ 根拠規定
カ 収集の方法
(9) その他監査委員が必要と認める事項
(個人情報の廃棄又は消去の方法等)
第3条の2 条例第14条第2項の規定による個人情報の廃棄又は消去は、個人情報を復元することができない方法により行わなければならない。
2 監査委員は、条例第14条第2項の規定により個人番号又は特定個人情報を廃棄し、若しくは消去した場合においては、その記録を保存しなければならない。
(個人情報管理責任者)
第4条 条例第15条の個人情報管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、中野区監査事務局処務規程(昭和40年監査委員訓令甲第2号)第3条第1項に規定する事務局長とし、条例第14条に規定する事項に係る事務を行う。
2 管理責任者は、所属職員に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該所属職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
3 管理責任者は、その所管する事務を執行するに当たり個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う業務があるときは、当該業務を明確にしなければならない。
4 管理責任者は、その所管する事務を執行するに当たり特定個人情報等を取り扱う業務があるときは、当該業務ごとに、所属職員のうちから当該業務に従事する職員を指名しなければならない。
5 管理責任者は、前項の規定により指名した職員に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等を取り扱う業務を行う区域の明確化その他の特定個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
6 管理責任者は、その所管する事務を執行するに当たり特定個人情報等を取り扱う業務があるときは、当該業務ごとに当該特定個人情報等の取扱状況を確認するための手段を講ずるとともに、当該特定個人情報等の保管及び利用の状況その他必要な事項を記録しなければならない。
7 管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う業務ごとに、当該業務の安全管理に係る取扱手順を定めなければならない。
8 管理責任者は、前項の規定により定めた特定個人情報等の安全管理に係る取扱手順を随時又は定期に点検を行い、その見直しその他必要な措置を講じなければならない。
(外部提供の手続)
第5条 中野区監査委員(以下「監査委員」という。)は、条例第18条第1項ただし書の規定に基づき外部提供をしようとするときは、当該外部提供を受けるものから、次の各号に掲げる事項を記載した文書を提出させるものとする。ただし、法令に定められた手続により外部提供をしようとするときは、当該法令の定めるところによる。
(1) 外部提供を受ける者の氏名及び住所
(2) 外部提供を受ける個人情報
(3) 利用目的
(4) 利用期間
(5) 保管方法及び保護措置
(外部委託等の条件)
第5条の2 監査委員は、個人情報に係る事務の処理を区の機関以外のものに委託するときは、次の各号に掲げる条件を付するものとする。ただし、事務の性質又は目的により該当のない事項については、この限りでない。
(1) 個人情報の漏えい、紛失、改ざん及び破損の防止
(2) 委託事務以外の利用禁止
(3) 第三者への提供の禁止
(4) 複写の禁止
(5) 提供資料の返還又は廃棄の義務
(6) 個人情報の管理に係る検査に応ずる義務
(7) 事故報告義務
(8) 再委託の禁止
(9) 条件に違反した場合の契約解除に関すること及び損害賠償に関すること。
(10) その他個人情報の保護に関し必要な事項
2 監査委員は、個人情報に係る事務の処理を区の機関以外のものに委託する場合においては、当該委託先における電子計算組織による事務の処理に係る安全対策その他の個人情報の管理体制等について確認するものとする。
第5条の3 削除
(目的外利用等の記録)
第6条 監査委員は、目的外利用をしたとき、外部提供をしたとき及び個人情報を電子計算組織に記録したときは、その内容を個人情報収集事務登録簿に記録するものとする。
(1) 請求者の氏名及び住所
(2) 請求に係る自己情報の内容
(3) 請求の趣旨
(4) 請求の年月日
3 条例第28条第1項の規定により開示等の請求をする者は、監査委員に対し、次に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。
(1) 当該開示等に係る請求書に記載されている開示等の請求をする者の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている運転免許証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カードその他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類(当該開示等に係る請求書に記載されている開示等の請求をする者の写真が貼付されたものに限る。)であって、当該開示等請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
(2) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示等の請求をする者が本人であることを確認するため監査委員が適当と認める書類
4 前項の規定にかかわらず、当該開示等に係る請求書を監査委員に送付して開示等の請求をする場合には、開示等の請求をする者は、次に掲げる書類を監査委員に提出すれば足りる。
(1) 前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
(2) その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして監査委員が適当と認める書類であって、開示等の請求をする日前30日以内に作成されたもの
6 開示等の請求をした法定代理人は、当該開示等の請求に係る自己情報の開示等がされる前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を監査委員に届け出なければならない。
7 前項の規定による届出があったときは、当該開示等の請求は取り下げられたものとみなす。
(任意代理人による開示等の請求に係る本人の意思の確認)
第7条の2 監査委員は、任意代理人による開示等の請求があったときは、当該開示等の請求が本人の意思によるものであることを確認しなければならない。
(1) 開示をする決定 自己情報開示決定通知書(別記第2号様式)
(2) 一部又は全部の開示をしない決定 自己情報不開示決定通知書(別記第3号様式)
(3) 存否を明らかにしないで請求を拒否する決定 自己情報存否応答拒否決定通知書(別記第3号様式の2)
(4) 自己情報の訂正、削除、目的外利用の中止若しくは外部提供の中止又は自己を本人とする特定個人情報の削除、利用の中止若しくは提供の中止の請求に対する可否の決定 自己情報等訂正・削除・中止可否決定通知書(別記第3号様式の3)
(自己情報の写しの作成及び送付に要する費用の免除)
第8条の2 監査委員は、自己情報の開示に係る本人が次のいずれかに該当するときは、自己情報の写しの作成及び送付に要する費用を免除する。
(1) 生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けている者であること。
(2) 中国残留邦人等の円滑な帰国の促進並びに永住帰国した中国残留邦人等及び特定配偶者の自立の支援に関する法律(平成6年法律第30号)に基づく支援給付を受けている者であること。
(3) 前2号に掲げる者に準ずる者として監査委員が認める者であること。
(1) ビデオテープ、録音テープその他映像及び音声が記録された電磁的記録視聴又は写しの交付
(2) 前号の電磁的記録以外の電磁的記録 当該電磁的記録を印刷物として出力したものの閲覧又は交付
2 前項第2号の規定にかかわらず、当該電磁的記録について、現に有する機器により、ディスプレイに出力したものの視聴又はフロッピーディスク若しくは光ディスクに複写したものの交付が可能であるときは、当該電磁的記録について視聴又は複写したものの交付の方法により開示を行うことができる。
(第三者保護に関する手続)
第11条 条例第32条の2第1項及び第2項の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 意見書の提出期限及び提出先
2 条例第32条の2第3項の規定による個人情報の開示に反対する意思を表示した意見書を提出した第三者に対する通知は、個人情報の開示決定に関する通知書(別記第6号様式)により行うものとする。
附則
この規程は、平成2年8月16日から施行し、同年8月1日から適用する。
附則(平成3年6月27日監査委員告示第4号)
この規程は、平成3年6月17日から適用する。
附則(平成14年3月20日監査委員告示第6号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成26年10月22日監査委員告示第8号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成27年3月25日監査委員告示第5号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年9月30日監査委員告示第7号)
1 この規程は、平成27年10月5日から施行する。
2 改正後の第8条第1項の規定並びに別記第2号様式、別記第3号様式及び別記第3号様式の3は、この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止(以下「開示等」という。)の請求をした者に対する通知について適用し、施行日前に開示等の請求をした者に対する通知については、なお従前の例による。
附則(平成27年12月24日監査委員告示第8号)
この規程は、平成28年1月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日監査委員告示第6号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年8月17日監査委員告示第10号)
この規程は、平成28年9月1日から施行する。
附則(令和3年3月17日監査委員告示第5号)
この規程は、令和3年3月29日から施行する。
別記第1号様式(第3条関係)
略
別記第1号様式の2(第7条関係)
略
別記第1号様式の3(第7条関係)
略
別記第1号様式の4(第7条の2関係)
略
別記第1号様式の5(第7条の2関係)
略
別記第2号様式(第8条関係)
(令3監委告示5・全改)
略
別記第3号様式(第8条関係)
略
別記第3号様式の2(第8条関係)
略
別記第3号様式の3(第8条関係)
略
別記第4号様式(第8条関係)
略
別記第4号様式の2(第8条の2関係)
略
別記第5号様式(第9条関係)
略
別記第6号様式(第11条関係)
略
別記第7号様式(第12条関係)
略