2　条例第13条第1項の個人情報収集事務登録簿は、個人情報収集事務登録票(別記第1号様式)をつづったものとする。

2　委員会は、条例第14条第2項の規定により個人番号又は特定個人情報を廃棄し、若しくは消去した場合においては、その記録を保存しなければならない。

3　委員会は、前項の場合において、その業務の全部又は一部を委託して行ったときは、当該業務を委託した者から第1項に規定する方法により個人番号又は特定個人情報を廃棄し、若しくは消去したことを証する書類を徴し、これを保存しなければならない。

2　管理責任者は、所属職員に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該所属職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

3　管理責任者は、その所管する事務を執行するに当たり個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う業務があるときは、当該業務を明確にしなければならない。

4　管理責任者は、その所管する事務を執行するに当たり特定個人情報等を取り扱う業務があるときは、当該業務ごとに、所属職員のうちから当該業務に従事する職員を指名しなければならない。

5　管理責任者は、前項の規定により指名した職員に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等を取り扱う業務を行う区域の明確化その他の特定個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

6　管理責任者は、その所管する事務を執行するに当たり特定個人情報等を取り扱う業務があるときは、当該業務ごとに当該特定個人情報等の取扱状況を確認するための手段を講ずるとともに、当該特定個人情報等の保管及び利用の状況その他必要な事項を記録しなければならない。

7　管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う業務ごとに、当該業務の安全管理に係る取扱手順を定めなければならない。

8　管理責任者は、前項の規定により定めた特定個人情報等の安全管理に係る取扱手順を随時又は定期に点検を行い、その見直しその他必要な措置を講じなければならない。

2　委員会は、個人情報に係る事務の処理を区の機関以外のものに委託する場合においては、当該委託先における電子計算組織による事務の処理に係る安全対策その他の個人情報の管理体制等について確認するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、条例第28条第1項の規定による開示等の請求は、次の各号に掲げる事項を記載した請求書により行うことができる。

3　条例第28条第1項の規定により開示等の請求をする者は、委員会に対し、次に掲げる書類のいずれかを提示し、又は提出しなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、当該開示等に係る請求書を委員会に送付して開示等の請求をする場合には、開示等の請求をする者は、次に掲げる書類を委員会に提出すれば足りる。

5　条例第22条第2項、第23条第2項、第24条第3項、第25条第2項又は第25条の2第2項の規定により法定代理人が開示等の請求をする場合には、当該法定代理人は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類(開示等の請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を委員会に提示し、又は提出しなければならない。

6　開示等の請求をした法定代理人は、当該開示等の請求に係る自己情報の開示等がされる前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を委員会に届け出なければならない。

7　前項の規定による届出があったときは、当該開示等の請求は取り下げられたものとみなす。

8　条例第22条第2項、第23条第2項、第24条第3項又は第25条の2第2項の規定により本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)が開示等の請求をする場合には、当該任意代理人は、委任状(開示等の請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を委員会に提出しなければならない。

2　前項の規定による開示等の請求が本人の意思によるものであることの確認は、開示等の請求に係る本人に対し、郵送その他委員会が適当と認める方法により任意代理人による開示等の請求に係る照会書兼回答書(別記第1号様式の4)を送付し、相当な期間を定めて、回答書を提出させることにより行うものとする。

3　前項の規定により開示等の請求に係る本人に照会書を送付した場合において、開示等の請求に係る本人が同項の規定による期間内に回答書を提出しないとき又は当該開示等の請求が本人の意思に基づかないものであることが判明したときは、自己情報開示等却下通知書(別記第1号様式の5)により開示等の請求をした者に通知するものとする。

2　条例第29条第3項に規定する通知は、自己情報開示等決定通知期間延長通知書(別記第4号様式)により行うものとする。

2　前項の規定による自己情報の写しの作成及び送付に要する費用の免除を受けようとする者は、自己情報開示における写しの作成費用等免除申請書(別記第4号様式の2)を委員会に提出しなければならない。

3　前項の申請書には、第1項各号に該当することを証明する書面を添付しなければならない。

2　前項第2号の規定にかかわらず、当該電磁的記録について、現に有する機器により、ディスプレイに出力したものの視聴又はフロッピーディスク、光ディスクに複写したものの交付が可能であるときは、当該電磁的記録について視聴又は複写したものの交付の方法により開示を行うことができる。

2　条例第32条の2第3項の規定による個人情報の開示に反対する意思を表示した意見書を提出した第三者に対する通知は、個人情報の開示決定に関する通知書(別記第6号様式)により行うものとする。

この規程は、平成2年8月8日から施行し、同年8月1日から適用する。

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

この規程は、平成15年9月1日から施行する。

この規程は、平成17年4月6日から施行する。

この規程は、平成27年4月2日から施行する。

この規程は、平成27年10月16日から施行する。

この規程は、平成28年1月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月4日から施行する。

この規程は、平成28年9月1日から施行する。

この規程は、平成28年10月17日から施行する。

この規程は、平成29年4月3日から施行する。

この規程は、令和3年3月29日から施行する。