区長から職員へのメッセージ　庁内放送2012年（平成24年）2月1日

　職員の皆さん、お早うございます。区長の田中です。
　早いもので、もう2月になりました。年度末と年始が重なる1月から3月までは、慌ただしくしているうちに、日にちがどんどん過ぎて行きます。しかし、仕事の上で考えると、今年度の仕上げと来年度の準備が重なって、一年の内でも最も密度の高い時期でもあると思います。特に今月は来年度予算の審議をする区議会第1回定例会が行われ、来年度の事業についての考え方や準備が問われる重要な時期です。

　先日、監査委員から定期監査の報告を頂きました。この数年、監査で指摘されることが多く、その都度、注意を促してきたところですが、残念ながら、今年度も気になる指摘がかなりの数ありました。事務的なミスが多発することへの対応として、執行段階から、合規性や妥当性、効果、効率などをチェックできる内部監理の仕組みを組織的に導入するなどの準備をしています。

　しかし、誰かにチェックしてもらえばミスが無くなるということではありません。ミスがあった時に対応策を求めると、その事務について二重三重にチェックするというチェック体制の強化があげられることがよくあります。私はそれだけでは解決しないと思います。いくらチェックする仕組みをつくっても、時間の経過とともに慣れが生まれ、担当者が変わることでチェックの意味が継承されなくなったり、忙しさに取り紛れるなど、チェック漏れや形骸化のリスクはどんどん高まります。チェック体制を作って安心していたら、いつの間にか、それが機能しなくなっているということはしばしば起こります。

　問題は、職員一人ひとりが、自分の従事している仕事の中の一つ一つの作業の意味や仕事のプロセスを理解し、仕事の行程から結果までの全体を管理するという視点なしには、ミスも不効率も無くならないということです。
　仕事を、誰かに指示される作業と捉え、言われた通り、前例に従った作業だけ繰り返していく姿勢からは、進歩もやりがいも生まれません。自分が今行っている仕事はどういう目標で行っていることなのか、誰が自分の仕事の顧客なのか、予算はどういう考えでどう組み立てたのか、契約や検査、収納等はどういう論理で手続きが決められ、作成する書類にはどういう意味があるのか、結果としての成果をどう評価し、どう改善していくのかなど、自分の仕事として、全体像を把握して取り組むことを当たり前の基本にしてほしいと思います。

　また、各職場で監査の報告書と伝達注意事項を全員に回覧しているでしょうか。執行責任者は、その中で指摘されていることのうち、自分の担当で参考にすべき点をリストアップして、担当者とともに改善策をつくったでしょうか。監査委員は個々の間違いを見つけて、それを責めるために報告をしているのではありません。表面に出た間違いを正すことによって、類似の問題を再び起こさないよう、区全体の仕事をよりよいものにしていくために報告をしているのです。監査の報告は全ての項目が職員全員に向けての指摘なのだ、ということをよく理解してほしいと思います。

　年度末を控え、今年度の仕事を、もう一度最初から最後まで見直し、ミスのないよう万全を尽くすと共に、来年度につながる改善策を考えてほしいと思います。
　今年は例年にない寒さで、空気が乾燥し、風邪を引きやすい冬になりました。インフルエンザも流行しています。健康に留意しつつ、今月も頑張りましょう。